学校档案管理几点思考.docx

第PAGE\*Arabic\*MERGEFORMAT5页共NUMPAGES\*MERGEFORMAT5页学校档案管理几点思考【摘要】随着互联网的普及，学校档案管理工作开始迈向数字化。但新出现的影响工作效率问题也开始显现，如何发现问题和解决的问题成为搞好工作的关键。本文分析当前学校档案管理工作存在问题，提出有效的解决对策，以期为档案管理工作探讨全新思路。【关键词】档案管理；规范化；思路随着互联网的普及，学校档案管理工作也实现了质的飞跃。因此要逐步淘汰了传统人工管理办法，实现档案管理的数字化。提高档案时效性对未来教育事业改革、建设发展具有重要意义。一、新时期新形势下学校档案管理的重要性1.学校档案是学校发展的主要见证者。学校成立之初，档案记录就伴随着产生了，它见证了一个学校的发展创新和壮大的整体过程，它记载了学校基本的正常职能活动，可以管窥到学校的管理方式的变迁、文化氛围、教学水平等特征。2.学校档案是顺应时代发展风向标。当前社会信息化多媒体技术发展日新月异，在这样时代背景下，就要推进信息档案的智能化管理。采用信息化档案管理变得更迅捷更方便，与办学规模相辅相成，将更好的满足新时代对学校提出的要求。3.学校档案对学校发展能提供关键的决策信息。十年树木百年树人，良好声誉的学校可持续发展离不开正确决策。正确的方针政策离不开数据统计，所以在学校面临发展机遇关键期，相关责任人通过各类档案信息进行政策调整。可根据科学统计数据档案信息快速分析判断，对关键决策提供信息数据，这对学校发展将发挥重要作用。二、新时期新形势下学校档案管理工作存在的问题从目前掌握的情况看，部分学校在档案管理方面存在一些问题，这制约了学校的发展。1.学校档案管理意识薄弱，方式简单粗放。档案管理工作是促进学校发展的主要工作，其中管理水平对于学校教学质量有着直接的影响。它是一项严谨细致工作。龙兆佛在《档案管理法》就说：“尽可能谋适合一般人士之习惯，而又不失完整严密之科学精神为原则。”[1]但现在，一部分教职员工对档案管理工作不屑一顾，认为管理工作属于低端工作，没必要较真，工作粗放单一，认为只要资料保管好，应付好检查即可，对档案工作对学校的重要性认识不够。2.管理制度不健全。管理人员业务素质参差不齐。很多学校的通病是档案管理制度不健全，从一定程度上限制了档案管理工作的正常开展。很多学校对档案管理员缺乏必要培训，还是老教职员工带领新人办法，部分管理人员从其他岗位转来，还有兼职负责或年龄偏大的老教工担任。有的虽有丰富教学经验，但对档案管理却是门外汉，只能做些简单的档案保存、看护等基本功能，工作没有前瞻性和持续性，严重制约学校档案管理工作。3.档案管理工作信息化水平亟待提升。在互联网普及形势下，信息化技术在档案管理工作中逐渐取代了传统工作方式。当然，凡事要有渐进过程，传统理念、资金不足、人才短缺等现实问题刻不容缓，学校档案管理工作信息化建设受到阻滞。信息化阶段还要有新老观念交替，逐步淘汰适应过程。实现真正意义信息化建设，就需要配置完善的软硬件配套设置，这是建设档案信息化建设的首要标准。另外相关设备和软件价格昂贵，学校资金缺乏问题，管理人员信息化水平有待培训。都是制约学校档案管理信息化建设的主要因素。三、新时期加强学校档案管理工作的策略1.重视学校档案管理工作。信息化的档案管理具有安全、保密性高，技术先进、兼容性和可扩展性强的特点，能够大大提高档案管理工作效率和质量，是未来档案管理工作的主要发展趋势。[2]对于学校相关领导而言，要深刻认识到学校档案管理工作的重要性，要提倡以高效率、便利性为原则，科学配置管理任务，提高学校人力、物力等资源利用率。从学校的实际情况出发，逐步使档案管理信息化达到最佳状态，使学校的档案管理工作得到更加完善。2.完善基础设施建设。学校档案信息化建设离不开良好的基础设施建设。为此学校要加强档案基础建设的投入力度，配备相关硬件设备，同时还要专人负责档案管理系统软件检测，处理不同硬件平台和操作系统运行，衔接其它数据库系统数据交换链接。在完善基础设施中，重要是加强档案数据管理自动化和智能化系统建设，这样，计算机在智能监控调配系统运作下自动运转，既优化环境又降低人为错误操作和风险，还能减轻管理人员工作量，提高工作效率。促进学校档案管理工作迈上新的台阶。3.构建信息化档案管理规范化工作流程。档案管理工作的信息化建设是适应时代发展的新趋势，档案信息作为原生资源，其重要性正逐步凸显。但要规范化制度化，具体应包括：（1）档案整理与规类。定期为