丰田A3资料制作与发布技巧.ppt

资料制作及发表技巧1.1资料制作基本事项1.2如何制作简单易懂的资料1.3资料制作的自检情报、信息的传达记录方案、资料的收集整理1.1资料制作基本事项1.1资料制作基本事项1.2如何制作简单易懂的资料1.2如何制作简单易懂的资料1.2如何制作简单易懂的资料1.2如何制作简单易懂的资料1.2如何制作简单易懂的资料1.2如何制作简单易懂的资料1.2如何制作简单易懂的资料1.3资料制作的自检阶段小结将需要表达的信息(包括报告、决裁、通知等）归纳在一张A3纸上，即为一张A3资料。2.1什么是A3资料用一张A3纸即可展现问题解决整体“过程”A3资料是丰田公司的核心沟通工具。通过制作A3资料这种形式，帮助员工深刻理解并掌握丰田的问题解决方法，并实践于工作中。清晰明了地展现员工在问题解决过程中的思考过程，帮助忙碌的上司迅速了解情况并作出决定。作为上司对部下进行问题解决指导和培养的沟通手段，让上司明确部下在哪一步存在问题，有效进行指导。2.4A3资料的制作步骤制作什么样的资料要依其目的而定小A在某子公司负责推进“创意功夫提案”工作。有一天，小A接到领导B指示，要求他拿出本年度推进创意功夫提案制度的工作计划。B说：“在这次的公司会议上，我决定就创意功夫提案的年度计划进行说明，你帮我准备一下资料。看一下咱们去年的业绩，尽管公司整体目标达到了，但部分部门目标没完成。今年当然要继续完成公司整体目标，另外还要务必完成部门目标。在这次会议上，我想再次向大家说明创意功夫提案制度的主旨，让大家充分认识到现阶段的主要问题，另外还要就本年度的具体实施内容进行说明，以获得各部门的支持。”简明易懂，遵循问题解决的步骤是撰写说明纲要的关键>每个问题解决步骤的简单讯息（最多三个）>确定问题解决法步骤是否符合逻辑>场景的核心内容长度应为一分钟小A按照问题解决的步骤思考怎样制作资料的纲要。去年公司整体目标为：一等奖及以上提案50件以上，二等奖及以上提案100件以上。部门目标为：提案数量为每人每月至少1件，即平均每人每年不低于12件提案。而个别部门没有完成目标。分析一下各部门状况，发现不同职级人员差别很大，技能职平均14件，管理职平均8件。今年要完成部门目标重点是让管理职人员提交提案。那么为什么管理职人员提案数量少呢？发现以下原因：一是管理职人员不在现场，感觉思路少；二是对部门目标不了解；三是对每月至少提交1件提案不理解；四是感觉即使提了也得不到好评，干脆就不提。小A做出以上分析后，提出以下对策：①部门负责人定期向全体成员讲话，让每个人理解创意功夫提案制度的主旨，对部门人员进行引导，使各成员了解本年度的活动目标。②重新制定激励制度，对提案最多的个人和部门及提案最优秀的个人进行奖励。③每月提醒各部门负责人，促进负责人对成员的督促。④每月形成提案汇总并形成图表张贴目视。STEP3确定版面设计除了按照从上到下，从左到右或以顺时针方向来排列文本框的方法之外，还有很多其他版式，可以根据资料的目的和用途选择使用效果最好的版式。使用简洁的语言，并采用图表，制作直观的文件有效地修饰。“一目了然”地突出重点强调的内容1）行文要“简明扼要”、“具体”和使用“主动语态”▲“简明扼要”▲“具体”：避免抽象的表达方式▲“主动语态”：尽量避免被动的表达方式1）统一文体和书写格式，文本框的上下左右对齐。STEP5检查校对资料阶段小结发表的技巧3.2发表的技巧完毕，谢谢！