费用开支和报销管理办法.doc

1.目的为进一步降低非生产性成本，明确公司各项管理费用、销售费用的开支标准及监控，规范公司费用支出报销行为，结合本公司生产经营实际，制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司总部及所属各子（分）公司，以下简称各单位。3.释义本办法所称的费用支出是指因工作需要而发生的业务招待费、办公费、通讯费、差旅费、市内交通费、汽车费用、快递邮寄费、水电费、伙食费、医药费、招聘费、展览费、工资、奖金、销售提成、销售佣金、保险费、其他零星支出等。4.费用报销规定4.1业务招待费4.1.1业务招待费是指因工作需要招待客户和有关政府部门人员而发生的费用，主要指餐费、礼品费、礼金、娱乐费等。4.1.2业务招待费实行总额控制，全年支出总额不得超过当年营业收入总额的1.5‰，当年支出总额有超过此限额时，不再报销业务招待费，如有需要报销的，应由董事长特批，并相应抵减下一年度业务招待费额度。根据新的税法规定，业务招待费按照60%的比例扣除，并且不能超过1.5%。所以还是要控制总量。4.1.3业务招待实行事先申报制度，应事先书面申请并得到批准，原则上不允许先开支后报销。因特殊情况无法事先书面申请的，应在事前口头报告上级批准。4.1.4申请时由相关单位填写“业务招待费用申请表”，并交有关领导审核批准。其中一次招待金额在500元（含）以下的，由总经理审批，500元以上的，由董事长审批。4.1.5各部门业务招待费的申请及报销须由部门经理负责办理，部门经理级以下人员不得作为申请人及报销人。如有多人共同参与招待的，应以其中职务最高者为报销人。4.1.6业务招待费应按次申请报销，不得累计一次报销。4.1.7凡是因工作需要对外赠送礼品（包括公司产品）、礼金，由相关部门提出申请，由董事长或其授权人审批后，方可执行。4.1.8各部门人员因公出差确需应酬的，须事先电话请示上级批准。4.1.9业务招待费报销时应由报销人填写费用报销单据，附上业务招待费申请表、发票，经总经理和董事长审批后在财务部报销列支。对采用先开支后申报的单据，除董事长特批外，财务部有权拒绝报销。4.2办公费用4.2.1办公费是指各单位办公文具、相关书刊、报纸、印刷品、票证、账册、饮用水、办公家具、办公通讯器材、电器以及电脑配件、软件、网络维护、易耗材料、安保器材、保洁用品、绿化用品、软装饰品及宿舍用具用品等的购置费用。4.2.2办公费用涉及物品由行政部指定专人负责采购，各部门根据本部门人数、用量、规格于每月终了提交购置申请，由行政部进行汇总，行政部经理审核后报董事长审批。4.2.3各部门申请办公用品时，必须注明用途、数量、规格型号，行政办公室汇总时需查明是否可调节使用，再确定购买，原则上办公用品一月只采购一次。4.2.4除易耗品可允许文具仓有少量库存外，其他物品不允许保留库存。4.2.5凡是单价在50元以上的办公用品，由员工个人使用保管的，在员工离职时，应予收回，如因员工损坏或丢失，应照价赔偿。4.2.6行政部负责办公用品领发的人员，应按使用人建立办公用品领发台账，每月须填报办公用品、印刷品的收发存报表。4.2.7行政部每月将办公用品领用及费用分配表报送财务部，财务部将费用计入各部门。4.2.8严禁公司内部各部门自行采购有关办公用品，否则，由此发生的费用，将不予报销。4.2.9如因临时需要采购办公用品的，需填写请购单，由按审批权限经审批后由行政部采购。4.2.10办公用品购置费用的报销，由行政办公室采购人员填写费用报销单，附上入库单、月采购汇总表或请购单、发票等，按费用报销审批权限经上级审批后，由财务部报销列支。4.3通讯费用4.3.1通讯费用是指因公使用通讯工具而发生的费用，包括移动电话费、固定电话费、IP固定电话费、移动电话充值费、移动电话费用补贴，宽带月租费等。4.3.2因工作需要报销移动电话费用的人员，需由单位或部门提出申请，行政部审核，报董事长批准后在核定额度内据实报销。4.3.3采用移动电话费用账单报销的人员，可凭正式发票在限额内申请报销。实行移动电话费用补贴的人员，将补贴列入月工资表，随同工资一同发放。4.3.4固定电话费、IP固定电话费、宽带月租费须凭电信部门的发票和详细账单申请报销。4.3.5凡属公司报销或补贴移动电话费用的人员，其电话号码应予公开，并保持24小时开机。4.3.6移动电话费报销最迟应于次月报销上月的费用，逾期申报者不予报销，财务部应建立费用报销的备查记录，防止重复报销。4.3.7行政部应加强对固定电话使用的管理，原则上不准员工因私拨打长途电话，确有急需拨打的，应在行政部登记。禁止员工拨打声讯电话，一经查出，其费用由员工负担。4.4差旅费4.4.1差旅费是指公司因业务需要，受公司指派离开本市到外地执行公务而发生的费用支出，包括车船费、市内交通费、住宿费、伙食津贴、其他杂费等。4.4.