智能楼宇综合管理系统.ppt

第十二章智能楼宇综合管理系统第一节办公自动化一、办公自动化的内容①OA是一门综合性跨学科技术。它涉及的科学基础有：行为科学、系统科学、管理学、社会学以及人机工程学等。技术基础：计算机技术、通信技术、自动化技术、精密机械与仪表技术等。其中计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学是它的四大支柱。办公自动化以行为科学为主导，系统科学为理论基础，综合运用计算机技术及通信技术完成各项业务。③OA是包括语音、数据、图形、图像、文字等信息的一体化处理。它能将基于不同技术的办公设备连接成一体，使办公自动化系统具有综合处理图，文、声、像等信息的功能。(3)OA的要素OA从生产经营单位和行政部门的办公事务处理开始。进入到各类信息控制管理，发展到辅助领导的决策。这是对传统管理方式的挑战，是科技向管理部门冲击和办公方式的一次革命。办公活动是以处理信息流为主要业务特征，与社会伴生的一种重要活动。它由办公人员、组织机构、办公制度、技术工具、办公信息及办公环境六大要素组成。办公活动的过程可看成是，根据一定目标进行信息输入—转换—输出，经过反馈、修正、再次新的输人的不断循环，直至圆满地完成预定目标的过程。因此，可以把整个办公过程看成是接收、变换、处理、传递、利用信息的过程。①办公人员是办公的第一要素。不同的国家有不同的分类法。美国将办公人员划分为经理、秘书、业务人员及办事员。日本则将其划分为领导、中层干部、技术人员及事务人员等。我国将办公人员分为上层决策领导、中层干部、科员、业务人员、秘书及辅助人员。上层决策领导指政府部门和公司及企业的领导，如部长、省长、市长、厂长及经理等，他们主要起决策作用，中层干部要协调本部门人员的工作，在决策中起一定的作用。业务人员指具有技术专长的人员，如工程师、会计师、律师、教师等。秘书是领导干部的直接助手。OAS提供了行政事务支持，很可能改变传统的领导与秘书的一一对应关系。辅助人员是行政机构和企业单位的一般办公人员和后勤人员，如打字员、通信员、保管员等。不同的办公人员办公的事务不同，OAS应对各层次不同的人员提供不同的办公设备和支持功能。②组织机构决定办公模式的层次等级。如中央部委、省、市、县，又如企业的厂长、经理、生产管理处室、车间及班组，不同层次决定不同的办公职能。OAS应尽可能适应办公的组织机构，又要具有一定的灵活性，以支持组织机构调整的需要。我国的办公机构主要有五种划分法：管理职能划分法、管理区域划分法、行业和产品划分法、服务对象划分法、工艺流程划分法。然而，在实际应用中，很少采用单一的划分方法，大部分的机构都是用混合方法来划分的。④技术工具的先进程度是影响办公质量的重要因素。技术工具包括组成OAS的各种办公设备和技术手段。如多功能电话、复印机、电传机、传真机、计算机及网络等。通过计算机和通信技术的结合，把彼此独立又互相关连的各种办公设备和办公子系统集成统一的系统，共享信息资源，提高办公质量和效率。(4)OA带来的效益OA是一项有重大现实意义和历史意义的系统工程。它带来的效益是非常显著的，主要表现为：总之，OA可以使办公管理人员用现代化的技术装备和科学管理手段来提高工作质量和效率，使人类社会逐摆脱落后的传统办公方式。它的推广应用不仅能取得巨大的经济效益，而且对社会生活的各个方面特产生深刻的影响。各国经验表明，国家经济的现代化必须依赖各级管理水平的提高和办公自动化。网络办公事务处理包括文字处理、个人日程处理、个人文件库管理、行文管理、邮件处理、文档资料管理、文件快速复制、电子报表等。机关行政事务包括本身的人事、工资、财务、房产、基建、车辆和各种办公用品管理应用系统。网络（3）决策型办公系统（即综合型办公系统）决策是根据预定目标作出的行动决定。它是办公活动的重要组成部分，是最高层次的管理工作。决策型办公系统是在管理型办公系统基础上扩充以各种专家系统为基础的决策或辅助决策而组成的最高级的系统。它除了具备前两类模式的功能外，还具备决策功能。如国民经济计划和综合平衡决策、经济效率预测、经济结构分析等。3．OA的系统主要功能随着科技进步，生产力发展和商品激烈竞争，使管理者对信息的依赖性越来越大。信息已成为企业系统的重要资源和财富，信息是决策的基础。计算机技术和通信技术的发展，为信息处理的现代化、自动化和智能化提供了物质基础。办公活动中，通常使用的信息有数据、声音、文字、图表、影像等。故OAS的主要功能为：数据/文字/语音/表格/图形与图像等处理、辅助决策、资料再现、电子邮件、电信会议等。（2）文字处理文字处理指编辑处理、版式设计、复印打印和映像处理等。文字处理的功能简化了人们用于编辑和排版的过程，大大提高了办公效率。由于我国文字处理主要的对象是汉字，汉字处理是办公室的主要工作之一。因此，必须要有比较完善的文字处理系统。这些系统除了要求