文书及档案管理.docx

文書及檔案管理電腦化作業規範（96年修正版）行政院研究發展考核委員會中華民國96年11月文書及檔案管理電腦化作業規範（96年修正版）行政院秘書處行政院研究發展考核委員會交通部行政院主計處彙編文書及檔案管理電腦化作業規範目錄壹、前言1貳、作業規範2一、作業目標2二、作業範圍2三、作業功能2四、作業流程3五、相關規定16六、欄位定義16七、代碼清冊27參、技術規範31一、共同傳輸檔案格式32二、附件採用格式48三、電子公文傳遞交換作業規範50四、中文字碼處理原則55五、政府憑證管理中心相關規範56六、智慧卡設備規範70附錄一：附件補充說明74一、附件傳送原則74二、各類檔案格式之分析比較74三、附件傳送方式之建議79附錄二：前置處理訊息傳輸方式補充說明81一、SMTP傳輸方式81二、FTP傳輸方式87三、FTP傳輸步驟88四、公文電子交換訊息傳輸資料格式89五、訊息格式說明92六、軟體功能說明122附錄三：公文閘道系統補充說明(草案，系統建置案完成視需要更新)127一、公文交換系統使用閘道系統API作業規範129二、公文本文、附件及數位簽章資料傳輸編碼原則132三、公文交換系統使用閘道系統資料傳輸API，ASN.1編碼規範135四、閘道器間資料傳輸與編碼規範149五、閘道管理者與轉送閘道器管理者間資料傳輸與編碼規範150六、閘道系統各項訊息彙編152附錄四：憑證ASN.1格式補充說明154一、格式說明154二、GCA憑證DERcode範例157三、憑證廢止清冊的ASN.1格式161四、GCA憑證廢止清冊DERcode範例161文書及檔案管理電腦化作業規範(96年修正版)壹、前言「文書及檔案管理電腦化作業規範」分二大部分，分別為作業規範及技術規範。作業規範是提供文書、檔案及資訊人員使用，技術規範是提供資訊人員開發公文電腦化作業系統使用。貳、作業規範一、作業目標(一)訂定各機關之文書處理、檔案管理標準作業流程及共同性規範。(二)以電腦輔助文書製作，提高品質，減少重覆繕打之時間、人力及可能造成之錯誤。(三)藉電腦輔助文書流程管理，確實掌握文書處理流程及時效，並予以稽催管制。(四)經由網路傳遞交換，大幅提升文書交換效率。(五)以電腦輔助檔案管理，促進檔案目錄彙整公布，便於查詢調卷，提升決策品質效果與便利民眾申請應用。(六)為提升發文收文處理效率，郵寄信封得以開窗式信封處理，便於郵寄文件自動化處理。二、作業範圍本作業規範涵蓋文書製作、流程管理、傳遞交換、檔案管理，並涵蓋一般公文、訴願、陳情、人民申請、專案管制、民意代表質詢案件等之文書及檔案管理作業(但不含訴願、陳情、人民申請、專案管制等之實質處理)。三、作業功能文書處理及檔案管理電腦化作業包括從電腦輔助承辦人製作公文之文書製作、文書處理過程之流程管理、檔管介面、透過通信網路進行公文傳遞交換，另提供電腦化作業之檔案備份、檔案重整、作業權限設定等系統維護功能(如圖一)。文書及檔案管理電腦化作業文書製作流程管理傳遞交換檔案管理系統維護圖一電腦化作業功能以上五大作業項目之細部功能，如收發文時自動擷取相關公文字號、及印製各式文書及統計報表等，得視各機關實際需要自行訂定。四、作業流程現行文書處理流程如圖二所示。電腦化後，作業流程中若干決策點仍由人工作業判定，詳如圖三至圖六。現行文書處理流程收文分文來文創稿擬辦陳核批示擬稿核稿判行繕印校對用印發文歸檔退稿會辦會辦提陳交辦(主動辦理)(以稿代簽)(簽稿並陳)(批存文件)(1)(2)(3)(4)(5)(6)(7)(8)(9)(10)(11)(12)(13)(2)(1)(3)(4)(5)(6)(7)(8)(9)圖二現行文書處理流程電腦化作業流程(一)文書製作(詳圖三)1、公文文書電子檔包括公文本文檔及附件檔。2、已訂有標準格式之公文類型為：˙令˙函(書函、交辦(議)案件通知單、催辦案件通知單、移文單、機密文書機密等級變更或註銷建議單、機密文書機密等級變更或註銷通知單、執行命令格式亦同)函稿格式同函，為函製作過程中所用，部分欄位資料如受文者、發文日期、發文字號等於發文時加列˙公告˙開會通知單˙簽˙簽稿會核單˙會銜公文會辦單˙公文時效統計˙其他定型化表單前述公文紙格