办公室文员培训.ppt

卓越的助理及办公室文员培训学习公约向上级谦恭是本份;向平辈谦虚是和善;向属下谦逊是高贵;向所有的人谦冲是安全。联想：民国陶觉说：自谦则人愈服自夸则人必疑。谦逊其实并不是低下而是一种谨慎避免高估自已。法国文学家梭诺尔说：最成熟的麦子贴近地面；最好的魚潜游水底。什么是文员?什么是助理?请问在坐的：把自己怎样定位的研习主题卓越助理形象塑造她们给你的感觉有什么不同？塑造职业形象秘书小姐就是公司的形象代言人一是领口:注意不要在领口露出内衣的美丽花边二是背影：在浅色职业装下不能穿深色内衣二是在非常合体的西装裙内不可穿过紧的三角内裤三是丝袜：丝袜是内衣的一部分（大家有没有看过一个电视剧婆婆小姑里的一位主角阿姣在一次做秘书时给客户介绍产品时因为她的丝袜而使公司未做成生意而后被解除了)仪容仪容穿着:女性穿西服裙必须穿连裤袜颜色以浅灰色或浅黑色为宜;穿西裤时袜子的长度使你不至于在坐下时或是一条腿搭在另一条腿上时露出腿部的皮肤为合适.皮鞋的颜色以黑、白、棕、酒红、驼黄、墨绿色或其他浅色调粉色为宜应与裙子或裤子一致.鞋跟以4~6公分为宜不应穿露脚趾的皮鞋或凉鞋。穿着:男性穿着:男性职场禁忌职场禁忌职业女士着装站姿站姿座姿座姿做座姿游戏走姿走姿手势行礼鞠躬脸部表情办公礼仪会客室礼仪奉茶、咖啡礼仪用餐礼仪中餐礼仪中餐礼仪中餐礼仪西餐礼仪西餐礼仪（餐具的使用）西餐礼仪（进食方法）与客共乘电梯礼仪在上车前主人应为客人打开轿车右侧后门并以手指示车篷上框提醒客人注意等客人坐好后方可关门主人最后从左侧后门上车抵达目的地时主人应先下车并绕过去给客人打开车门用手挡住车门上框协助其下车。乘车礼仪乘车礼仪访客礼仪访客礼仪介绍礼仪介绍的顺序（尊者优先）介绍礼仪介绍他人礼仪被介绍者应面向对方停止手头活动介绍完毕后与对方握手问候如：您好！很高兴认识您！。避免对某个人特别是女性的过分赞扬。坐着时除职位高者、长辈和女士外应起立但在会议、宴会进行中不必起立被介绍人只要微笑点头示意即可。把一个人介绍给众人握手礼仪交换名片礼仪交谈礼仪引导客人的要领1.客人上电梯后自已却没能上．2.在电梯里倚靠在电梯内壁上．3.把客人甩在一边不理．4.电梯里已经很多人还叫客人上电梯．不良仪态禁忌视线停留在嘴附近在谈话时将视线停留在对方的整个面部或嘴附近比较好．当提问或强调要点时：轻微注视一下对方的眼睛再马上把视线移幵．对方提出无理要求时：在接触的瞬间用较强硬的目光注视对方的眼睛．具体说明时：用柔和的目光注视对方．电话沟通及接听技巧打电话前的准备工作电话打招呼（语言握手）电话打招呼（语言握手）电话礼仪电话礼仪接听电话用语接听电话礼仪(专心聆听并提供帮助)电话聆听技巧打电话用语如果对方说只有几分钟的时间﹔你必须言简意赅直接切题并控制在5分钟内结束。若有问题时需等对方完成整句话后再说：“对不起﹐你的意思是……”或“对不起请问刚才你是说……”在对方一句话未说完时就打断别人﹐这是很不礼貌的若三次打断别人的说话此次通话是失败的。适时感谢夸赞对方或与对方认同。如果你不完全赞同对方的意见不用强烈反驳可以说：“你的观点很有道理不过从另一方面来说……”线路中断打电话结束语电话基本礼貌行为代接电话基本礼仪电话留言技巧电话转接技巧帮上司接听和过滤电话接听电话时间管理如何处理抱怨电话使工作顺利的电话术最佳通话时间的选择最佳通话时间的选择时间管理(首先做每个人的一日计划表20分钟后做分享)缩短别人干扰的时间打发他人走的策略当我们被打断时该如何处理自我组织管理省时之道5S管理办公用品的管理文书档案及资料管理技能收集档案收集档案收集档案收集档案整理档案整理档案整理档案的管理原则主管行程、会议安排及工作跟踪管理主管行程主管行程管控表主管行程管控表主管行程管控表主管行程管控表会议记录会前计划与筹备会间组织服务会议记录会后的善后处理态度管理秘书\文员在职场中的位置秘书职业要求专业秘书应具备的素质专业秘书应具备的素质职责香水的使用方法男士穿西装的礼仪