公司档案管理制度及流程.docx

公司文件档案管理制度及流程一、目的加强文件档案管理规范公司文件档案的收集、归档程序和方法确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。术语和定义档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。职责行政人事部：负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作并负责督促指导部门档案管理；建立健全公司档案管理制度指导、监督和检查执行情况；收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；负责公司档案的利用和销毁管理监控档案利用和销毁的全过程确保公司档案的安全；提高档案信息的利用效率促进信息传递和沟通；负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。其他各部门相关人员：1）负责在工作变动时做好或协助移交工作并及时通知行政人事部；2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；各部门档案主管人员1）负责部门档案的管理。各部门负责人1）负责对部门档案管理监督检查。工作程序档案资料的收集1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的各部门分别进行整理并编制《移交目录》每季度向行政人事部移交。归档范围及移交时间：每季度结束后次月10日前。档案资料的标识各部门对各自保管的档案资料编号编号规则见后。档案资料的日常管理：电子类合同或其他需要保管的电子文件应当及时存放于指定电脑硬盘内。文件、合同资料要登记详细信息并编制《文件（合同）管理记录目录》以便检索利用。文件资料、合同要科学排列按编号顺序存放于文件盒内并加以标识整齐排放在文件／档案柜中。档案借阅(1)借阅档案要履行借阅手续填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内不能带出；必须带出公司查阅的需依照借阅权限由相关领导批准；⑵档案外借一般只借复印件需借原件者须经总经理批准借阅的档案交还时必须当面点交清楚如发现遗失或损坏应立即报告直接上级；⑶借阅档案用完后应及时送还如超过借阅时间须重新办理手续；⑷借档人必须爱护档案不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影不得转借或损坏；档案销毁⑴对已失去利用价值的档案销毁时必须写申请销毁报告编制销毁目录报部门总经理批准批准后方可销毁。⑵执行销毁任务时必须由行政人事部人员监销监销人不得少于二人并在销毁目录上签字。最后把销毁目录和批准手续文件一并存档永久保存。档案管理细则1）档案资料的归档范围⑴公司对外发出的公文如给政府的请示报告类公文等；⑵公司收到的公文如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；⑷公司领导的批示、指示等；⑸重要的会议材料包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；⑺公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；⑽本公司发布的各类广告、宣传材料；⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；⑿外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；⒀财务档案资料；⒁各种实物档案；其他具有利用和保存价值的文件资料。3、档案资料的归档要求⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。一般资料按一份原件归档重要文件和高使用率文件可以根据需要按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要原稿须由经办部门保管应经总经理批准后妥善保存行政人事部以影印本归档。⑶声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者归档声像资料必须是原版在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。⑷子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存并做好电子文件存储设备信息的备份工作。⑸各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档并保持其完好无损。4、档案资料的归档时间⑴即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束