IC卡加油充值管理制度及系统操作培训.doc

XXXXXXXXXX分公司加油充值卡系统管理办法（试行版）总则为加强加油充值卡系统的营运管理、运维管理和财务管理，明确职责分工，规范平常业务操作，参照销售公司及XXXXXXXXXX分公司加油卡系统的相关管理制度，并结合我公司实际，特制定本管理办法。各分公司经理是本单位加油充值卡系统管理的第一负责人。各单位应建立完善的管理体系，贯彻岗位责任制，保证加油充值卡进货、库存、出售过程中的数量准确、资金回笼及时，数据真实。本办法合用于XXXXXXXXXX分公司(以下简称XXXXX)及其下属各分公司、加油站及发卡充值网点。机构及职责加油充值卡系统参照加油IC卡系统现有管理模式，各单位和相关部门按照“谁主管，谁负责”的原则实行归口管理，分级负责。XXXXX信息处职责信息处是加油充值卡系统的建设、运营维护主管部门。负责加油充值卡系统的建设工作。组织开展系统软件的开发、省数据中心的搭建和各营业网点的软、硬件安装调试工作。负责加油充值卡系统的平常运营维护工作，做好省数据中心的平常维护和各营业网点的故障接报及解决工作，保证系统正常、高效运营。负责制定、修订《XXXXXXXXXX加油充值卡系统用户权限管理办法》《XXXXXXXXXX分公司加油充值卡系统操作手册》等管理制度。负责加油充值卡系统的角色、权限和用户管理工作。根据各单位提报的相关单据，在系统中及时维护相应权限。负责平常运营异常数据的监控和解决工作。针对相关部门提报的异常数据进行因素分析，并提出解决方案。负责软件版本的升级管理工作。定期收集、汇总XXXXX相关部门、各分公司及网点对系统软、硬件的修改意见和建议，组织、协助和监督开发单位进行软件升级并做好软件版本的管理。负责分公司层面讲师培训的组织和授课工作。XXXXX零售中心职责。零售中心是加油充值卡系统营运、管理、营销主管部门。全面负责加油充值卡系统营运管理工作。负责制定、修订《加油充值卡系统业务管理办法》等管理制度。负责加油充值卡卡片订货计划和订单的制定以及卡片收货、验收、领用等工作。负责加油充值卡的保管工作。定期进行卡片盘点，保证帐实一致。负责拟定售卡、验证网点及卡片使用范围。负责制定加油充值卡的营销方案并组织实行。负责平常营运数据的监控及监督管理。XXXXX财务资产处职责。财务资产处是加油充值卡系统财务核算和管理主管部门。负责制定、修订《XXXXXXXXXX分公司加油充值卡系统财务管理和核算办法》等管理制度。负责加油充值卡系统的资金的监控及监督，财务核算和管理工作。分公司信息人员职责负责各分公司加油充值卡系统的建设与平常运营维护工作，保证各网点正常营运。在各分公司各职能部门组织的培训中，担任讲师，并协助做好培训班的组织工作。负责各分公司各类故障的受理及分析、解决工作。零售管理部职责负责XXXXX相关管理办法在各分公司零售条线的贯彻贯彻。全面负责加油充值卡系统在各分公司的平常营运管理工作。负责分公司制卡计划的制定、卡片库存保管工作。监督管理下属各营业网点卡片的进、销、存和验证工作。定期组织卡片的实物盘点工作。负责监控各营业网点的日结、数据情况。负责组织ME及网点操作人员的集中或现场培训工作。分公司信息专管人员与零售部门共同履行信息部门职责。财务核算部职责1、负责每日复核《加油充值卡业务日报表》《加油卡预收款日报表》与资金单据，并在SAP系统中做帐务解决。2、负责对加油充值卡预收款客户资金解缴对的核算，并定期检查，保证其借贷方发生额与加油充值卡系统一致。3、会同零售、信息部门不定期对各充值网点的充值卡情况进行检查。4、在各分公司有关部门组织的培训中担任讲师。业务管理岗位设立。为保证不相容岗位分离，卡片的制卡计划及密码文献的生成由零售中心指定专人负责；密码文献的读取密码由财务资产处指定专人负责。XXXXX零售中心制定营业网点的设立原则。各分公司零售管理部在以上原则基础上，根据实际情况制定网点名单及上线计划,上报XXXXX批准。XXXXX零售中心和各分公司零售管理部分别负责充值卡卡片的库存管理工作。对卡片的管理应参照有价票证的保管规定，仓库门窗应有防盗、防撬措施，卡片应存放于保险柜内，保证卡片存放的安全性。XXXXX进行充值卡卡片验收入库后，应逐级领用到各营业网点。营业网点的负责人为所在网点充值卡卡片管理的第一负责人。售卡网点按规定向零售管理部上报本网点所需充值卡数量，结合本网点的实际情况做好充值卡的领用、保管和对外销售工作。对卡片领、销、存、验证、退库的台账要日清、月结、年转。日清、月结、年转时进行卡片实物库存的盘点，将实际卡片库存与系统和手工台账进行核对，如库存不符应及时查明因素。提出解决意见报上级零售管理部门。系统运营应严格执行《XXXXXXXXXX加油充值卡系统用户权限管理办法》，系统操作应坚持实名制，账户持有人对本人账户的所有操作负完