汽车营销公司档案管理办法模版.docx

xxxx管理制度★营销公司档案管理办法XX.1201.02.26.2-20162016年4月13日发布━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━北京xx汽车营销有限公司1.目的为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。2.适用范围本办法适用于营销公司各部门的档案管理工作。3.术语档案：是指公司从经营、管理以及员工个体及公司财务等其他各项活动直接形成的对公司具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。4.引用文件无5.职责营销支持部为公司档案工作的牵头管理部门。主要负责文书档案、合同档案、实物档案、音像档案管理工作；负责相关档案制度的修订工作。销售管理部负责销售网络建设、充电站建设等相关档案的收集管理工作。营销传播部负责公司营销传播、营销活动等相关文档、图片、音像、实物档案的收集、管理工作。服务管理部负责公司市场质量报告、维修手册、服务站合作协议等相关文档、电子档的收集、管理工作。市场管理部负责公司市场战略规划、市场调研等项目相关文档的收集、管理工作。5.5其它部门负责配合各责任部门完成档案的收集工作。6.管理内容和规定档案工作的原则统一领导，分级管理；维护档案完整与安全；便于各部门开发、利用。归档范围（详见附件1）凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、盘片等）均属归档范围。文件材料的收集管理可根据档案类别指定专人负责文件的管理。各类归档文件材料的收集工作由相关部门负责人及档案管理员负责，由营销支持部档案管理人员整理后归档。各项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，原稿由主办部门档案管理人员负责收集，并交予档案管理部门归档。经办部门视实际需要留存影本。如为特殊案件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经档案管理部门负责人同意后妥为保存，并以影本归档。原稿用毕后仍应送档案管理部门归档并换回影本。移交文件时要填写《文件材料移交清单》，《文件材料移交清单》一式三份，双方签字后由交接部门保留一份，档案室保留一份，档案牵头部门保留一份。（详见附件2）归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必需齐全。文件整理文件材料应以“件”为单位进行归档。即因一件事所产生的一份或几份文件归为一件档案。整理文件材料要以类目代号、保管期限（永久/定期）、年度、机构（问题）、文件流水号的方法进行分类整理文件材料在整理中应去除订书钉、大头钉、曲别针等金属物件。文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。每份文件在归档前要在其右下角用铅笔标明页数。如文件为两面书写方式，则在其背面右下角用铅笔标明页数。归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。同年度的文件一般不得放在一起；跨年度的总结放在针对的最后一年立档；跨年度的会议文件放在会议开幕年。档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。在案件封面上打印相关文件信息。（详见附件3）6.5.档案类目代号档案一级类目代号见下表一级类目类目号类目名称W文书档案X音像档案S实物档案E产品档案保管期限代码见下表管期限代码永久010年1030年303年35年515年1525年25机构代码见下表部门代码营销支持部ZC销售管理部XS营销传播部CB市场管理部SC服务管理部FW客户关系部KH大客户部DKH微型车事业部WXC华北事业部HB华南事业部HN华中事业部HZ华东事业部HD财务部CW各级分类的编号，以英文大写首字母进行分类；其位数使用视案件多、寡及增长情形而斟酌决定。具体编号方式由各档案专业管理室自行编制。档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。档案分类各级名称及其代表字母、数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议。举例示意：W·0·2014·ZG·01文件流水号机构年度保管期限代码文书档案代码档案的利用公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报部门负责人批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由主管副总签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。（详见附见4）档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，