财税实务：企业如何选择信息化软件.pdf

企业如何选择信息化软件如今，各种各样的信息化软件令人眼花缭乱。对于企业来说，要想挑选到真正适合自己的那款信息化软件，绝非易事。记者采访了北京东山瑞企软件有限公司技术总监谢古今，他的观点可为许多企业在选择企业管理软件上指点迷津。 “纯粹的财务软件只能满足简单的记账需求，这对于现代企业来说显然是不够的，现在企业更需要的是能全面提升企业管理水平的管理软件，这需要不同的管理软件或集成的管理平台来协助达到这个目标，如财务管理、合同管理、供应链管理、生产制造、人力资源、客户关系等不同的管理软件或集成这些功能的管理软件包。”谢古今表示。 明确自身需求很重要 谢古今告诉记者，选择什么样的信息化软件，这与企业所处的行业、规模和类型有着密切关系，同时与管理者的特定管理目标、管理方法息息相关。 特大、大型企业多喜欢选用国外的管理软件，像SAP、ORACLE等；生产制造企业多选用以财务为核心的ERP软件，以实现精细化管理，注重料、工、费的核算；商贸型企业多注重库存管理，以便及时了解商品的销售和进货状况；项目制造型企业主要关注的是从立项到项目结束之前，如何把项目顺利做完，主要关注协同制造类软件，包括项目、合同管理、物料等方面；小型和微型企业目前喜欢使用进销存财一体化管理软件，使用这类软件的单机或网络版，满足企业内部几个人的管理需要，也解决了企业经营最关心的财务和商品问题。 相比之下，更小型的企业主要青睐于SAAS软件。它们往往通过依托软件公司，对数据进行托管。不过，有些企业会担心财务信息对外泄露，因而顾虑重重，此类软件的用户量不是太大。 “企业的需求是多方位的，主要体现在库存、合同、台账、人力资源和客户管理等方面，主要目的在于提高管理的效率。对于有多重目标的企业，一定要使目标明确化，突出各个目标的重要性程度，同时还要考虑软件的数据库容量和企业的财力。”谢古今说。 谨慎选型找伙伴 管理软件与工具类软件不同，其处理的信息要长期积累，不象工具软件，不行可以立即换，管理软件一旦选定使用一段时间后，迁移成本是高昂的，对企业来说有深远的影响，不可大意，选管理软件实质就是在选择一家信得过的合作伙伴。 在选择信息化软件方面，谢古今认为，企业应着重考虑以下几方面的因素：首先是厂家资质，企业应选择有一定历史背景、能持续开发、专注于特定领域、在同行业有成功应用案例的成熟产品公司。相对而言，项目公司则可能完全需要根据用户要求进行开发，普遍存在项目周期长、风险大、成本高的缺点。 其次是产品的专业性，企业应选择专业产品，保证行业应用经验丰富。产品线过长的厂家的产品，往往产品不够专精，或只是其主流产品中的一个组成部分，独立出来的系统不容易完整地解决专业问题。 再其次是产品成熟性。成熟产品经过市场验证，细节完善，功能全面，系统稳定，同时能提供灵活配置功能和二次开发扩展接口。毕竟企业管理不是玩游戏可以简单推倒重来，往往不稳定的产品会大大打击用户的信心，即使以后改进也会留下阴影。 最后，企业要考虑产品的易用性。管理信息系统应用范围广，员工电脑操作能力参差不齐，简洁易用的界面和操作方法是员工乐于使用、不易犯错的基础，这样极大降低企业的培训成本，削弱员工的抵触情绪，为企业的进一步深化应用打下良好的基础。 前面提到这些要考虑的方面，对专业的人员来说可能好办一些，但很多企业没有那么多专业的人和那么多时间，谢古今建议企业可采取“有样学样”的办法，在同行业用户中寻找行业成功应用的案例。对照前面要考虑的因素，逐步考察行业案例，当这些因素与本企业的要求吻合时，争取深入了解实际使用情况，可能的话观看用户的现场操作，与其主要管理人员沟通使用管理系统体会，借鉴成功应用经验。 专业实施保成效 既然信息化管理已为越来越多的企业所重视，然而，我们也看到了不少信息化选型失败的案例。谢古今结合他多年的工作经验提醒企业，除了项目选型外，实施保障也很重要。 信息化推行的成功首先离不开单位领导的重视支持和员工的积极配合，单位领导应参与系统需求确立和应用评审，制定业务规则，划分实施阶段，指明目标方向。同时员工要加强信息化的重要性意识培养，积极配合，做好内部分工，重视日常的数据积累。 其次，信息部门和关键业务部门应联合建立项目组，制定专人负责需求走访、内部协调工作，制定实施细则。 最重要的一环就是，企业要和软件公司多沟通，调整其目标，提高匹配性。为了提高信息化系统的成功率，谢古今建议企业可采取分阶段实施的方式，结合业务需求，一期项目先解决当前最重要的问题。系统运行一段时间后，达到一定的数据积累，加强统计分析功能，增强数据的决策支持作用。在基础流程运行顺畅的基础上，考虑后续业务流程的调整。 此外，信息化软件厂商要为用户提供系统的实施保障。厂家应配备专业的实施队伍，配合完成系统初始化工作，包括组织机构搭建、用户权限设置、业务规则定义