企业采购内部控制流程制度模版.docx

采购内部控制流程制度1.1控制目标合理保证供应商选择和管理与采购活动符合法律法规以及公司内部规章要求；确保供应商的资料数据真实完整；合理保证采购资料及数据记录的真实、准确、完整；确保采购申请、预算方案经适当评估和授权；确保不相容职责分离。1.2流程范围1.2.1所涉及的业务流程范围该流程主要描述了关于采购与付款的相关流程,主要包括供应商管理、原材料请购与审批、存货验收、采购付款、应付账款及预付账款管理等业务流程。1.2.2所涉及的部门范围压缩机公司/生产管理;节能服务公司/财务;采购部/综合管理;国内营销事业部/工程管理;速冻设备厂/物流管理;制造事业部;经理层;速冻设备厂/综合管理;压力容器厂/财务;海外事业部/财务;压缩机公司;压力容器厂;海外事业部/订单推进;压力容器厂/生产管理;压缩机公司/加工生产线;财务管理部/会计;压缩机公司/财务管理;机组总装厂/财务管理;节能服务公司/配件;速冻设备厂/财务管理;气体压缩设备分公司/生产;机组总装厂;机组总装厂/生产管理;采购部/物资采购;自控设备厂;办公室/不动产管理;品质保证部/质量监督;总工程师办公室;财务管理部/信贷资金;速冻设备厂/生产管理;速冻设备厂/质量检验。1.3流程主要风险供应商的选择未经适当评审,指定或者变相指定供应商,可能产生舞弊行为,从而使企业遭受财产损失。采购缺乏预算和计划,或者采购计划安排不合理,市场变化趋势预测不准确,可能导致企业生产停滞或资源浪费。采购预算执行中存在偏差而未被及时发现可能造成资源的不足和浪费。请购依据不充分、不合理,相关审批程序不规范、不正确,可能发生舞弊行为,导致企业资产损失、资源浪费。采购价格未经过适当的询价、议价、比价以及审批可能导致发生舞弊,企业因此遭受财务损失。采购订单执行情况未得到完整、准确的记录和跟踪,订单和到货不一致可能导致企业的正常生产/造成采购质量或造成资产损失。采购订单和合同未得到妥善保管,可能会照成合同或档案的丢失,导致经济纠纷而遭受财产损失。采购货物未经有效的验收,可能造成资产损失以及存货或资产账户账实不符。退货、换货、折价等特殊情况的处理未得到审批可能导致导致生产/经营受影响或直接财务损失。存货、应付账款等采购相关入账记录不及时、完整、不准确,可能导致存货或资产台账与实物不符,及账户余额不正确的风险。长期挂账等异常情况不得到及时跟踪和处理,将使企业遭受财务损失、信用损失以及相关会计科目发生错报。采购环节不相容职责未经适当分离,可能发生舞弊导致财务损失。针对重要供应商未能及时对其供货情况做出采购定期评估容易导致重要性生产物资的采购失败,影响公司正常生产。未定期与供应商对账,容易造成采购付款的不准确,及账户余额不正确的风险。采购付款计划未根据公司财务的资金状况编制容易导致公司流动资金的周转困难或者不能充分利用。1.4业务流程描述1.4.1供应商管理1.4.1.1采购部部长负责每年11月份按照战略规划部门的统一安排,搜集整理本年度的大宗物资的实际采购数据及下一年度的需求计划,然后统一汇总到战略规划部,纳入战略规划部统一制定和发布的公司年度经营计划中执行。1.4.1.2品质管理高级经理牵头组织持续地进行供方开发,不断寻找、培养和推荐优秀供方。针对申请部门提出的供方选点申请,由品质管理高级经理与总工程师、采购部部长、制造事业部总经理等沟通,从质量、价格、交期、服务以及同类产品供应商的数量等方面进行落实,品质管理高级经理填写《供应商保证能力调查表》（包含资质、经营状况、加工设备、检验设备、技术指标、价格、服务）,确定是否需要增加定点供方,如果不需要增加,纳入潜在供应商管理;若需要增加,则进如准入供应商评审流程。1.4.1.3由品质管理高级经理组织总工程师、采购部部长、制造事业部总经理等对《供应商保证能力调查表》进行预评审,并确定是否需要进行现场审查,评审通过后,如需要进行现场审查,则由品质管理高级经理组织采购部供应链管理高级经理、制造事业部调度经理和研发设计部分管设计师进行现场评审,并由品质保证部填写《供应商现场评审意见表》。如需要对所需物资进行小批量试用,则采购单元与供方签订临时采购合同,品质保证部质量经理负责落实跟踪试用情况,提交《供应商样品试用意见表》。最后由品质保证部高级经理评议结果将评审建议、《供应商保证能力调查表》、《供应商样品评审意见表》、《供应商样品试用意见表》报总经理批准后纳入准入供方。1.4.1.4公司评审组批准品质保证部高级经理提供的准入申请后,品质保证部高级经理组织签订《质量保证协议》后,并将供方资料移交至采购部供应链管理高级经理,双方在移交台账上签字确认后整理有关的供方资料归档。提交定点供方申请至总经理审批通过后纳入合格供方,由采购部部长与供方签订框架性协议。1.4.1.5采购部部长定期组