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采购流程中的风险点分析及管控措施[摘要]采购是保证企业生产经营正常进行的必要前提也是控制成本的重要手段。通过采购可以节约实际成本提高销售边际利润。识别采购流程中各主要环节的风险并提出管控措施可以提高采购质量。[关键词]采购流程；风险管控；成本控制[DOI]10.13939/ki.zgsc.2016.28.049采购处于企业经营运作的前端在供应链快速发展的今天已成为维系整个供应链安全、可靠和及时的重要部分。有效地对采购进行管理成为企业成本控制、提高利润率以及取得竞争优势的关键和保障。全流程的采购涉及采购计划制订、供应商选择、合同签订和执行、货物检验、货款支付等一系列环节。每个环节都存在风险点从采购流程着手识别存在的风险进而采取有效管控措施以规避防范能够帮助企业降低采购成本提高采购质量。1采购风险的定义和识别采购是企业在一定条件下从市场获取资源以保证生产经营活动正常开展的一项经营活动。采购风险则是指由于多种因素的综合作用在采购过程中可能出现的一些意外情况不能实现预期采购目标。随着基于供应链的采购流程不断优化采购风险具有复杂性、隐蔽性几乎贯穿供应链的所有环节。因此在分析时应当综合考虑采购流程的系统性从供应链的角度对风险进行识别和分析进而提出对应的管控措施。2采购流程中的风险点及管控措施2.1采购计划管理采购计划指企业按照生产经营活动过程中物资需求和消耗规律对计划期内物资采购活动所做的预见性安排。完善的采购计划管理能够提高采购计划的可靠性降低物料库存提升物资的及时供应能力。采购计划管理风险主要有：一是未编制采办计划盲目采购造成库存短缺或积压；二是采办计划未能建立在准确判断市场环境或是货币汇率变化的前提下没有科学囤货导致采购价格上涨；三是采购计划编制不合理与生产计划不匹配；四是在制订计划时没有充分考虑库存情况导致积压库存产生。针对这些风险采购部门要根据物资需求情况制订采办计划及预算并在逐级审批后严格执行；采购人员对常用物资的市场行情和汇率市场要有一定的了解和判断对于常用材料可在价格较低或交易货币汇率较高时与用户部门核对酌情多储备一些；采办部门接到需求计划后要与使用部门充分沟通核实采购关键信息的准确性；定时盘库掌握库存结构积极利用库存物资在了解库存情况的基础上制订采办计划。2.2供应商选择供应商是企业的重要战略合作伙伴是决定采购产品质量的关键因素。在采购需求确定后采购部门应根据物资的质量、价格、交货期等要求科学全面评估供应商建立合适的供应商短名单在此基础上选定供应商签订采购合同。供应商选择风险主要体现为：一是未对供应商进行有效全面评估导致供应商选择不适当；二是由于信息不对称未能识别出不合要求的供应商导致所选的供应商不能持续满足企业的要求；三是由于需求的特殊性出现单一货源缺乏有效竞争；四是签订合同时对合同履行过程中可能出现的情况考虑不全面给企业带来损失。针对供应商选择风险企业在选择供应商的过程中首先应当根据企业对物资的要求从生产、质量、财务、售后、业绩等多方面建立综合的评估体系对不同供应商建立差异化的风险评价指标体系。其次应从企业需求出发培育主力供应商提高资源获取能力。最后在签订采购合同时要对合同主体、数量、质量、价款、履行期限、责任、验收标准等作出尽可能详尽的规定。要建立合同审批流程合理设置合同签署权限；根据物资不同属性编制不同合同标准文本并根据所在地法律法规和内部需要及时修订完善在签订合同时尽量使用标准合同文本。2.3采购执行过程在采购执行过程中即采购合同执行中合同双方必须严格按照合同约定履行各自的责任和义务。但是由于信息不对称和利己动机采购方面临着供应商的不合作行为。例如供应商生产不能按照合同约定供货等影响企业供应链正常运行。对于合同执行中的风险主要通过有关供应商风险的关键信息加强对供应商行为的监控。对于关键或是长周期物资要组织包括用户部门和供应商参加的开工会会上明确生产进度、质量控制、文件提交、联系人等要求和信息。在合同执行中要确保厂家生产所使用的技术资料是通过审核的最终版并通过厂家提交的生产进度报告及时掌握生产进度采购方可以根据需要聘用合格的第三方机构对厂家的生产进行监造并按照审核通过的ITP在约定的时间参与或进行对应的检测确保生产按进度进行符合质量要求。2.4出厂检验按照生产进度和ITP在收到供应商的检验通知后采购方应当严格执行检验程序根据合同中规定的标准进行检验。检验过程中发现任何问题都要在检验报告上显示并要求厂家进行整改直至验收合格由第三方检验机构出具无不符合要求的检验报告并开具放行单后物资方才可以出厂。