秘书文档管理.doc

《秘书文档管理》重点资料1.在我国历史上，文书工作和档案工作曾长期合并在一起，直到新中国成立之后才逐渐分离，成为各自独立的两项工作。2.“秘书文档管理”课程的研究对象共有四个：文书、文书工作、档案、档案工作。3.从整个社会的角度看，档案工作是为人类“保存记忆”的工作。4.文书工作是机关秘书部门最主要、最大量也是最重要的一种日常工作。5.“文书”一词，最早出现于西汉司马迁的《史记》中；《李斯列传》中“文书”指“文字”；《史记·酷吏列传》、东汉王充《论衡·别通》中“文书”指“档案图籍”；东汉班固所著《汉书·刑法志》中“文书”指“公文”、“案牍”，其含义与今天大体相近。6.从大到小的顺序排列应该是：广义文件>文书>公文>狭义文件。7.作为信息，档案信息与其他类别的信息具有共同的特征：可扩充性、可压缩性、可传播性和可分享性；同时还有其他信息不具备的特别属性：原始性、真实性和广泛性。8.档案形成者大致可以分为三类：官方性质的各种机关、半官方的各种社会组织、一定的个人。9.美国著名档案学家谢伦伯格提出过“双重价值鉴定”。10.1940年，美国档案学者菲利普·布鲁克斯提出“文件生命周期”。11.1950年8月召开的第一届国际档案大会，英国伦敦大学教授罗吉尔·艾力斯作出“三阶段论”：现行、休眠（或暂时保存）和永久保存。12.美国国家档案与文件管理局前局长，“三阶段论”逐渐为“四阶段论”所替代，即文件的制作形成阶段、文件的现行阶段、文件的半现行阶段和文件的非现行阶段。13.档案处于三阶段论或四阶段论的最后一个阶段，即永久保存或非现行阶段。14.平行文是行政公文中的函。15.机密公文按其机密程度，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文三种。16.根据档案形成的历史时期，可以将档案分为古代档案、近代档案和现代档案。古代档案（1840年以前）；近代档案（1840——1949年），包括就民主主义革命时期（1840——1919年）和新民主主义革命时期（1919——1949年）；现代档案（1949年以后）。17.文书工作基本任务（内容）：文书制作、文书办理和文书管理。18.文书工作的原则：及时、准确、安全、精简。19.文书工作系统：中心机构、专门机构和分支机构。20.文书工作的中心机构时指社会组织的办公厅（室）。21.档案工作的性质——“三性”：管理性、服务性、政治性。22.1959年以前，我国档案工作是由党委系统而后政府系统分别管理的。1959年以后，全国各系统、各部门、各级机构的档案工作逐渐统一起来，实行党政档案工作统一管理。23.社会组织档案部门是全国档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构，是我国档案工作的基础。24.我国从周朝以下的各代都设置了档案馆性质的机构。25.各级各类档案馆（室）之间均无隶属关系，只有一定的协作关系。26.结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。27.公文用纸一般采用国际标准A4型。公文正文用3号仿宋体。发文字号在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布。28.公文标题一般由发文机关名称、事由、文种这三项要素构成。29.印章是最常见的公文生效标识。30.命令（令）是国家行政机关发文的最高级形式。31.眉首六要素：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。32.凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密级事项三十年、机密级事项二十年、秘密级事项十年认定。33.办文按照先后顺序划分为拟制、处理、执行和暂时保存四个阶段。34.行文关系、行文方式、行文规则构成了行文制度的三要素。35.同一系统中的上下级组织之间属于领导与被领导的隶属关系；业务指导与被指导的关系【教育部与各省级教育直属组织】；平行关系【教育部与卫生部】；不相隶属关系【教育部与省级财政直属组织】。36.行文方式：逐级行文【省教育厅给教育部发文或直接给各省属高校发文。是上行文和下行文最基本、最常用的行文方式。】、多级行文、直达行文、越级行文、直接行文、联合行文。37.签收是收文处理程序中的首要环节。38.两次签收的任务：清点、检查、签字。39.收文部门必须组织好对收文的传达贯彻。40.文档管理工作的根本目的是为组织工作和社会各方面提供服务。41.借阅制度主要包括借阅范围、借阅登记和借阅后的退还几项内容。42.现行文件汇编主要有法规文件汇编、重要文件汇编、发文汇编、会议文件汇编、公报和政报、统计数字汇集几种形式。43.归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。44.文书档案，意味着文书工作的终结和档案工作的开始，是文书工作和档案工作的“分水岭”和“结合部”。45.文化大革命，出现“文件人人收，看后抽屉丢，年终不归