外贸操作流程.doc

外贸业务操作流程（出口业务）为了规范和统一业务人员在做业务时的每一步操作，特制定一套科学合理的，符合我司实际需要的业务操作流程。一方面可认为新的业务员熟悉适应工作，快速进入角色提供指南，另一方面可以帮助老的业务员在操作业务过程中预见并避免也许出现的问题，对所操作的业务有一个整体的把握，同时也促进了业务员之间形成默契，互相密切协作，从而大大提高工作效率。本公司业务人员在执行对外出口业务中，按以下操作流程：一、签订外贸协议：《协议售货确认书》（见附件一）与外商签订的订货协议一般由我方起草，即《协议售货确认书》。1.向协议档案管理人申领协议号和一套登记的协议单据，涉及：核销单，报关单，报关委托书等。申领后先检查单据和公司印章是否齐全，章是否清楚。协议的编号即为售货确认书的编号，编号的编制方式举例说明，例如：09HXY001（09代表的是在2023年做的协议；HXY是公司名称的简拼；001代表的是2023做的第1个协议。）以后的编号以此类推，如：09HXY002……..（详见样本）如非我司制定的协议文本，也需附以相应的协议编号做为备案登记使用。2.向财务确认收款账号，填入协议制单确认单（见附件二）；3.向外商确认好协议中的收货人信息；收货人信息一定要有收货人公司名称，具体的地址，邮编，联系人，联系电话和Email。信息确认后填到附件二中；4.确认协议中的货品名称和相应的海关代码等信息，填写附件二；A,先向外商和工厂确认好所购货品的名称，型号，规格，采购数量。业务员收到订货信息后逐个跟工厂确认，假如信息不全或有误，要向外商具体询问清楚，以免引起不必要的麻烦甚至导致发错货品的严重后果。业务员要保存好订货信息和往来信件的原件，以便复核人以此作为核对依据。B，确认货品的中文报关名称，必须通过几个环节：a.向供货商或开票单位确认好可开出的商品名称、计量单位、数量及开票金额。b.根据开票名称参考察询相应的海关代码，可在《中国海关报关手册》中查询，或登陆中国海关网的商品查询系统（网址：）来查询。在选择海关代码（税号）的时候应遵循两个基本原则：1.凡带有商检等办理手续负杂的监管条件的税号尽量不使用;2.监管条件相同应当选择退税率高的税号（退税的查询可参考网站，）；c.最后再向国际货运代理公司确认中英文报关名称和税号是否可用。5.拟定货品目的地和运送方式；假如是海运要有确切的目的地国别和港口名称，假如是空运要有确切的目的地国别和机场名称。假如是到门要有具体的地址具体到某区，某路，门牌号和邮编。假如是铁路运送要有准确的目的站车站代码。6.拟定协议价格；协议中最关键的部分就是价格，假如报价低于采购价，排除特殊情况，一般情况下对于业务员来说是绝对不允许的，那就意味着赔本。但价格假如报太高外商又不能接受。因FOB价格条款最常使用，也是其他价格条款的基础，下面就以FOB天津港报价举例说明。工厂的报价一定要含增值税发票17%，含包装和运到天津港口的费用，假如工厂提供商检还要涉及商检，假如有关税还要把关税加上，在此基础上折合美金就是FOB天津港的价格。换算汇率重要根据当时牌价，货品的退税等视情况不同而有所有变化。价格确认后填附件二。业务员应保存好所有所有报价的往来邮件或传真，以备复核人对照审核。7.拟定协议价格条款和各项费用；A.佣金。假如是FOB条款，我们收取的佣金一般是FOB合计的3%-5%，具体情况具体分析。假如是货值较大利润较少的货品，比如“钢材”，“水泥”等，可以跟客户少收一些在0.3%左右。假如是CFR,CIF,CPT或是CIP条款,佣金则按照FOB加上运费的合计做基数剩余费率来计算。B.国际运费。假如是海运，运费重要由海运费，港杂费构成。港杂费重要涉及：报关费、THC(集装箱码头装卸作业费，也叫码头操作费)、录入费、保安费、文献费、和短运费（也叫产装费）等构成。假如货品商检有货代负责，那么报价还涉及商检费和商检代理费。货代报价时会报两种价格：美金和人民币价格，海运费报美金，其他的费用都是人民币，对外报价时应当是所有人民币的费用加起来折合成美金加上海运费的合计就是运费的报价。在实际操作中，为了避免运费上调的风险，要在货代报价的基础上加上合理的上浮，并在报价中注明是当月报价，以发货时的运费为准。铁路运费和空运费的计算与海运费基本相同，具体问题具体分析。C.保险费。对外报价保险费的费率都是按照0.25%来计算。8.付款条款；我司通常接受的外商付款方式为T/T，按照约定将货款汇入我司指定帐户。首笔汇款不得低于协议额30％，根据与供货商的协商及考虑到汇率的变化，有时需要100％预付。剩余货款应在交货期前一周内汇到我司指定帐户。特殊情况下，如：见货运提单付全款，需经理批准，并在发运后尽快取得提单，督促外商及时付款。注：未收到全款前不能交付给外商任何提货单据（涉及提