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浅谈公文写作中不规范现象的产生原因与应对措施作者：白如冰来源：《读写算·基础教育研究》2016年第11期【摘要】公文作为社会政治集团表达意志的文书，其撰写和处理必须遵从特定的规范。它的这种规范包括诸多方面内容，诸如文种使用规范、格式拟制规范、行文规范、管理利用规范以及语言麦达规范等等。然而在现实的使用当中，公文写作出现了诸多的问题，包括格式错误、文种使用错误等，究其原因，在于对公文不够熟悉，能力达不到，对公文的重要性认识不够等，须认真对待和处理公文写作当中的不规范行为。【关键词】公文写作不规范原因应对措施公文是党政机关在处理公务过程中制作出来的书面材料，一般包括命令、议案、公告、通报、请示等内容；而企业中的公文大致包括报告、会议记录、公司及产品介绍、讲话稿等内容。公文写作有着严格的规范，若不熟悉就可能出现不规范现象，造成诸多影响。因此，文章对公文写作当中的不规范现象产生原因加以分析，然后寻求了应对措施。一、不规范现象产生的原因分析公文作为政府机关各部门之间、政府机关和企事业单位之间沟通的重要方式，有着严格的行文和规范要求。为了提高其规范性，国家相关部门也出台了一系列公文处理办法和标准。但是，在日常工作中，我们发现许多公文还是会出现许多不规范的现象。经过对收集资料的研究，我认为产生这些不规范现象的原因主要有以下几个方面：（一）对公文写作本质属性的认识不够。通常我们从事写作的动机有两种：一是有感而发。写作者是主动的，是受到某种刺激后，有感触的表达，大多数的文学作品属于这一类。二是遵命而作。写作者是被动的，是按照领导的意图来写作的，行政公文就属于这一类。有的文秘人员就认为，公文写作是被动的，呆板的，不能随意，因此，只是按照领导的意图，照本宣科。还有的人认为，自己很有才干，对领导的授意不重视，只一味按照自己的理解来行文。以上两种情况都是对公文写作本质属性认识不够的表现。实质上，公文的权威性、工具性和规范性，就规定了公文在行文过程中的非自发性和非随意性。但是，这也不是说公文写作就是纯粹被动地表达领导的意图，而是应该在领导授意之后，主动地收集相关资料，了解国家相关方针政策，在此基础上进行公文写作。（二）公文知识和理念陈旧。我国商业形式的不断发展，要求公文写作也要与时俱进。作为文秘人员，应该及时更新公文写作的相关知识和观念，根据社会的实际需要适时对公文形式进行创新，改变原有的模式，从内容和结构对公文写作进行创新，使现代公文更方便交流，从而提高工作效率。否则，原有陈旧的公文知识和理念只会让文秘人员难以把握公文的发展动态，更不能适应公文发展所带来的连动影响，在实际工作中，就会出现一些问题。比如：“申请报告”不是一种规范的公文，在最新的公文规范中，“请示”和“报告”才是规范性法定公文。如果文秘人员没有及时更新知识，还是按照习惯撰写公文的话，则非常容易出现不规范的现象：一是非法定文种，如总结、要点、方案、计划、安排、纲要、规划、建议、答复、准则、条例、规定、办法、细则、汇报等。二是重叠的文种，如请示报告、意见报告、请示函。三是生造的文种，如情况报告、总结报告、申请报告、任免通知、批转、转发、申请。（三）思想认识不够。由于思想认识不够，容易出现以下几种情况：一是很多人认为，公文的格式无所谓，只要能够准确表达内容，不影响实际工作中公文的执行就行了。这种思想很典型，也很普遍。因此会出现草率写稿、马虎审核、随手签发的不规范现象。二是有些人对学习公文规范不重视，不重视公文规范学习就会出现办文水平低的问题。三是有些文秘人员责任心不强，不深入基层调研，不了解实际情况，只是把自己关在办公室制作公文，结果造成公文脱离实际，影响领导正确决策。（四）一些部门的权力因素影响到公文的规范性。按照国家行政公文处理办法的有关规定，公文中“请示”和“报告”属于上行文，只有请求上级单位予以办件或者向上级单位汇报工作采用上行文；“函”属于平行文，不相隶属的平行单位之间以公文沟通，用此种公文格式。但是，在实际工作中，尤其是企业单位对同业务工作有联系的平级、甚至级别还低于自身的相关权力部门行文时，如果用平行文，这些权力部门就会不乐意。他们认为企业的业务工作在自己辖区内，要请自己帮助完成某项工作，不用上行文，而是用平行文，这是不尊重他们的表现，就会直接影响到公文的执行。因此，很多时候出于无奈，不能规范使用公文格式，而写出不规范的公文。二、加强公文写作规范性的改进措施（一）提高政治素养，打牢理论根底。无论企业单位还是政府机关工作人员，在日常工作中经常涉及大量的理论问题和政策问题，理论性、政策性、法规性要求高，在实际的写作中只就事论事，就文论文，没有一定的理论水平和政策水平，不可能写出高质量的公文。因此，在平时就必须认真学习与之有关的马克思主义理论以及党的路线方针政策。这些理论是我们始终保持与