中小企业合同管理制度.doc

深圳市某实业有限公司文件编号AA－XZB－003版本/版次A/0制定部门总经办生效日期2011年11月03日文件名称合同管理制度页码第页共NUMPAGES8页编制审核核准1.0目的：加强公司的合同管理工作，预防、减少和及时解决合同纠纷，维护公司合法权益，提高经济效益。2.0范围：适用于本公司及其所属各部门与各法人单位、其他经济组织、自然人或相互之间签订的各类合同、协议等，包括但不限于业务销售合同、物料采购合同、设备采购合同、行政合同、融资合同、运输合同、服务合同、保险合同等。3.0职责：3.1总经办的主要合同管理职责：3.1.1认真学习、贯彻执行《中华人民共和国合同法》和有关条例，依法保护本企业的合法权益。3.1.2制定、修订本公司合同管理制度，组织实施合同管理工作。3.1.3审查合同，防止不完善或不合法的合同出现。3.1.4督导合同承办人员依法签订合同，参与重大合同的谈判与签订。3.1.5做好合同统计、归档、保管工作。3.1.6定期监督、检查本公司合同签订、履行情况。3.1.7宣传合同法和有关法规，培训合同管理人员和业务人员、采购人员。3.1.8依法处理本公司的合同纠纷。3.1.9制止公司或个人利用合同进行违法活动。3.1.10定期统计、汇总本公司合同签订、履行以及合同纠纷处理情况，并向公司领导汇报。3.2销售、采购、行政等部门的主要职责：3.2.1在授权范围内，依法签订、变更、解除本部门的合同（订单）。3.2.2严格审查本部门所签订的合同（订单），重要合同签订前需提交相关方面会审。3.2.3对所签合同，认真执行，并定期自查合同履行情况。3.2.4在合同履行过程中，加强与其它相关部门联系，发生问题及时向总经办汇报。3.2.5每月底汇总一次本部门合同的统计、归档情况，上报总经办。3.2.6协助总经办对合同纠纷的处理。3.3财务部门的主要职责：3.3.1加强与销售、采购、行政等有关部门的联系，及时通报合同履行中的应收应付情况。3.3.2做好与合同有关的应收应付款项的统计、分析，提出处理建议、妥善保管收、付凭证。3.3.3配合总经办做好合同管理工作。4.0内容：4.1合同管理的依据：根据《中华人民共和国合同法》和有关法律、法规的规定，并结合本公司的实际情况。4.2合同管理的原则：4.2.1合同管理必须遵循依法办事，预防为主，层层把关，跟踪监督，及时调处，维护公司的合法权益。4.2.2合同的签订、履行、变更、解除等，必须遵守《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规、规章，并参照有关政策。4.2.3保守商业秘密：管理、参与合同工作的一切有关人员，应当为公司保守商业秘密。4.3合同审签管理：4.3.1公司对外签订合同，应由法定代表人或法定代表人授权的代理人进行。未经授权，任何人不得以公司名义对外签订合同。4.3.2除了及时结清者外，合同应当采用书面形式，合同文本应当采用总经办发布的合同示范文本；合同相对方提供的合同文本必须送总经办审核。4.3.3所有合同都应按顺序由总经办统一编号，按照合同类型分类编号。4.3.4合同及其有关的书面材料，应当语言规范，字迹（符号）清晰，条款完整，内容具体，用词准确、无歧义。4.3.5订立合同，必须具备完整的合同条款。合同条款一般包括当事人的名称或者姓名和住所，标的，数量和质量，价款和报酬，履行的期限、地点和方式，违约责任及解决争议的方法等。合同内容应注意的主要问题是：A、部首部分，注意写明供需双方的全称、联系方式、详细地址。B、正文部分，注意：产品名称应具体写明牌号、商标、生产厂家、型号、规格、等级、花色、是否成套产品等；技术质量要求要明确、具体；数量要明确计量单位、计量方法、正负公差、合理称差及自然损耗率等；运输方式及运费负责应具体明确；交（提）货期限、地点及验收方法应明确；价格必须执行现行的国家定价或国家指导价、市场调节价；违约责任一般包括惩罚性和赔偿性两种，惩罚性是指处罚金，可以通过协议确定；赔偿性是指按实际金额要求赔偿损失，不应写按合同法约定。合同争议的解决需在合同履行地所在地法院或两方所在地法院管辖；质量纠纷案由受损害方所在地法院管辖。C、结尾部分，注意：双方都必须使用合格的印章------公章或合同专用章，不得使用财务章或业务章等不合格印章；注明签约时间、地点及合同有效期限等。4.3.6对于合同标的没有国家标准又难以用书面确切描述的，应当封存样品，由合同双方共同封存，加盖公章或合同章，交由相关部门负责保管。4.3.7订立依法可以设定担保或者对对方当事人的履约能力没有把握的合同，应当要求对方当事人依法提供保证、抵押、留置、定金等相应形式的有效担保。对方当事人提供的保证人，必须是法律许可的具有代为清偿债务能力的法人、其他组织或者自然人。对对方当事人的保证人的主体资格和清偿债务