高校院系科研秘书工作浅析.docx

高校院系科研秘书工作浅析随着高校科研在国家科技研究中重要位置的逐渐体现高校科研经费逐年增长科研管理工作也日趋重要起来。因此高校科研主管部门对科研秘书工作的重视和科研秘书对自身工作能力的提高势在必行。高校院系科研秘书管理工作在科技高速发展的时代高校在为国家培养人才的同时也成为了我国高技术领域原始创新和基础研究的主要力量之一在我国科技研究工作中高校的科研工作逐渐体现其重要地位。随着高校科研经费逐年大幅增长科研的管理工作日趋重要起来已成为管理工作的要点而院系科研管理工作是学校科研管理工作中不可缺少的组成部分是学校科研工作的基础。院系的科研秘书作为科研工作的承担者是学校科研主管部门和学院及学院科研人员联系的纽带起着上传下达的重要作用。详细透彻地了解科研秘书的工作内容及职责逐步提升科研秘书的业务素质对学院及学校的科研管理工作有着重要的意义。一、工作内容及职责1.日常管理工作日常管理工作中主要是各种信息的上传下达。科研秘书需将各种学校关于科研的信息及要求通过邮件、电话等方式及时快速地传达给学院相关领导和教师为学院领导及教师尽可能提供足够的时间去消化了解信息并做出反馈并在领导和教师做出反馈后第一时间送至学校科研主管部门保证按时完成任务。日常工作中还包含了部分的学科建设工作如“985”项目、“211”项目、重点学科项目的申报、总结、验收及项目预算等相关材料的整理、上交、备案等。2.科研项目管理工作在科研项目管理工作中科研秘书的主要任务是协助学院教师进行各种项目的初期申报、中期考核及项目结题验收等。特别是项目申报初期申请书在学院的初审由于教师一般都将大部分精力放在项目的核心内容上对一些基本细节的地方不是十分了解而这些就需要科研秘书来提醒科研秘书协助教师审核申请书的版本、格式、基本信息、经费分配比例、项目负责人签字是否齐全等让一些最基本的问题在最短时间里得到解决。科研秘书的有效协助保证了整个流程的通畅提高了项目申报的效率为项目负责人节约了更多的时间和精力。3.科研档案的统计与整理统计与整理学院的科研档案是院系科研秘书的重要工作之一。科研秘书需将历年学院教师获得的科研项目、科研奖项、经费拨款单、发表的文章等科研相关纸质文件整理归档并形成系统的电子文档进行分类统计。这些对院系来说是相当重要的文件数据在每次的学院调研、学科评估、教师的评聘等工作中这些科研档案都是十分重要的参考数据。4.学术活动的组织管理在高校学术活动是必不可少的而院系的学术活动一般都是由科研秘书协助领导组织安排的如学术报告时间、地点的安排报告人及报告内容的宣传。在校际学术交流中活动的时间、内容、流程协调安排等。科学合理的活动安排不仅提高了活动的效率也保证了活动的顺利进行。从科研秘书的主要工作内容我们可以看出科研秘书的工作性质包含了服务性、繁杂性、协助性等特点。科研秘书是院系科研工作基层的管理人员是为学院及学院教师服务的及时的为学院领导及教师提供各种科研相关信息、相关政策查阅相关文献及材料及时的反馈项目中存在的问题为各种科研任务做好提前准备和收尾工作这些都体现其工作的服务性。同时科研秘书的工作量很大面向的工作对象很多涉及内容更是繁杂甚至有些工作内容彼此间是没有任何关联的如项目、文章、奖项、学术活动、科研津贴等这些又决定了其工作的繁杂性。科研秘书做了大量的工作但其中有一部分工作不是他能独立完成的而他在完成过程中的角色是协助如协助学院领导完成各种学校要求的科研材料完成学术活动的安排与执行又如协助学院教师完成各种科研项目、科研奖项的申报、验收等。二、建议1.深化内部科研管理机制改革学校要加大对科研工作的重视力度积极推进院系的管理机制深化内部科研管理机制改革完善管理机制适当增加奖励条例。完善的规章制度是提高工作质量及工作效率的基本保障而奖励机制则是激发工作热情的有效手段。2.科研秘书本人要特别重视专业技术培训科研主管部门应最大限度的为科研秘书提供专业技术培训的机会而科研秘书本人也要特别重视专业技术培训。专业技术培训是科研秘书提升自身工作能力非常难得的机会因为在参加专业技术培训的时候科研秘书可以先将工作放到一边集中一段时间全身心投入到学习当中学习效果显著。同时在培训期间也为院系科研秘书与学校科研主管部门、其他院系科研秘书、外校科研人员的交流沟通提供了便利条件。3.加强自主学习一是要学习本学科的专业知识科研秘书服务及协助的对象都是极具专业性的且是高层次的甚至有的专业还要分很多研究方向科研秘书要尽可能了解专业知识更好的融入到学科中去为专业教师提供更好的服务。二是要加强信息化办公的学习在这个信息化