物流公司国际货代操作管理规定.doc

国际货运代理部操作及文件流程PageofNUMPAGES10xx物流国际货运代理部操作及文件流程一、操作文件工作职责：(OPERATIONANDDOCUMENTRESPONSIBILITY)负责客户订舱,派车,仓储,报关和报检工作.负责船期,舱位的确认,跟踪及反馈工作.负责货物运输过程的跟踪与服务工作.负责相关单证的审核与制作.负责相关费用的复核.负责海运单证的归档与管理工作.负责放货工作.负责海运系统所有传真的收发工作.配合,支持与本部门有业务关联的相关部门工作.领导交办的其他工作.二、操作流程(OPERATION)（一）订舱(BOOKING)操作部接到操作计划时：仔细核对操作计划单和客户托运单内容是否相符，避免因市场部和业务部误填操作计划而造成损失；审核客户是否有盖章，签字；审核内容包括：装运港，目的港（码头），货物名称，体积，重量，柜型，柜量，截关日期，开船日期，运费预付或到付，船公司，提单类型。所有操作计划单必须经过市场部核价并要经办人签名，然后交给货代部经理审核签字，未经审核的操作计划不予接单。船公司有特别要求的，如目的港限重，不接受海运费到付，不接受货代单或做电放的目的港等等，应及时通知市场部和业务员或客户，以避免因个别环节出现误差而带来的损失。如要求在提单上显示特别内容或出船证等，须在订舱前与船公司确认是否能接受客户要求出具的各种条款，得到船公司肯定答复后方可订舱做柜。如需要我司安排拖车报关的，必须审核装货时间，截关时间，派车类型和报关类型。对于赶船或未开舱的单子，务必提前通知业务员或市场部，并告之可能产生的费用及后果，在得到同意或费用确认之后方可派车。业务员不在公司时，如果直接电告操作部订舱的，须经市场部确认并允许其先订舱后补操作计划单方可接单。接到操作计划时，如有不明之处，务必及时主动联系市场部或业务员，避免造成损失。接单还注意：要求客户传真托运单，特殊情况应后补托运单；要求客户提供尽可能详细的托运资料，以便文件同事做提单。对于某些特殊商品如食品，冻货柜应提醒客户是否需要做集装箱适载检验，检疫。订舱前首先要分清楚哪些是直接向船公司订舱的，哪些是通过货代向船公司订舱的，并使用相应的订舱格式。一般来说，向船公司订舱的，不需要写价格，而对于有的船公司，不但要写价格还要注明此价格是由谁确认的。向货代订舱的就务必写清楚价格。运费到付的单，如通过货代订舱并收款的，一定要注明代我司收海运费多少，付对方多少，代理费多少，应退我司多少。订舱内容务必要填写清楚，包括装运港，目的港，货名，柜型，柜量，截关日期，运费预付或到付等。如有特殊要求，务必在订舱单上特别注明操作人员的电话，传真，订舱日期及公司签章。所有订舱单必须注明对方公司联络人员及我司操作人员的电话，传真，订舱日期及公司签章。对于一些客户急着做柜或舱位特别紧的时候，订舱单传过去之后，一定要第一时间与船公司确认是否收到并随时跟踪，如因价格问题或爆舱无法拿到舱位时，需及时通知市场部及相关人员。收到S/O后，首先看SHIPPER是不是xx物流（同行订舱除外），并核对此S/O是否有重复，然后确认S/O上的内容与客户的托运单及我司的操作计划单是否一致（主要内容：柜型，柜量，装运港，目的港，船名，截关日期等）当上述内容确认无误后可以直接放号给客户，但一定要把船公司或货代的电话，传真，价格及有关公司机密的相关内容涂掉，同时注明开舱，截关日期，如果是美线必须注明最后补料时间（截单时间），并注明对方公司联络人员及我司操作人员电话，传真，日期等，最后同客户电话确认是否收到S/O，以免客户提前做柜/还柜而产生的仓租或报关赶不及而耽误船期。操作过程中，业务员如带走整套资料（尤其是操作计划）进行修改的，还回来时，操作一定要问清楚改动情况（包括柜型，柜量，目的港，船名，费用等各项内容）并拿回市场部重新审核。客户如有更改柜型，目的港，船名等，操作务必及时通知市场部和业务员重新审核并确认费用，并及时将正确的运费及相应的改港费，仓租，柜租等写在操作计划上。如特殊柜种及特别货品，应注意以下问题：危险品：如果装截危险品货物，应提醒客户开舱，截关日期。并提醒客户在还柜前提前购买危标，贴危标，同时提醒客户申报港监。冻柜：订舱时必须书面与客户确认装货时间，是否开通风口，预冷温度，是否需要带发电机的拖车，要提供客户如果预冷后而未做柜的，应支付预冷费用。食品柜和冻柜必须提前通知船公司做适载检验，并提醒客户及车行提柜时必须做适载检验。若有其它特殊柜种的，必须先了解清楚所有应注意事项后方可接单做柜。（二）派车(TRUCKING/HAULAGE)注意截关日期及开舱日期，开舱前及截关当日做柜的单一般不予接单派车，如有客户书面保函，在明确保证承担可能产生的后果及费用的情况下，可以派车。派车前的准备工作：需