高职院校档案信息化建设探究.docx

高职院校档案信息化建设探究【摘要】文章阐述了高职院校档案信息化建设的现状并从档案工作本身、学院和社会发展角度分析了高职院校进行信息化建设的必要性并指出高职院校在进行档案信息化建设过程中具体实施的对策。【关键词】信息化;档案工作;对策随着信息时代的到来网络和计算机技术已经深入到社会生产、生活的每个领域档案管理工作也顺应时代的发展而以新的信息技术来取代传统的管理方法和手段。高职院校档案信息化建设是以计算机信息技术建设为基础以数字化纸质档案为重点以为档案信息资源利用拓宽渠道为目标的一项重要工作。信息化建设能够使档案工作职能更好地实现带来便利信息化水平是衡量学院档案工作现代化程度的重要标志所以高职院校档案信息化建设的需求也就显得尤为迫切。一、高职院校档案信息化管理现状现阶段高职院校档案管理过程中虽然档案室已普遍配备了计算机但数字化程度不高一般只能对其标题、目录等基本信息进行数字化工作档案利用无纸化、网络化程度不高对于档案的具体内容无法快速、准确查找究其原因有些高职院校对档案信息化建设的必要性认识不足没有从根本上意识到档案资源只有进行有效的开发利用才是有价值的信息。在面临学校扩招在校人员数量急剧增多的情况下一些学校在进行决策规划时把校园硬件建设放在首位面对档案载体种类的变化档案信息资源急剧的增多学校缺乏足够的重视出现了经费短缺、制度落实不到位、管理人员没有经过专业的培训不能满足档案信息化管理的需求等问题致使档案信息化硬件、软件等基础性设施建设及档案信息化进程呈明显的滞后性。二、高职院校档案信息化建设的必要性（一）高职院校信息化建设是档案管理工作的需要。档案信息化建设的前提是档案数字化档案信息管理数字化、网络化使高职院校档案管理工作变得更加便捷高效数字化档案使传统的纸质档案转变为电子档案通过计算机读取不仅能减少原件的使用频率有效地保护档案原件还能够通过建立档案网站、档案管理系统与校园网、办公软件联接改善档案利用方式的局限性丰富利用形式拓宽服务渠道提高检索利用效率为学校教学、管理、科研提供方便快捷的查阅方式档案信息化建设还能够使档案收集、整理更加方便。（二）高职院校信息化建设是学院发展的需要。高职教育大幅度改革办学规模的扩大学生数量增加教学任务加重高职教育数据资源优化整合虽然丰富了馆藏资源但加大了档案管理的难度迫使档案信息化建设成为高职高专院校适应高等教育改革与发展的必然趋势档案信息化管理突出的易存性和检索利用的便捷性能够使电子档案更好地服务于科研、教学促进高教工作的开展更在一定程度上解决了档案馆藏量急剧增加所带来的管理上的难题更好地适应高等教育改革与发展。（三）高职院校信息化建设是社会发展的需要。随着社会的发展、计算机电子技术的普及应用使传统的档案管理模式暴露出不适应信息时代发展的新问题而运用计算机网络技术进行现代化管理使档案信息资源的收集、整理、利用变得更加方便、快捷数字化档案信息资源能够让用户不受时间、空间的限制在网络上根据自身权限查阅档案资源更好地为用户服务。因此信息时代的高速发展需要与之相适应的信息数据资源的支持高职院校综合档案室的馆藏档案作为社会信息资源重要组成部分应在传统的档案收集、保存、利用服务功能基础上建立网站、数据库平台实现资源共享加快信息化基础设施建设不断提高档案保存功能和利用效率适应当今社会发展的需要。三、高职院校档案信息化建设实施对策（一）转变传统观念提高认识水平。高职院校应转变传统的观念重视学校的档案信息化建设工作将档案工作信息化建设纳入总的信息一体化建设的规划之中与学校的各项工作协调发展把各种文件归档收集、整理工作列入学校的岗位责任制之中纳入到教学、科研和各项管理人员的职责范围之中。加强宣传力度让广大教职工能够进一步认识到档案工作的意义和作用积极支持档案部门做好信息化建设工作。档案信息化建设是转变传统观念的一项创新性档案工作档案管理员要不拘泥于传统的手工管理模式主动转变管理观念将档案信息化系统应用起来所以要求高职院校要加强学校档案数字化人才培养根据学校和个人实际情况采取不同的学习、培训模式通过岗位培训、继续教育、专题研讨等多种方式提高信息化管理知识培养一批档案信息化建设及应用人才发挥档案信息化在管理中的纽带作用加快档案信息化建设的步伐。（二）增加经费投入加快基础建设。高职院校应该增加对档案信息化建设的经济投入尤其是信息化建设所必要的硬件的投入而引入一个符合高职院校实际的档案信息化管理系统显得尤为必要高职院校可根据实际情况制订档案业务工作标准、技术、设备等方面的具体方案自行开发或购买与学校档案管理相适应的软硬件系统实现资源共享提高办公效率。