优化采购流程及降低采购成本策略.doc

优化采购流程及减少采购成本策略摘要：本文讨论的是私营公司厦门分公司，实行采购管理优化和如何减少采购成本的一个实战。对公司的组织架构，采购管理以及采购流程的编制结合公司财务部门如何做到部门的衔接与沟通，做到满足工程需求及采购成本最优化，同时获得包宝贵的实战经验。关键词：采购管理采购流程减少采购成本一、引言（一）华海公司的概况江苏省华海消防工程安装有限公司厦门分公司成立于2023年1月，是专业从事消防工程设计、施工的一级公司。总公司自1995年成立，拥有一支团结协作、素质过硬、技术一流、敢打硬仗的员工队伍，现有技术管理人员40多人、项目经理10人、技术工人150多人。工种配套，技术精干，公司每年都组织一定数量的专业人员参与省、市组织的各种培训、学习、考试。为了满足消防工程施工的需要，公司先后购置了200多万元的专业施工设备和检测设备，公司先后承接了各类综合楼、星级宾馆、大学实验楼、大型化工码头、油库、大型厂房、购物中心、崇高社区和人防工程等100多个大中型项目及重点工程的消防施工。所投入运营的消防工程，都可以长期保持良好的工作状态，并多次得到业主及消防主管部门表彰，这正是基于我公司的科学的管理和优良的施工基础上的。公司内部管理规范，责任明确，员工敬业、进取、团结、向上，注重质量管理，有一整套标准的质量保证体系，并严格执行ISO9001:2023质量管理体系认证。江苏省华海消防工程安装有限公司厦门分公司，采购权限分属各个区域分公司，根据自身工程需要自行组织实行采购的方式。通过度散采购对产品质量，价格，交期，技术服务都具有灵活性，及时性和操作性。（二）华海公司采购管理现状我国民营公司采购管理基本现状是采购管理水平和采购方法参差不齐。一些大型民营公司在采购方法实践上也有比较成熟但小型公司的采购管理还欠完善。华海厦门分公司承接消防项目工程，根据工程需要由工程项目经理和预算人员到现场测量，由预算人员预算工程材料，开出工程材料申购单，经项目经理和总经理审批，在转交采购部门，采购人员根据材料单进行询价购买，但是中间问题就出现，工程材料所需的规格，厚度，材质并未在申购单里体现，导致采购在询价的时候，需要在供应商和工程技术经理之间来回询问，不仅花费采购时间也减少工作效率。在货比三家后，采购员需制作一份供价表，体现材料的数量，价格，供应商名称，电话，总金额，各商家的不同付款方式等在交由总经理审批，审批通过在由财务进行抽样审核再付款，采购部门在进行签订采购协议，发出采购需求。供应商在将材料运送到需方指定工地交由现场的安全管理人员进行验收签字确认，但是材料堆放开放式工地，没有固定的仓库和相关人员看守，也会偶发材料丢失现象。（以下为厦门分公司组织架构图）二、华海公司管理工作存在问题分析民营小型公司的采购观念和管理方法没有系统的培训和指导。归结为：意识缺少完整的流程规范，没有形成供应商选择和准入机制，采购协议服务条约不够慎密，而采购质量问题是采购工作中一个非常重要和突出的问题，在协议里得不到明细说明，这反映采购过程的质量控制和反馈控制等，而制定流程规划没有细化，固化的指标对采购进行考核或执行不到位的现象，很大一部分在于没有显影的制衡机制来保证规范实行。这种不合理的管理制度不能客观、系统反映供应商和采购管理部门的总体绩效水平，容易引起采购，供应商及其他部门之间的矛盾。（一）华海采购流程问题1、华海公司的采购流程繁琐，管理衔接不妥，层层的审批流程，也耽误了采购的及时性，在碰到紧急项目采购时，这种层层审批的繁琐流程不仅耽误了工期，又增长了时间和人力成本。2、预算人员开出项目材料申购单没有明细化，材料的材质，厚度，品牌，尺寸没有标明，导致采购产品时碰到诸多问题，需要在技术人员和供方两边沟通，不仅增长了采购的时间，还减少了采购工作的效率3、采购部没有预备金，在大量采购的需求款，没事先向财务部门报备，预算，经常会导致公司的钞票流周转不急。项目与采购，财务脱节，无法最大有效优化整个流程。（二）华海采购成本问题1、采购物料的项目成本价格进项市场调差和行业比较，以便得出合理的成本价格。广义采购成本涉及物料成本，采购管理成本，存储成本三部份。但是采购所发生的费用：采购成本=物料的成本+采购管理成本+存储成本;物料成本=单价*数量+运送+手续费用；采购管理成本=人力成本+办公费用+差旅费+其它费用。华海公司的采购成本单纯凭供价表，对比价格来选定供应商，忽略了隐形的采购成本费用。2、单纯的凭借物料成本和供方的付款方式来决定采购供应商，无法保证采购原材料的质量，在商品竞争力显著增长，供应商为力求报价低，夺得供应机会，往往在质量上会偷工减料，若发现物料质量不合格，出现退货，换货等又产生了不必要的人力，物流成本，在采购过程中与供应商的售后服务问题在协议里没有具体的明细化，也会发生更多不必