探究学校档案管理工作现状及对策.docx

探究学校档案管理工作现状及对策探究学校档案管理工作现状及对策档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作。档案管理工作不生产物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业，所以是管理性的工作。摘要：本文就当前学校档案工作的现状及存在的问题进行了浅析，并提出了相应对策，以求为当前学校档案管理工作提供一点思考。关键词：学校档案;措施;管理现状学校档案是一所学校在学生学习活动、教师教学管理及教育活动中保存下来具有一定价值的档案资料，其直接反映了学校在各个历史时期的工作和活动情况，具有重要的价值。但随着时代的发展，陈旧的设备、老化的制度以及管理条例不合时宜等，已经成为近年来学校档案管理的一种弊病。笔者在文中就当前学校档案管理现状做出了简析，并据我校实践经验提出相对建议，以供同行探讨。一、当前学校档案管理存在的问题(1)系统老化，网络构建不全面。近年来，各大学校的档案管理都呈现出了系统老化、无法满足现代化管理要求的趋势，究其根本原因，是缺乏先进管理软件而导致的。许多学校档案管理软件还处于较为初级阶段，使得档案信息的录入和调取等工作较为繁琐，且无完整的系统审批程序，极大降低了工作效率，不利于学校的现代化建设。就目前情况而言，我国只有高校建立了“学信网”，使高校在校生能够在网上查询到自身资料。而其它学校没有在这方面作出规划，学生在档案调取过程中还需专门找校档案管理员查寻，这使得许多外地学生在调取档案的过程中费时、费力，不符合现代社会发展对档案管理工作的需求。(2)档案管理制度缺陷。我国在2014年出台了最新档案管理条例。其中对人事单位、尤其是学校这类事业单位进行了重点要求。要求指出，在无批文的情况下任何人不得随意调阅档案;学校档案管理员只有录入权利、不具取出权;档案管理员必须严格保证所经手的档案信息不泄露。但就这几点上来看，我国当前虽已推行了档案信息管理系统，但许多学校仍然存在诸如档案随意调取等问题，没有完整、系统的档案管理制度，使得档案管理条例形同虚设。(3)管理人员素质参差不齐。除高校外，当前很多学校没有设定专职的档案管理岗位，一些学校的档案管理人员不是临时配备就是由教师兼职。这类档案管理人员因不具备专业的档案管理知识，且没有接受过系统培训，有些甚至连基本的信息录入培训都没有接受过，更不具备服务意识及保密思想，这些均易导致档案管理过程中出现疏漏，严重制约了学校档案管理工作的发展。高校的档案管理人员也存在一些问题，如对国家相关法律法规了解不足、工作积极性不够等现象也随处可见，所以管理人员素质问题也是当前学校档案管理的一个重要问题。二、完善学校档案管理工作的具体措施(1)增强信息化建设。新时期，学校档案管理工作必须与时俱进，运用先进的管理手段来进行档案管理工作，以适应现代学校发展的要求。信息化档案管理已经在我国实行多年，最初的系统数据录入方式过于复杂，但经过多年的开发，当前的'信息化档案管理系统已经有了较为全面的发展。如我校当前使用的“人事达”，在最大程度上解决了之前信息录入工作繁琐的问题，且增强了管理模式，进一步加强了信息化档案管理。随着科技的进步，学校档案管理的信息化、办公自动化的普及已经是时代需求。学校档案管理工作需要与时俱进，依托现有的信息化建设进行系统、有重点、分步骤地对计算机信息技术进行开发利用，将档案的收集、录入、存储、传播及审批程序等纳入到系统管理之中，改变当前学校档案管理技术落后的局面。同时，还应加强高校外学校档案管理网络的构建，为学校和社会提供更快捷、到位的档案信息化管理服务。(2)专员管理，强化档案管理基础。需要设置专门的档案管理人员，因档案管理最终行为是靠人来进行，所以该人员必须有较高的思想政治素质、具备专业的职业道德，且对档案管理业务工作熟悉、精通。学校要对现有的档案管理人员进行档案专业理论知识培训。学校要在做好档案的收集、整理、统计、保管等工作基础上，形成一套完整的档案体系，并改善服务手段，如档案外借、档案阅读服务及外借服务等，将死档案变成活档案，提高档案信息资源的利用率，以此促进学校各方面工作的发展与进步。(3)增强学校档案管理制度。前文曾提及过，当前学校档案管理制度也存有缺陷，如学生档案可随时调阅，没有限制权限等。这类情况极易导致学生个人隐私无法得到有效保护，使其个人隐私暴露。导致这一问题发生的根本就是，学校没有落实档案管理条例，在信息系统上没有设置调阅权限，导致学校在档案管理过程中出现纰漏，致使他人权益受到损害。因此，学校想要从根本上加强档案管理工作，就必须制定出相关对策，将内部档案管理制度调整至国家法律法规要求的层面。此外，学校档案管理还应借助社会或企业中优秀