文件级档案的整理-PowerPoint演示文稿.ppt

文件级档案的整理文件级档案的整理文件级档案的整理2、文件级档案：是档案的一种保管形式。即以文件为保管单位的档案。它是目前国家正在推行的一种较为简便的档案管理形式。提示采用文件级档案整理方法的单位对原有的档案原则上不进行重新整理。一、文件归档1、归档范围：企事业单位在筹备、建设、运营以及产权变动过程中形成的直接记录和反映本单位活动的具有依据和参考作用的文件材料。文件级档案的整理《档案工作指南》18-922、归档要求齐全是指文件材料不同的版本、稿次要全；完整是指反映同一问题或方面的文件材料收集要全面；准确是指文件材料是实际的真实反映图物相符文事一致。数量：（1）归档文件材料一般为一份重要的、利用频繁的和有特殊需要的可适当增加份数；（2）具有长期保存价值或具有凭证作用的电子文件应制成一套相应的纸质文件一并归档。时间：（1）管理类文件一般应在办理完毕后第二年上半年归档；（2）产品、科研、基建项目文件在项目结束后三个月内归档周期长的项目可分阶段、分单项归档；（3）外购设备或引进项目的文件在开箱验收或项目接收后登记归档；（4）会计文件在会计年度终了后由财务部门整理保存一年次年上半年归档案室保存；（5）下列文件应随时归档：A、变更、补充的文件；B、基建、设备的维修文件；C、产品、设备更换的新零部件文件；D、机构变动和职工调动、离岗等留在部门或个人手中的文件；E、本单位人员外出参加公务活动形成的文件。文件级档案的整理图样文件：一套为一件或数件档号：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。主要包括：（全宗号）(1)类目号(2)年度号(3)保管期限号(4)件号管理类________________“GL”产品类_________________“CP”科学技术研究类_________“KY”基本建设类_____________“JJ”设备仪器类_____________“SB”会计类_________________“KJ”文件级档案的整理提示确定归档文件材料保管期限参考依据：A、《档案工作指南》：《归档文件整理规程》附录AB、《档案工作文件选编》：财会字[1998]32号《会计档案管理办法》国档发[1988]4号《基本建设项目档案资料管理暂行规定》财务报告采用大流水形式编写件号。即按财务报告形成的年度顺序自“1”始编写件号。一个年度占有一个件号其他二级类目分别在年度内编写件号即一年一个起止件号。文件级档案的整理(2)文件级档案的整理在每份归档文件材料的首页右上角空白处加盖档号章并按已确定该文件材料的档号填写有关内容。提示作为一件的图样材料应分别折叠成A4幅面在每张图纸首面的右上角加盖档号章并填写同一档号章内容在其右下角逐一填写页号。三角袋式样：底边=210mm直角边=260mm文件级档案的整理3、填写《备考表》（1）说明：填写盒内文件材料的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况以及与盒内某份文件反映同一内容但载体形式不同并另行保存的档案保管单位的档号（互见号）。（2）整理人：档案整理人员签