试议高校档案的现状.docx

试议高校档案的现状一、教学档案的利用价值与现状1.试题档案。这些试题按专业类型组卷对考生的备考范围起到指导意义。这些试题便于考生掌握考题类型在实践效用上来说一般以近三年的为主。同时保持试题档案的完整、系统性可为建立试题库提供基础。2.学生成绩档案。教学档案包括每年毕业生的成绩总表它真实地记录了学生整个在校期间的选修、必修、毕业答辩成绩学位授予情况。所涵盖人群包括博士、硕士、本专科、函授夜大学生。学生成绩单查询次数在过去的两年中逐年上升。这主要是因为近些年毕业生准备出国进修攻读学位时相关机构都规定学生必须提供在校成绩单。毕业生离校前无论双向选择或自由择业用人单位一般都要查询本人在校学业成绩单。于是这类档案很有实用价值利用率也很高它的凭证功能越来越明显。3.分省录取招生名单档案。教学档案中的“计划内指令或计划外自费招生计划分省录取名单”这是学生入学的原始凭证。根据我校的查档登记簿显示最近两年来招生录取名单的用途与以往相比更加广泛它不只作为新生高考录取的单一证明同时便于用人单位了解学生所报考专业性质、生源地情况。在学生签订工作落户口时个别省份（如山东）也要求学生出示本人录取登记表。另外学生毕业时学生处也持“分省录取名单”到政府人事处部门或毕业生调配办公室验印否则不发调令不予派遣。“分省录取名单”在以上几个特定情况、时期借阅频繁也体现了教学档案所具有的依据功能。4.学历档案。教学档案中的毕业生名册授予学位发文、登记表在学生今后的工作中将分不同阶段一直起到凭证作用。如在职称评审、晋升工资时。目前档案馆仍然是主要的学历认证核实部门。如毕业证书丢失情况、出国学历认证、单位人事部门学历可查等需要核查学历真伪的情况则必须到档案馆查询办理学历证明。博士、硕士研究生申请学位审批书也在档案馆保存它记载了学校学位委员会授予博士、硕士学位的决议和答辩结果学位档案可证明学历层次。可见学历档案的珍贵所在利用学历档案可体现出的社会交流功能。5.其他一些“毕业论文及设计档案”以及“教育评估档案”通常在特定时期利用较为频繁但统计一年利用率来看利用率较低但这不影响它们的利用价值。在教育评估时由于教学档案性质的特殊性利用教育评估档案可直接体现时间效益是教育研究的依据对学校的教学管理水平可以做出基本的客观评价。综上五方面重点分析了教学档案的利用价值以及在具体工作给我的启示。为做好教学档案利用工作实现教学档案的利用价值档案人员除了基本的熟悉馆藏还应为教学研究积极做好信息咨询服务工作。二、教学档案利用情况的思考根据以上所述教学档案具体利用情况不难看出只有在利用的过程中才能检验和不断完善档案的基础管理。但在具体工作中还存在着一些潜在问题。以下提出我的几点体会。1.加大宣传力度便于大家了解“教学档案”。对于大多数人来说教学档案是个很模糊的概念。在工作学习中并不能合理利用教学档案信息功能。这说明我们的档案宣传不够工作还欠缺主动应该在加强基础管理的同时积极宣传档案资源宣传档案利用效果实例通过各种宣传形式让更多人认识、了解档案进而利用档案。2.加大档案收集力度明确归档范围及规范是档案工作的基本。3.完善档案利用登记制度。设计科学、实用的档案查询利用登记薄。我馆目前已经实现每人次查询内容、查询结果登记。便于总结查档过程遇到的问题。4.提高档案从业人员的综合素质和服务的质量。随着现代科技进入各个领域档案资源的数字化需求越来越高这些都取决于档案人员的综合素质。提高档案人的综合素质才能保持档案工作的可持续发展。总之随着教育改革的不断深入以及公众对利用档案意识的不断提高教学档案的利用率会持续提高。这使我们对教学档案的规范管理和有效利用提出了更高的要求。我们也树立了更新更高的目标同时立足本职岗位做好教学档案的收集、整理、立卷等基础性工作。作者：刘晓静单位：北华大学