《公文编制指引》.doc

**地产公司公文编制指引（二○○三年四月二十一日总经理办公会议审议通过）总则本指引旨在规范公司公文的编制。本指引适用于公司公文编制过程中的公文形式、格式设置、内容、文字表述等。各单位的公文编制可参照本指引。术语及注释本指引中所称“公司”包括**地产公司和**地产公司。本指引中所称“公司各单位”包括深圳市**创业有限公司、**局物业管理有限公司、深圳**供水有限公司和深圳**供电有限公司。本指引中所称“公司各部门”包括**地产公司总部各部门及**地产公司各中心、部门及项目部。本指引中所称格式术语均采用Microsoft公司生产Word软件简体中文版术语。本指引中所指纸张规格均采用ISO9000体系规格。职责公司公文编制的形式及格式审定由公司行政与人力资源部负责。公司各部门在起草公文时应遵循本指引。公司各单位、各部门须指派专人负责公司发放规章制度文件的归卷、登录目录、填写更新记录及保管，并接受公司行政与人力资源部的定期检查。公文形式公司的公文形式主要有:（一）令适用于奖惩有关组织和人员；（二）决定适用于对重大事项或者重大行动做出安排；（三）通告适用于在一定范围内公布各单位及员工应当遵守或需要知道的事项；（四）会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项；（五）通知适用于传达上级指示，要求下级办理或知道的事项；批转下级公文或转发上级以及不相隶属单位公文；发布规章；任免和聘用管理人员；（六）通报适用于对人与事的表扬或批评；传达重要精神或者情况；（七）报告适用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级询问；（八）请示适用于下级向上级请求指示、批准；（九）批复适用于答复下级请示事项；（十）签报适用于公司单位内部部门向公司领导请示、汇报工作；（十一）函适用于与不相隶属单位或平行单位之间互相洽商工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。排版格式用纸公司文件印刷用纸为80g/m2复印纸或胶版纸，规格为A4，特殊情况下可使用A3。页面设置：天、地头（上、下白边）各2.54cm，左、右边（左、右白边）各3.17cm；拼页；竖向用纸（必要时横向用纸）。纸质公文应左侧装订。公文格式包括下述内容：拟文单位、拟稿人、标题、核稿、签发、主送对象、抄送对象、抄报对象、正文、附件、发文单位印章、发文时间、校对人、公文编号、密级、紧急程度等。文字本指引将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。眉首文头公司使用统一印制的公文用纸。其中：眉首上印有“**地产公司文件”红色黑体字样，用于公司向上级、公司各单位、公司各部门和其他机构、单位、组织等行文首页用纸（附录1）；眉首上印有“**地产公司文件”红色黑体字样，用于公司向其他机构、单位、组织等发函首页用纸（附录2）；眉首上印有“**地产公司文件”红色宋体字样，用于**地产公司向上级、**地产公司公司各部门，以及其他机构、单位、组织等行文首页用纸（附录3）；眉首上印有“**地产公司（总部）**地产公司内部签报”红色宋体字样，用于公司各部门向公司以及公司各部门之间行文（附录4）。秘密等级和保密期限密级公文，应根据秘密程度标明“A密”即绝密、“B密”即机密、“C密”即秘密等字样。如需标识秘密等级，用3号黑体加粗，顶格标在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。紧急程度紧急公文，应根据公文的紧急程度,分别注明“特急”、“急”的字样；如需标识紧急程度，用3号黑体加粗，顶格标在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。3、联合行文联合行文时应使主办单位名称在前，“文件”二字置于发文单位名称右侧，上下居中排布；如联合行文单位过多，必须保证公文首页显示正文。4、发文字号发文字号由发文单位代字、年份和序号组成。文头下空2行，用3号仿宋体加粗，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用方括号“[]”括入；序号不编虚位（即“1”不编为“001”），不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。其中：（1）向上级单位请示、汇报及公司的公告、通告，发文字号为：深控发字[年度]×××号；（2）与同级单位洽商工作的行文,发文字号为：深控函字[年度]×××号；（3）按业务分类的行文，发文字号为：深控行人字[年度]×××号；深控董秘字[年度]×××号；深控企管字[年度]×××号；深控财务字[年度]×××号；（4）公司各部门向公司领导请示、汇报和向平行部门商洽工作的签报，采用按部门