关于城建声像档案集中管理的调研报告.docx

关于城建声像档案集中管理的调研报告一、城市建设声像档案集中管理的难点及存在问题１、拍摄难。一方面表现在对城市建设原貌拍摄上难以控制。据了解不少城建开发公司没有将开工前原貌拍摄记录下来。另一方面表现在对正在建设中的工程项目拍摄不完全。大多数单位没有从工程的前期、中期和后期等各环节进行拍摄。导致拍摄内容不齐全完整的原因。一是工作人员兼职较多没精力去做；二是领导没有把拍摄工作纳入整体计划没办法去做；三是对城市原貌的拍摄范围把握不准什么位置的、多大规模设施的需要拍摄保存搞不清楚；四是拍摄人员或是由于技术水平不高责任心不强或是因为计划性不周对整个情况不了解失掉了许多拍摄机会；五是由于经费有限没资金拍摄。一些单位面对老化的设备或因资金困难无力更换或因控办限制无法购买使得形态各异的高大建筑物和与之衬托的环境背景无法用陈旧的设备反映出来直接影响了此项工作的开展。２、收集难。主要是多门拍摄收集上难以控制。拍摄多为业务部门随机性强。档案部门对拍摄时间、内容及照片、录像数量不好掌握。这些档案即使交给档案部门了也是星星点点很不完整。在收集上档案人员常常叫苦连天工作往往处于被动。个别人曾在调离工作时以自己拍摄的工作照片属于个人知识产权为名一同拿走。另外目前由于声像档案载体材料成本较高而且属于“账外”档案不易控制。许多城建声像档案形成部门出于使用便利不愿将其无偿交给档案部门管理而往往从个人实际工作需要出发对声像资料任意处置致使照片底片损伤或丢失录像制品也因多次使用将其中一些珍贵资料内容丢失。加之保管条件等原因这部分档案正受到不同程度的损坏。３、管理难。一方面体现在保管上的分散性另一方面体现在管理上的不科学性。首先一些单位在城建声像档案资料形成和管理上各行其是散存在各业务科室档案不能实行集中统一管理。其次一些单位形成的城建声像档案不能及时归档久而久之面对一堆照片没有人能说清来龙去脉。照片说明不是缺时间就是缺内容造成整理上的不规范也给日后查找利用带来麻烦。由于底片需要单张保存加印费用较高许多单位索性不存。再有照片档案装具规格通常固定而实际照片大小、形状不一使整理工作停滞。二、解决集中管理难的对策上述问题种种其原因主要是由于各级领导及有关人员对此项工作的重要性和紧迫性缺乏认识。因此我们要紧急呼吁那些形成城建档案的各有关部门把收集、保管和利用好城建声像档案当作一件大事来抓尽量避免和减少这部分档案人为的流失以保证档案内容的齐全和历史记录的完整。解决问题的具体途径是：１、执法建制守规范。收集与管理城建声像档案的难度主要在一些单位和个人不受行政命令制约档案部门无法控制。《档案法》的实施为解决这个难题提供了合法依据。它明确规定凡属国家档案不管是何种载体档案都应依法无条件地向本单位档案部门移交。因此各单位应根据实际情况建立各项规章制度层层抓落实。要将“依法治档”宣传到有关部门和具体人员确保城建档案的齐全和完整。２、领导重视是关键。解决声像档案集中管理难首先要解决领导认识问题。要认识到城建声像档案能形象地、真实地记录城市建设发展的各个方面和不同历史时期的历程具有一般文字档案所不能替代的作用对现实和历史有着重要意义。因此领导要抱着对历史高度负责的态度站在全局利益和长远利益看待这一问题并且将这项工作纳入单位管理工作日程提供必要的物质支持。那种只重建设项目的结果轻形成结果过程；重企业有形的经济效益轻社会无形的历史影响的短期行为是不可取的。３、人、财、物是条件。要想从根本上解决收集与管理难问题没有与之相应的人、财、物支持就会成为一纸空谈。第一应选派有责任心懂拍摄技术的同志担任此项工作。第二在经费使用上应给予必要的保证。第三添置必要的声像档案设备和提供特殊载体档案保管条件。有条件的单位可通过光盘保存声像档案这样提供档案更便捷保存更耐久。另外档案业务主管部门应具体研究解决特殊规格照片档案装具问题以满足档案整理和保管的需求。４、前控工作是手段。收集工作具有机动、灵活、拾遗补缺的作用应当受到重视。档案部门除加强平时收集照片、录像档案外还应处理好与形成档案的各业务部门之间的关系向有关人员及时了解信息查询照片档案的去向并做好有关人员的思想工作尽可能的把散存在个人手中的照片收集起来集中保管更好的发挥其利用价值。另外还应做好收集前必要的登记和鉴定工作。如凡为工作照相的照后都要将照片和底片关于城建声像档案集中管理的调研报告一并交由档案室统一保管。否则不予报销。５、部门配合共同管。建议区县档案工作主管部门与政府有关城市建设项目审批部门及管理部门加强联系通报情况联合拟制有关文件齐抓共管以保