高校档案管理信息化建设的探讨研究.docx

高校档案管理信息化建设的探讨研究【摘要】我国目前所有高校已经着手进行档案管理信息化建设并且取得了一定的成绩但是仍然存在着很多亟待解决的问题高校要想更好地发展就必须找出相应的解决途径。【关键词】高校档案管理;信息化建设;问题;途径自恢复高考以来我国的教育事业飞速发展全国高校数量不断增长与此同时每年各高校的人数也在直线上升。以前采用纸质版档案对高校学生的信息进行管理已经不再适用纸质版档案只能用于小规模的信息管理大规模的信息管理必须需要二者的结合。加之中央颁布《全国档案信息化建设实施纲要》使得高校档案信息化管理在高校中普及开来。高校档案管理的信息化在为相关工作人员减少工作量的同时还能最大限度发挥档案的作用。由于高校档案信息化建设是近年来才发展的我国高校档案信息化建设还在探索中所以有待加强和改善。一、分析高校档案信息化管理存在的问题及影响（一）相关人员意识和素质问题。由于高校档案信息化建设刚刚起步其对学校的管理和带来的自身效益还没有显现导致高校的领导对档案信息化建设不重视在对档案信息化建设方面作出决策时会有主观上的偏差例如在财务、人员等进行工作分配时候资源少。其次是现在许多高校的档案管理人员是学校临时请来的没有正式的编制尤其在三本及专科院校较普遍管理人员文化水平低且没有经过专业的培训连纸质版档案管理都做不好更不要说档案信息化建设。（二）投资较少档案信息化管理基础设施落后。高校档案信息化建设要搞好相应的配套硬件设施例如电脑、办公用地等必不可少。有许多高校由于重视程度低、财政资金短缺对档案的信息化建设投资较少。2014年某省教育部门对该省内的高校档案信息化建设进行了一项有关其设施配置的调查调查发现100%的被调查高校都在进行档案信息化建设但是有多达70%的高校在进行相关工作时候拥有的配套电脑设备不超过3台有很多电脑都是直接从学校信息计算机房直接搬过来的设施陈旧办公都是在纸质版档案管理得办公室进行没有专属的办公用地。（三）高校档案管理信息化建设的管理机制体制存在问题。机制体制问题表现在监督体系、奖惩体制上面。基本上所有高校对档案信息化建设都没有建立完整的监督体系有监督体系的也只是对信息化建设的结果进行考核而没有对信息化建设实行动态监督管理对建设过程中存在的问题不能及时地抓住并解决。另外由于高校对档案工作人员的工资福利待遇实行统一标准导致信息化建设工作人员的收获不公平与其他档案管理人员所获得的报酬是相同的就在某种程度上降低了工作人员的积极性。二、加快发展高校档案信息化建设推动我国教育事业不断发展（一）加强相关人员素质的培养为高校档案信息化建设打下基础。首先要加强领导层对档案管理信息化建设的意识要定期将高校领导组织起来参加有关档案信息化建设的交流学习并要积极地开设相应的例会将学校信息化建设的现状进行分析并作出指导明确高校里面各部门所扮演的角色从而加强各部门领导的重视。其次学校要引进专门的计算机人才和档案管理人才并将相关人员送去进行相关培训以提高其专业技能定期进行考核对于考核不合格的人员及时地处理。相关人员的意识和专业素养是高校档案管理信息化建设的基础。（二）加大投资力度健全高校档案管理信息化建设管理机制。加强机制建设是高校档案信息化建设得以实现的保障首先相应的规章制度的建立完善必不可少这样才可以使得相关工作人员在进行工作时有法可依有例可寻。其次要建立领导监督管理小组对档案信息化建设的过程进行监督并且要实行突击检查制在保证工作人员到岗到位的同时还有保证信息化建设过程的合理性并将相应的建设结果和问题及时反馈给相关领导层。最后对档案信息化建设中做出好的成绩的要给予特殊的奖励对存在问题的及时地惩处并在校内通报以提高员工的积极性。高校要加大对档案信息化建设的投资力度各高校要根据高校人数高校发展的情况对其进行相应的投资和人力物力的分配。要给档案信息化建设工作人员配备独立的工作室以便于其更好地交流探讨由于高校人数的庞大学生、教师、后勤工作人员以及家属等人员的复杂在建立相应的数据库时就要根据不同的情况分别建设最后再审核汇总到一起在数据库建立时一定要保证数量信息的准确性足够的人员和电脑等一些基础设施必不可少。（三）创新信息化建设技术为高校档案管理开辟新途径。目前我国高校在进行档案信息化建设时仅仅是将原来学生的纸质档案中的数据录入到电脑中相应的系统在学生毕业后将相应的电子信息封存就好了。这样的信息化建设方式使学生档案得不到更新并且没有多大意义。高校在档案信息化建设时要及时地更新档案的数据高校应该依次按照学院、系、专业以及班级逐级建立相应的档案管理小组对高校的所有人员的信息进行及时地汇报并录入相应的系统中这样保证了学生档案信息的