高职院校档案信息化建设刍议.docx

高职院校档案信息化建设刍议随着信息化突飞猛进的发展高职院校传统的管理模式己不能适应和满足现代化发展的需要开展高职院校档案信息化建设势在必行成为必由之路。档案信息化内涵问题出路一、高职院校档案管理信息化的内涵和重要意义所谓档案管理信息化就是以计算机数据库及互联网为主体把文字、视频、声音、图像等资料信息存贮在磁盘、光盘、录像带等载体中通过计算机的网络和终端等方式实现档案信息资源的有效利用以及共享从而为使用者提供更为便捷、快速、生动、丰富及到位的档案信息服务。而高职院校档案信息化就是立足高职院校的优势和特点运用科学先进的管理理念及信息技术以现代化科技信息基础设施为支撑点以档案信息资源为管理核心从而实现档案信息资源的高效开发、充分利用和共享为目标的智能化管理过程。高职院校档案信息化是高校“数字化校园”建设的重要组成部分是利用科学信息技术工具获得、处理、传输和应用档案资源提高档案管理效益与效率实现资源共享逐步实现档案资源数字化、信息服务网络化、电子文档管理规范化的重要途径。其最终目标就是实现高职院校馆藏信息资源数字化和立体化从以档案实体保管和利用为重点转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心从而使高职院校档案工作进一步规范化、数字化、网络化和社会化。二、高职院校档案信息化建设中存在的问题探究1.在思想认识上存在重视不够的问题从思想认识方面对档案管理信息化的认识较为肤浅“重教学轻档案”的误识还大有市场不能正确认识档案工作在高职院校建设中的重要性和必要性意识不到档案工作对高职事业的促进作用总认为高职院校档案管理不用像普通高等学校那样严格甚至有个别人认为档案工作可有可无把工作重点只放在招生就业上。2.在管理方式方法上存在陈旧落后的问题目前高职院校大多由中等职业学校整合发展而来由于历史的原因其对档案工作的管理方式方法上显得陈旧落后。特别是文件立卷归档后不能够及时对其进行加工、调整与编目只是把档案资料收集来了存在档案室了致使档案管理工作人员不能对某些有价值的档案资料进行开发利用而且因管理方式落后导致在利用率上不高。3.在档案信息化基础设施上存在配置不高的问题档案信息化基础设施建设主要包括硬件设施和软件设施两方面。硬件设施方面主要是档案设备如有计算机、打印机、扫描仪、复印机、存储器、读卡器、摄影摄像器材及其他必备的设施设备。在软件方面主要包括档案信息处理系统档案信息数据库以及相关软件开发运用和处理程序等。目前高职院校档案机构信息化基础设施建设参差不齐硬的不硬软的更软有的学校所谓的信息化建设就是仅仅是摆设几台电脑以为这样就信息化了。4.在档案人员的综合素质、信息化知识素养和专业技能方面存在水平不高的问题某些高职院校档案人员属于“照顾”岗位等同于后勤部门因而工作人员大多年纪较大学历较低科学文化知识有限缺乏专业的档案管理知识和基本的信息化知识和微机应用知识导致他们难以适应高职院校档案管理的信息化建设。5.存在高职院校的档案资源开发和利用率滞后的问题在实践中发现一些高职院校的档案部门在研究和开发档案信息资源方面与对档案资源的需求方面存在着严重不对称状况。一是在档案工作的日常管理中档案整理与被动地提供咨询、查询等占其业务的绝大部分而在档案数据库的开发以及档案网站建设方面的工作偏少或者没有；二是档案大多数是反映各部门工作的文书档案而能反应学校办学趋势、学科特点、师资力量、管理建设、自身优势等内容的影像、图文及信息化档案涉猎较少；三是部分重组后的院校档案不能集中统一管理档案的开发和利用工作往往被忽视。三、高职院校档案信息化建设的对策探寻1.加强领导统一思想认识问题。高职院校档案信息化建设需要领导层的重视。只有领导重视了档案信息化建设才能开展下去。如果领导不重视主管业务的领导知识又不能及时更新档案信息化就没有一个明确的引路人和明白人档案管理现代化、科技化和信息化就成为了一句空话。因此高职院校档案信息化建设作为高等学校管理的重要内容要自上而下突破从领导突破统一思想认识。2.加强人才管理引进和培养现代化管理人才任何工作人才是关键。一是从人员结构上改变档案管理队伍素质选择能够适应新的工作需要知识基础相对深厚的人才。二是要大力加强全员培训工作提高档案工作人员的综合素质使他们有机会学习并掌握计算机基本网络技术、信息技术等相关学科知识以便主动适应工作对象、工作环境和工作手段的发展变化真正成为一名管理者。3.加大资金投入确保软硬件及时到位兵马未动粮草先行。资金投入是确保高职院校档案机构能否配置档案信息化所需要的硬件和软件设施的重要条件。学校财