鸿雁ISO体系文件-文件控制程序(doc 5)(1).doc

批准版本修订历史记录序号修订内容修订人修订日期版本备注1新版下发A0审核编制1.0目的对与质量管理体系有关的文件进行控制，确保在各有关场所使用文件的有效版本。2.0适用范围适用于质量管理体系有关的文件的控制。3.0职责3.1公司董事长负责公司质量手册的批准。3.2管理者代表负责公司程序文件的批准。3.3办公室负责质量体系文件和外来文件的管理。4.0工作程序4.1质量体系文件控制4.1.1质量体系文件的编制与审批4.1.1.1质量手册由管理者代表组织有关人员编写，管理者代表审核，董事长批准。4.1.1.2程序文件由各部门负责人编写，厂长审核，由管理者代表批准后执行。4.1.1.3各类工作文件由各部门负责人编写，厂长审核，管理者代表批准后方可实施。工作文件要求准确、可行、符合相关标准。4.1.2文件的定期评审4.1.2.1质量手册由管理者代表负责评审，第一年内每半年评审一次，从第二年起每一年评审一次。4.1.2.2程序文件、工作文件由管理者代表负责组织每年评审一次。4.1.2.3若有特殊情况（如：公司的组织机构有重大变化、经营范围有重大变化）应及时对各类文件进行评审，必要时应予以更新。更新后的文件由相应的授权人员再次批准。4.1.3文件的更改4.1.3.1在执行过程中或在评审时发现文件不适当，可以对文件随时进行修改。当更改文件涉及到其他相关部门时，须与该部门进行讨论，必要时，由相关部门予以协调后更改相关文件，并填写《文件更改记录》。文件更改后的审批，必须按照本程序4.1.1条款进行，经批准后方可执行。4.1.3.2各类文件的更改由其发放的管理部门执行登记、换页、增页或减页等具体工作，且必须保证所有该文件的持有部门都得到及时有效的更改。4.1.4文件版本更换4.1.4.1质量手册累计更换十五页以上（每次更改几处不限）或每次更改体系要素占50%以上，手册必须换版。4.1.4.2程序文件累计更改十次以上或一次更改十处以上，程序文件必须换版。4.1.4.3工作文件累计更改十次以上或一次更改十处以上必须换版。4.1.4.4所有文件更改换版后，必须按照本程序4.1.1条款进行审批，经批准后方可执行。4.1.5受控文件的作废处理受控文件在换版或换页时，办公室应注意新旧版本或新旧页及时更换，新旧版本或新旧页不可并存于现场。办公室必须在旧文件首页或被更换页上盖“作废文件”印章，除保留一份归档外，其余及时销毁。4.1.6文件管理4.1.6.1文件的发放登记办法由办公室严格执行，并作好签收、记录等工作。程序文件发放登记办法：由办公室统一发放，收领人必须在《文件发放、回收登记表》上签名。登记表上须设有文件名称编号、发放登记号、持有部门/人、收领人签名等项。工作文件发放登记办法：各部门可参照程序文件发放登记办法，结合部门文件特点，按文件类型制定分发方法。4.1.7文件的编号和标识规定4.1.7.1文件分为“受控文件”和“非受控文件”，并加盖印章作为区别。4.1.7.2质量手册、程序文件、作业文件的编号方式如下：CS-□□-□□用01、02、03……表示流水号QM即“QualityManual”质量手册QP即“QualityProcedure”程序文件WI即“WorkInstruction”作业文件QR即“QualityRecord”质量记录广西长圣食品工业有限公司4.1.7.3质量手册、程序文件的分发编号如下：01—董事长02—经理（管理者代表）03—厂长04—副厂长05—办公室06—生产科07—总务科4.1.8由办公室编制《受控文件一览表》，并在表中说明文件的更改和现行修订状态。4.1.9《受控文件一览表》应随受控文件一起发放到各部门，并且文件每次修订时应修订《受控文件一览表》，任何部门和公司职员可随时到办公室索取。4.1.10受控文件未经文件管理部门批准严禁复印，如需使用到文件管理部门申请领用，并按受控文件进行管理。4.2外来文件及资料的控制对于所有的外来文件，各部门需进行分类、编号，列出《外来文件及资料一览表》进行管理。5.0