餐饮企业采购业务内部控制探讨.docx

餐饮企业采购业务内部控制探讨［提要］随着市场竞争的日趋激烈餐饮企业的利润空间越来越小在这种苛刻的环境条件下想要继续稳定发展其关键在于成本控制。为了达到成本控制目标做好内部控制是必要手段。本文通过分析餐饮企业采购业务的基本内容及特点对其做好有效的内部控制提出建议。关键词：餐饮企业；采购；内部控制一、餐饮企业采购业务内部控制目标（一）保证采购业务和生产销售要求一致。采购环节的内部控制应使采购的一切活动包括订货要求的提出和审批、供应商的报价、采购批量、货物验收等须严格按照生产和销售的要求进行因为采购原材料的品种、数量、质量和价格高低等决定了企业未来生产和销售的成败盈亏所以防止不恰当的采购和某些人为了个人利益以牺牲企业的利益购入与生产和销售要求不符的原材料的行为发生。（二）保证采购业务会计资料真实完整。要求每一项货物采购业务都必须得到反映换言之在有关会计核算资料中都可以追溯到每一项采购业务的踪迹而且所记录的都是实际已经发生的采购业务。这些核算资料都能真实地反映采购业务的情况、来源、单价、金额以及费用等都是实际发生的内部控制应防止漏记或虚记采购业务资料。（三）合理反映企业应享有的折扣折让。商业折扣是供应商为了促销而给予企业的价格上的让渡现金折扣是供应商为了使赊销款项提早收回而给予企业的价格让渡。两种折扣都会给企业带来相应的经济利益。如果发现采购货物存在质量问题可向供应商要求退回或给予一定折让。内部控制应合理揭示企业已享有的各种折扣和折让合理地冲销相应的应付账款并正确确认购进货物的成本防止有人将企业享有的折扣和折让隐匿起来避免企业获得的利益为私人占有。（四）尽量降低采购风险。采购风险是在采购过程中由于存在不确定因素而造成的可能损失。当商品供不应求时由于不确定因素增多应增大保险储备量。保险储备是企业为了防备物资运送误期或来料品种不符需要等而建立的物资储备。再如当购买新产品时如果事先不了解市场反应应减少购买量。二、餐饮企业采购业务基本内容采购原材料是餐饮企业组织生产和提供服务的前提。比较完整的采购过程一般由采购计划、组织订购、签订购货合同、到货验收入库、货款结算和付款入账等环节组成。（一）制定采购计划。购买原材料的申请通常源于仓库存货的储备要求。仓库管理员应填制请购单送交采购人员。请购单一般包括所需要的材料名称、规格、库存数量、请购数量等。大多数企业对正常营业所需材料的购买均作一般授权比如仓库在现有库存达到再订购点时就可以直接提出采购申请。但对超过正常金额和非日常所需材料的购买企业通常会要求作特别授权只允许特定人员提出请购。为加强控制每张请购单应经过对这类支出预算负责的主管人员签字批准。（二）组织订购。采购人员对经过授权批准的请购单实施采购选择合适的供应商发出购货单。若企业与某些供应商有合约则直接发出购货单否则应针对每次订货情况确定最佳的供应渠道。采购人员可通过与供应商谈判和竞价的方式来保证订货质量上乘、成本低廉、时间迅速。（三）签订购货合同。企业确定货源后应与供货单位签订购货合同。合同是供需双方共同签订的具有法律效力的经济合同。采购人员与供应商签订的购货合同内容必须详细明确文字表述准确完整。采购合同应主要规定所需商品的品名、规格、数量、质量、价格、供货日期结算方式、违约责任以及纠纷解决方式等。会计人员应当参与采购合同的签订工作并监督执行。（四）验收入库。验收人员应按照采购合同所约定的要求对供应商发运的商品进行验收。验收人员首先应比较所有商品的名称、数量、到货时间等与订购单上的要求是否相符然后再盘点商品并检查商品有无损坏。验收后验收人员应对已验收的每张订购单编制一式多联预先编号的验收单作为已验收和检验商品的依据并将其中的一联送交会计人员记账。验收人员将货品送交仓库时应取得经过仓库保管人员的签字的收据已确定他们对所采购的资产应负的保管责任。（五）货款结算。货物验收后应核对购货单、验收单与供货发票的一致性编制付款凭单并交会计人员。付款凭单载明已收到商品的厂商、应付款金额和付款日期是企业内部记录和清偿负债的授权证明文件。会计人员对付款凭单等原始凭证进行核审确认无误后编制记账凭证和登记有关账簿并根据与供应单位的合同选择适当的货款结算方式。三、餐饮企业采购业务基本内部控制制度（一）职务分离制度。在采购环节中企业应当建立采购业务的岗位责任制明确相关岗位的职责、权限确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督不得由同一个人员办理采购业务的全过程。需要职务分离的有：（1）采购申请必须由生产销售部门人员提出具体采购业务由采购人员完成；（2）采购与验收岗位人员的职务相互分离；（3