浅谈如何加强秘书人员的职业道德建设.doc

浅议现代企业管理中如何加强秘书人员的职业素养建设程国瑛关键词:加强秘书素质建设参谋助手、承上启下、协调服务、调查研究、信息督查是秘书工作的几项基本职能。要顺利履行这些职能就要求秘书人员是一个“通才”、“全才”甚至是“超才”。现就如何加强秘书人员的职业素养建设提高业务能力做一些探讨。培养秘书人员的基本素养提高业务能力秘书人员工作的全面性活动的宽广性及其角色的多变性除了应具备一般管理干部的素质之外还必须具备与秘书本职工作的性质、任务相应的更高、更严的要求其中尤以“德”、“谋”、“书”为最基本素养和业务能力。重德。“德才兼备以德为重”。一个秘书人员若不能把“德”放在首位即使有“满腹经纶”、“张良之才”也不能算是一个合格的秘书。秘书不为名不为利任劳任怨甘当无名英雄。经常拟稿但自己不著名也不拿稿费;经常组织会议但自己从不上主席台。经常熬夜但白天还得正常工作节假日他人逛公园、溜马路、与家人共享天伦之乐但自己还得值班不能休息。其它人员受了委屈还可嘟噜几句而秘书必须以绝对服从为天职等等。而这一切还往往得不到家人的支持别人的理解和社会的公认。凡此种种都说明一点没有一个全心全意为人服务的心是当不了一个秘书的。特别是当前秘书人员物质待遇相对社会上一些行业、一些人员普遍差距较大而工作往往“出力不讨好”的情况下在国内外环境错综复杂多变的形势下没有“富贵不淫贫贱不移”“宁公而贫不私而富”“君子修道重德不为困而改节”的思想品德廉洁奉公、勤政为民、艰苦奋斗、一尘不染的政治本色忍辱负重、任劳任怨的工作态度是干不好秘书工作的。同时由于秘书人员的“德”是领导形象的“补充”、机关效率的“折射”、自身素养的“反映”要求秘书人员必须诚实正直、心明步正谦虚谨慎、兢兢业业恪尽职责、严守机密互相补台、竞而不妒。善谋。由于秘书人员直接为领导提供服务对领导提供精力和智力补偿因而人们常称秘书为领导的“外脑”当好“外脑”就是秘书“善谋”的应有之义。秘书“善谋”一旦博得领导者的赏识就能在辅助决策的过程中发出璀璨的火花。那么秘书人员怎样才能做到“善谋”呢?首先要有正确的角色意识。秘书人员具有“外脑”职能并不意味着就可以乱发议论、自作主张、左右领导。秘书必须注意使自己的言行符合角色规范做到既尊重领导、坚决执行领导指示又不迷信盲从始终把为领导提供有价值的决策依据及参谋意见作为自己的重要职责。其次要深刻领会领导意图。要“参”到点子上“谋”到关键处必须准确理解和把握领导意图。要善于通过间接或者直接方式把领导的所思所想、所筹所划弄清楚做到既能按领导意图正确“发挥”又不自作聪明越殂代疱。在此基础上以敏锐的观察力抓住工作中的关键环节经过深思熟虑形成有价值的参谋意见。第三注重进言技巧。要根据领导的心理、行为特征选择适当场合和最佳时机从要害问题切入用委婉、含蓄的语言巧妙地说出自己的见解或不同意见。但是秘书人员要做到“善谋”还必须谨防几个误区:一是“参政”意识过“度”把自己摆在“准领导”或副职的位置把幕后工作放到台前。二是轻易抛出“夹生”想法(观点)强加于领导于公于已都不利。三是出“馊主意”帮倒忙给工作带来损失造成被动。要避免以上误区就要求秘书人员用良好的职业道德规范约束自己踏踏实实地做好工作而不能靠油滑奸巧去取悦、应付领导。擅书。何谓秘书?古书云:“掌管文书并协助领导处理日常工作的人员。”可见秘书当“书”(即办理文书)以“书”为主寄情于“书”。擅长书写文稿应该是秘书人员最起码的素质要求。为了综合提高秘书人员的文稿质量要特别注意“四抓”:一抓学习练内功。在学习内容上侧重学政策、学理论、学业务、学经济、学法律、学写作、学计算机、学现代市场与科技知识以拓宽知识面高屋建瓴了然于胸;同时还要在实践中学习边工作、边学习、边总结、边提高使撰写的文稿血肉俱全;向领导学习学习领导讲话时的构思、处理问题时的技巧使文稿起伏与领导语言、工作方式达到“同频共振”;向同事学习取人之长补已之短努力做一个“通才”、“全才”。二抓锻炼增能力。尽可能地安排秘书人员深入调查研究吃透“下情”广泛涉猎第一手资料既能填充他们的“资料库”增强写作能力;又能为领导科学决策提供准确、可靠的依据。三抓借鉴采众长。一方面要求秘书人员要经常博采来自方方面面、正正反反的信息汲取精华为已所用;另一方面要经常派秘书人员赴各地学习考察解放思想开阔视野增长见识、才干。四抓管理促效率。这方面主要要建立健全各项规章制度实现管理的规范化、制度化和科学化尤其要突出抓好目标管理对秘书人员每次承担的文稿都要按照难易程度、完成时限进行量化半年小结年终考核按积分多寡权衡下一年文稿的撰写任务分多、质量高多安排分少、质量劣少安排或另改其它工作并根据总积分评定秘书优劣实施奖罚。二、增强秘书人员“六种意识”适应发展需要改革开放的不断深入和发展人们的思想