商务礼仪之十办公室礼仪2.doc

商务礼仪之十办公室礼仪(二)商务礼仪和谈判技巧销售过程中最重要的环节,繁忙的工作让人们无暇顾及办公室里的礼仪，但是如果您仔细地观察一下，不少企业的告示栏里都会张贴企业制订的规范与守则，那些规范就是这家企业所遵循的办公室礼仪。虚心受教客户投诉也是办公室经常遇到的问题，因此，如何有效地处理各种投诉也是当今各个行业的难题题。处理客户投诉必须掌握方法，无论受到怎样的责难或是批评，都应虚心受教，诚心对待，即使再严厉的的责备也是如此，绝对不能出现与客户争辩的情况。接到投诉的最初先说抱歉，聆听完对方的投诉后依然说抱歉。无论谁是谁非，给客户带来方便或者不悦，就需要道歉。不管客户投诉什么样的问题，都要认为投诉是给自己解释误会的良机。负责处理客户投诉的人，必须训练有素，能及时平复对方的情绪，先解决心情，再解决事情。心平气和地做出扼要又适当的解释，并感谢对方给予说明的机会。拜访客户拜访是指到对方的办公室去洽谈公务。有些人喜欢兴之所至，随意去拜访别人，这对被拜访的对象来说是不速之客，这是非常没有礼貌的表现。如果没有事前约定就匆匆拜访，会让对方手忙脚乱，弄的很尴尬。如果对方正好在开会或是外出不在，那又会碰个钉子，自讨没趣。拜访客户不仅要事前通知确定，而且要提前告知，即使是已经确定好的行程，也需要在出发之前再确认一次，以便提醒对方提前准备。拜访之前，还要事先规划好行程和时间，确定对方可以有多少时间交谈，不宜占用对方过长时间。同时，注意按时达到，不能迟到。请假休假上班族难免有些私人的意外需要临时请假，但是如果这些工作没有适当的人来接手，请假就会给公司造成很大的困扰。所以，请假应该提早规划，使工作不致于因为你请假的缘故不能延续。有些人情绪不稳定，总喜欢心情不好就借故请假，这不仅是没有礼貌的表现，也违反了公司的常理。员工在工作中的情绪必须自己处理，不能因为情绪性问题就一走了之。休假的情形也是一样，虽然休假是个人应享的权利，但个人的休假一定会影响到公司整体工作的进行。所以即使休假，也要提前准备，告知主管，这才是对工作负责任的态度。服装规定注意自己的仪表是应该有的办公室礼貌。仪表与仪容不同，前者是指服装上的打扮，后者是指脸上的清洁与装扮。对于服装，有的企业上会依照统一规定穿着制服。如果没有规定，自行着装的员工都要以办公室是正式公开场的合为原则，注意服装的穿著。虽然没有特别规定穿什么，女士穿着过于暴露的衣服都是不礼貌的。西方礼仪认为一个女士必须做到在办公室里三点不露：那就是肩膀不露、膝盖不露，还有脚趾不露。东方人虽然没有这样的规矩，但是通常在办公室里面太过休闲的打扮，会使人认为你不够专业，同时也显得不够庄重。男士的服装虽然不一定要穿西服或者正装，但是，服装会说明您对事情的看法以及对于周遭环境尊重的程度。所以男士的穿著也必须符合一定的规范，比方说，袜子的颜色要与西裤颜色搭配，上衣必须扎在西裤里面。穿西服一定要穿长袖，穿鞋子最好有鞋带等等。许多公司在明文规定服装的禁忌之外，对于个人卫生也有要求。比方说，男性必须留短发、剃胡须，指甲不得留长，不能有体味，保持个人卫生。女性必须画淡妆，不得将指甲染色，不得染发、长发要挽起、不得有过多配饰，也不可在人前脱去外衣等等。迟到早退所谓迟到，在礼节上是指规定时间的前后十分钟之内，如果没有超过十分钟不算是真正的迟到。当然，办公室中不能以礼节为据，而应严格按照规定的时间上下班。通常，迟到的人会找很多理由来说明，最常见的理由都是发生个人的意外，例如堵车、闹铃没响、孩子生病、身体不舒服等。归根结底，最终极的原因只是没有提早出门。迟到是一种习惯，一种借口，并不是一种可以谅解的原因。所以员工必须养成良好的作息习惯，宁可提前，也不赶晚。至于迟到还要找人签到打卡，这就更不应该了。企业为了防止代签和代打卡，设立许多方法，像是处罚或是使用签到以外的方法来考核，其最终目的也不过是为了避免员工迟到早退而已。其实，迟到早退的原因可能不一定是偷懒，多数原因是工作本身让人感到无趣，工作安排时间不当，或者真的是家里有事情。一个人迟到不单单会耽误个人的工作，也会影响到其他人工作的进行。例如，由于一个人缺席，导致会议无法顺利进行，浪费了大家的时间。也有人在会议中悄悄地溜走，这种早退而未告知的行为也是非常没有礼貌的。道德规范还有些经常疏忽的办公室细节也是进退应对的礼仪，例如进出会客室或是主管的办公室必须先敲门才能进去；手机在会议室或是办公室都算是随身物品，不应谈笑使用打扰其它同事上班的情绪等等。其中，有些事情是礼貌，有些就是行为的规范，这些规范我们可以统称为道德规范（ethiccode）。道德规范的意义是在同一家企业中，让企业文化成为人人默许、共同遵守的行规，特别是属于行为导向的意义更大于礼仪的日常行动。道德规范会让同构型的员工共同遵守一些原则，像是不随意暴露公司的商业机