浅谈大数据时代的企业档案信息化建设.docx

浅谈大数据时代的企业档案信息化建设张婷摘要：近年来，随着大数据时代的开启，智能化、数据化越来越成为时代的特点，各行各业都把此作为发展的准则。而档案作为企业决策和发展的依据，更是需要结合大数据的特点，来提高其准确性和高效性。基于此，摒弃传统的纸质档案，避免出现数据的丢失和损坏，从而加强档案信息化建设就成各企业发展的重点。本文将结合这一建设中的问题，给出相应的建议。关键词：大数据时代;企业档案;信息化建设企业档案信息化建设是指企业利用先进的设备和技术，将所需的信息进行收集、整理、存储和管理，然后使用户在联网的状态下可以通过搜索关键字、日期等方式来快速高效地对信息进行查询、更改和下载等操作。这一建设大致包括以下两个方面，一方面是将纸质档案通过扫描、人工输入等方式进行转化，使之变成电子文件。另一方面则是利用网络对其进行管理。这不仅使档案的保存和查询变得更加高效，也减少了企业对于人力和财力等的投入，是企业在新时代提高竞争力、加快发展的必经之路。1大数据时代的企业档案信息化建设存在的问题1.1企业档案信息化建设成本较高信息化的前提是要有相关的技术研发和相应的计算机等设备，不然就谈不上建设。目前的现状是，在大型企业中有足够的资金去其支持进行相关的建设，而在中小型企业中，要想实现这一建设还有较大的困难。因为其受自身规模和性质的限制，自身的运营和生存本就难以维持，所以没有多余的资金去引入专业的设备和技术、发展专业的人员、投资相应的软件等。1.2管理观念和管理方法过于传统虽然档案信息化对于企业而言是非常必需且必要的，但是目前仍有较多的企业并未明确这一点。这具体表现在以下几点，首先，部分企业认为这一建设不仅没有实际意义，而且操作起来还会给他们带来各方面的负担，所以他们仍然沿用之前的纸质档案。这不仅不利于信息的保留和查询，还会阻碍企业自身的发展。其次就是，单纯地将信息化当做与时代接轨的一个需求，认为只要将档案录入系统即可，不需要对其进行管理。由于缺乏规划和管理，这些数据难以进行共享和研究，这一建设也就没有任何价值。1.3档案管理人员专业能力较差前面已经讲到，这一建设的过程并不是非常的智能化，因而只依靠设备的力量是完全不够的，还有加以人工的力量。相关人员除了要能熟练地应用各种设备，掌握相关技术理论外，还要对信息足够敏锐，能够对其进行有效的处理和管理。然而实际并非如此，一些企业中的相关人员并没有足够的能力，只能简单地完成一些常规操作。1.4企业档案信息化建设安全性较低档案对于企业而言是非常隐私和机密的，这就使得其安全性成为企业关注的重点。随着因特网的发展，社会上出现了一大批精通网络的IT天才，他们热衷于对编程的研究，其中还有一小部分会为了利益选择与某一企业合作，来攻破对家企业的数据网，以此盗取商业信息。除此之外，企业内部也会因为某些人员的操作不当而使档案数据被泄漏。2大数据时代企业档案信息化建设的应对策略2.1确保所需的硬件和软件足够健全信息化建设的过程比较繁多且复杂，因而需要企业为此有较多的准备，来确保这一建设可以顺利和高效地进行。首先就是在硬件上，企业必须能够针对不同档案的不同需求来配备相应的各类扫描仪器，以此确保信息的录入足够完整和完美。除了扫描装置，高端实用的计算机和录刻机等也是企业应必备的。其次就是软件方面，要安装相应的数据管理系统、数据加工和杀毒等基本软件。最后，由于档案的查询工作是在页面上进行的，所以在设计之初一定要保证其各项内容和界面的合理和全面，以此给使用者最好的体验和感受。2.2明确企业档案信息化建设的规范标准（1）规定统一的文件格式、传输方式和存储平台。多样化的文档格式在满足人们不同需求的同时也带来了很多问题。常见的格式有doc、txt、pdf、wps等，不同的格式对应的打开方式不同，同样的，在档案传输过程中还会有输送方式和储存方式的不同。这就给文档接收部门带来麻烦，导致出现漏收、错收等现象。（2）做好文件统计工作。企业应明确档案的编号制度，并对档案文件的传输做好统计，方便后续的查询和问责工作。（3）制定相应的接收制度。由于文件的传收是一个双向的过程，所以必须要确保每一方都能参与其中。为了避免出现一方没有接收或是被误认为没有接收文件的問题，企业可以规定双方都要在文件传收之后立即以短信或电话等形式告知对方。2.3加强对企业档案信息化建设工作的监管在实际的工作过程中，每个人都会因为忙碌而导致工作出现疏忽，这是正常且难免的。因而只依靠个人的力量是无法保证这一建设的顺利进行，这就需要企业加强相应的监管力度，通过检查来发现违规操作和安全隐患，最大限度地规避风险，加强档案的信息化建设。2.4提高相关人员的专业能力和素养为了减少人为因素对这一建设的阻碍，企业必须要在员工的选择和培训上加大力度。主要可以从以下几点入手，首先为了保证员工的专业性，企业