(BT-XJ-203)项目宣传档案管理及款项拨付管理制度.docx

编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：项目宣传档案管理及款项拨付管理制度受控状态：____受控_________发放编号：________________生效日期：___2007-04-02____版本/修改次第更改页次/章节编制审核批准生效日期1总则1.11.21.3为了保证宣传费用款项拨付的透明性，规范工作程序，特制定本制度。销售监督中心为公司所有项目宣传费用组织拨付会签的管理部门。销售监督中心涉及的宣传档案分为宣传物料制作审批材料（预算1万元以下）、广告合同两种类型。2监控记录以及拨款会签2.12.1.12.1.22.22.32.42.4执行审批材料入档宣传业务在审批确定执行之后，销售监督中心保存审批材料复印件，并对审批材料进行仔细审阅，并在登记目录中记录材料或者合同的发生时间、截止时间、登记时间、产生费用等信息，编号后入档保存。对于宣传审批材料所涉及的项目不同进行分档管理，并按照时间顺序排布。宣传档案中涉及物料制作事宜，将审批单（合同会签单）以及审批过程中涉及的效果图、施工图、报价明细等资料一同留存。执行监控及款项拨付会签审批材料或合同入档后，管理人员需要定期对宣传业务的执行情况进行监控。并形成书面监控记录，作为拨款会签的确认材料。组织拨款会签拨款会签由销售公司发起，销售监督中心进行审核并确认执行后，组织相关部门会签，需要提报执行部门提报的合法票据以及执行监控的证明，对于销售分管领导授权范围内的款项拨付，由销售监督中心审核后报分管领导审批，直接由项目公司财务中心拨付；对于超出销售分管领导授权范围的款项拨付，则需要经集团财务总监审核后，报由董事局主席审批拨付。相关部门在接受拨款会签单后，两个工作日之内予以回复。档案借阅建立《宣传档案借阅登记表》。登记表中注明档案编号、名称、借阅人、保管人、借阅目的、借阅时间、归还时间。公司其他人员因工作需借阅合同的，需在《宣传档案借阅登记表》上进行登记后方可借阅。3附则3.13.2本制度由销售监督中心负责解释与修订。本制度自印发之日起实施。