高职院校档案信息化建设思考.docx

高职院校档案信息化建设思考摘要:随着网络时代的到来档案信息化建设在档案工作中扮演着越来越重要的角色它要求深化档案社会化服务与相关的投资和技术业务建设服务。现阶段高职院校档案管理正处于转型的阶段从传统的实体管理模式走向现代化的信息管理模式需要加强档案信息化建设。因此本文将从高职院校档案管理的现状出发阐述了加强高职院校档案管理信息化建设的必要性并提出了加强高职院校档案管理信息化的对策和建议以战略性的眼光将档案信息化建设纳入校园建设整体规划中全面推动高职院校档案管理迈向现代化、信息化的进程。关键词:高职院校;档案管理;信息化建设随着计算机网络技术不断普及应用各行业信息化建设如雨后春笋般涌现给人们生活带来了发展机遇的同时也面临着越来越多的挑战一定程度上它提高了社会生产与人们生活的效率但是在信息化建设的过程中数字技术广泛应用增大了档案管理的难度特别是高职院校的档案信息化管理。随着信息化程度逐步提高高职院校各部门档案信息化工作发生了天翻地覆的变化中专校基础上升格、合并而来的高职院校的档案管理人员整体素质不高对档案信息化工作了解很少这严重制约了各高职院校走出传统的实体管理模式与走向档案信息化、现代化模式的进程。因此有必要加强高职院校档案信息化建设不断提高档案管理工作的效率真正实现高职院校档案现代化、信息化管理。1高职院校档案管理的现状随着网络技术不断深入严重影响了人们的思维观念对于高职院校来说其档案管理工作也发生了巨大的变化。首先高职院校对档案管理的认识不足其管理者具有多年丰富的工作经验对档案管理信息化建设的认识常常局限于传统的实体管理模式以”熟练”的业务技巧获得职称的管理领导者从根本上无法满足档案信息化建设所提出的要求整体素质与文化程度与信息化管理对档案管理人员的要求出现了一定程度的脱节行为;其次高职院校档案管理走向信息化的过程中技术人员严重不足具有档案管理知识与计算机知识的复合型人才十分匮乏其管理工作人员缺乏专业的培养教育导致其理论知识与业务技巧与档案管理工作不相匹配最终严重制约了档案信息化建设的发展;最后主要是高职院校缺乏必备的档案基础设施与技术手段受资金方面的制约部分高职院校档案部门仍然在使用系统老化的计算机缺乏文件检索与档案信息管理兼并的计算机管理软件系统现代化管理手段单一造成人力资源与信息资源严重浪费。2加强高职院校档案信息化建设的必要性2．1有利于提高院校纸质档案纸质的保护率和利用率随着高职院校招生规模不断扩大学生数量与日俱增需要整理的档案资料越来越多受经济发展与资金限制的部分高职院校并没有全部采用计算机录入信息而是采用传统的实体管理模式以纸质材料为载体依靠手工方式录入。这样的方式可以在忙碌时避免信息录入出现错误但是重要档案资料极容易出现丢失和损坏的情况比如在反复使用的过程中就会导致档案资料出现一定程度的磨损。因此可以将传统的档案管理模式与信息化有机结合为了避免机器突然出现故障与信息录入出现错误的情况可以统一放置用计算机统一录取进行管理这不仅可以提高院校纸质档案纸质的保护率、避免重要档案的损坏和遗失也可以提高院校纸质档案纸质的利用率在调取信息化管理档案资料的时候更方便快捷避免了了查找的繁琐过程。2．2有利于提高档案管理工作人员的工作效率与业务水平以纸质档案为基础的高职院校档案管理不利于工作人员进行查询与借阅再者以手工为主进行查找的方式浪费了相关的人力资源与宝贵的时间资源也极容易出现错误总体来说不利于档案管理的整体统计与对外交流大大降低了档案管理工作人员的工作效率。但是加强高职院校档案管理信息化建设后档案管理在向自动化、网络化方向发展的同时有利于信息的快速录入档案在一次录入后也更容易查找、保存和修改也可以反复利用通过网络实现快速传递的目的在一定程度上提高了档案的利用率操作方便自动产生记录这些大大地提高了档案管理工作人员的工作效率也让档案管理工作人员有更多的时间进行培训不断提高计算机技术和档案管理工作专业业务能力。3加强高职院校档案管理信息化建设的对策和建议针对目前高职院校档案管理信息化建设的现状来看高职院校档案管理还存在着一些不利的因素因此必须采取有效的措施加强档案管理信息化的建设。3．1深化档案管理信息化认识明确档案管理人员工作职责进行高职数字校园建设最重要的组成部分就是院校档案信息化通过将档案信息化与计算机技术有机结合进行学院数字校园的系统性工程不断深化档案管理信息化认识明确档案管理人员工作职责。首先制定明确的学院档案信息化计划成立相关建设领导小组通过领导小组引导全院档案工作不断向信息化发展从而有针对性地确保学院档案信息化建设以学院综合档案室集中管理为中心建立全院档案