复印机合同.doc

No.001复印机合同Kirkton大学采购部门的资深采购员KarenMasters正面临着一项困难的决策。复印机合同的竞争者只剩下Excalibur公司和Quickserve公司Excalibur公司给出了更为有利的报价。然而Karen对她与Excalibur公司以前的合作并不满意她不知道这会给决策造成什么影响。必须在三天内做出决策。Kirkton大学及其采购部门Kirkton大学位于美国中西部登记在册的学生人数超过25000人有65座建筑物、16个系和学院。学校行政管理部门员工超过2000人。采购部隶属于行政管理部门负责接收、管理及供应维持学校正常运转所需要的物资。KarenMastersKarenMasters在六年前加入采购部当时好刚获得音乐和教育学位。除了研究生学业还通过了总共四门注册采购经理考试中的三门。目前她正在为了获得证书而努力。自从加入采购部以来Karen已经从一个普通员工被提升到了资深采购员的职位。在关于合同投标和如何确定中标方面她累积了大量的经验。投标过程采购部门不断地招标接收各种投标书以最优利益为标准选择供应商。这个过程包括检查每份标书的细节确保其符合最终使用者的需要并确保学校能够用有限的资金获得最高的价值。要达到这些标准责任主要落在采购部门主管和资深采购员肩上。复印机合同Kirkton大学校园中总共使用着225台复印机(这个数字不包括投币式机器或者绘图服务)。这225台复印机中有近100台是根据一份四年期的合同从某复印机公司租借的。该合同包括每一次复印的服务和复印机的维修工作。八年前Kirkton大学与Excalibur公司签订了一份四年期的供应复印机的合同。Excalibur是一家大型跨国公司在市场中占主导地位它以每次复印大约3.3美分的投标价格获得了合同。但是在合同执行期间Excalibur公司的表现一般。它提供的复印机是没有适应性的、简单的复印机(例如没有放大功能等)并且不能保证及时维修。四年后合同期满需要重新签订一份合同。这一次当地一家小公司Quickserve获得了合同。激烈的竞争和生产复印机成本的降低使Quickserve公司提供了复印机每次1.9美分的价格。另外Quickserve公司提供了多种规格和适应性很强的机型其中包括Kortex100s、4000s和5000s。Karen认为与Quickserve公司四年的合作是非常令人满意的。除了性能优良的复印机很强的适应性以及较低的成本Quickserve公司的服务代表也提供了非常好的服务。实际上与Kirkton的合同是由Quickserve公司的总经理亲自监督执行的他不断地给Karen提供关于每一台复印机服务记录的报告。而且Quickserve公司允许Karen决定何时更换同类型的复印机(即更换掉经常出故障的复印机)这是Excalibur公司以前坚决要求Kirkton大学自行解决的。在大学与Quickserve公司履行整个合同期间Excalibur公司不断地向介绍该公司其他系列产品。Karen对他们的做法很反感这可由两个例子来说明。首先在Karen从事采购工作的六年里公司更换了13次销售代表。由于学校订立合同和开发票程序的特殊性Karen不得不“重新培训每一名销售代表”。其次学校有一项严格的规定所有采购要由采购部来完成上。然而Excalibur公司的代表有时直接与最终的使用者进行联系以影响其对于材料或者采购的需求而Excalibur公司的代表明明知道这是违反学校规定的。当前的投标到1月7日截止日期总共收到了19份对于复印机合同的投标。把范围缩小到五家公司：Tauras、Excalibur、Quickserve、Doolittle&Byers以及Plumper。经过仔细考查又淘汰了三家公司。淘汰Tauras公司是因为它缺乏历史记录(这家公司刚成立两个月)并且不能确定其是否能够应付业务量这么大的一份合同(这份合同的业务量比它目前的业务量两倍还多)。淘汰Doolittle&Byers公司是因为它提供的标准复印机每分钟只能够复印40张很显然这是需要大量复印的使用者所不能接受的。另外Doolittle&Byers公司没有计算机化的服务系统并且也不准备安装这种系统。淘汰公司Plumper是因为它的设备技术含量太低(液态的)这将产生低质量的复印件。保留下来的两份投标来自Excalibur公司和Quickserve公司。Excalibur公司的投标包括重新装备的复印机提供与Quickserve公司相似的服务价格比Quickserve公司的投标价低大约20%。Quickserve公司的投标是现在合同的延续包括现在所使用的设备。它的投标价格与上次合同价格相同。Karen的决策当考虑这些影响好短期内所要作出决策的因素时感到有些忧虑。显然公司