行政机关公文格式常见问题分析.docx

行政机关公文格式常见问题分析摘要：公文是机关、团体、企事业单位在处理公务时所使用的、具有特定实用价值和一定惯用体式的文书。国务院在2000年8月颁布的《国家行政机关公文处理办法》中作了具体规定。但是许多单位书写公文时或多或少都会出现一些问题。本文从日常公文的错误进行分析辨正以期公文处理规范化工作得到重视。关键词：公文格式；常见问题；分析辨正中图分类号：G642.4文献标识码：B文章编号：1006-5962（2013）02-0243-01行政机关公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。行文就必须有严格公文格式公文格式的准确性、规范性将直接影响公文的严肃性和权威性。国务院在1993年11月颁布的《国家行政机关公文处理办法》中作了具体规定2000年8月24日国务院又发布了《国家行政机关公文处理办法》对行政机关公文各要素的标识进行了规范。当前行政机关公文格式中仍存在着一些不准确、不规范之处而且有些问题带有普遍性。1发文字号格式不规范据《国家行政机关公文处理办法》规定文号由三个部分构成：机关代字、年份、序号机关代字是机关成立时由主管部门批准并由工商注册而形成的。也就是说本机关代字在全国是唯一的不会重复。不是自己想写什么就写什么？国家行政机关行文的发文字号在横线上居左排列左空一字在实发文中往往被忽略左空不是多就是少；年份必须是行文年度并用六角括号“〔〕”不是括号[]一些公文违反发文字号序号不编虚位（即l不编为001）、不加“第”字的规定如出现“×发[×××]第×号”等不规范格式；在序号中经常出现空号和重号主要原因是发文只用了一本发文簿不管实际发没发都写在发文本上空号出原因是文件登记在发文簿上了文件占用了文号出于什么原因领导叫暂时不发而最后没发其它文件又按后面的序号排下去了而没补上重号是同前面领导叫不发时登记人员认为此文件就不发了下一个文件就用此文件的文号而不发的文件领导又叫发去而形成了重号解决办法是用两本登记簿一本发文登记不管发不发都登记另一本实发文登记簿必须发出去才登记才有文号就避免空号和重号。2签发人标注不规范有的单位什么文件都不标注签发人而有的单位什么文件都标注签发人。《办法》规定下行文、平行文一般不签发主要是用于上报公文。国家行政机关上报公文的发文字号居左空1字签发人姓名居右空1字“签发人”用3号仿宋体字标识后用全角冒号冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。问题主要出现在左右没按要求空1字还有的签发人姓名字体不是楷体而用仿宋体。国家行政机关公文的“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话这个是大部分单位所忽视的。3标题不规范标题一般由发文机关+事由+文种三部分构成。一是发文机关不能写简称。如：××××××财校关于××××××的请示应为××××××财政贸易学校关于××××××的请示；二是事由不简洁一般标题只占一行如超一行你就要考虑标题事由是否简洁；事由不简洁主要有：（1）介词重复。例如《关于对××××××问题的报告》。（2）错用标点符号。《办法》规定公文标题中除法规、规章名称加书名号外一般不用标点符号。例如“关于印发《××××××工作实施方案》的通知”。（3）内容没提炼。这与写作人文字工夫能力有关（4）换行不当。如确需换行必须把一个词完整的放在一行上不能拆开。三是文种错误。（1）文种重复。《办法》规定行政机关公文标题的文种部分必须与国家规定的13个文种一致。除转发、批转某机关的公文必须使用“通知”作载体外如果公文标题中同时使用两个文种则属于文种重复。例如《印发××××××工作意见的通知》中用“通知”来印发“意见”造成文种重复。标题正确写法应该是《关于××××××工作的意见》。（2）没有文种。例如《转发××××××关于同意××××××的批复》标题中的“批复”是××××××批复件的文种转发的批复应当用“通知”正确的写法应该是《转发市关于××××××同意××××××批复的通知》。4印章使用不规范一是用印位置不对许多公文还是齐年盖月由于现代复印业的发展若还是齐年盖月的话复印的文件就看不清成文日期《办法》规定是上不压正文下压年月日4-7个字来保证复印文件看清成文日期二是联合上报的公文不是都要用印而是由主办机关用印；联合下发的公文发文机关都必须用印。并规定印章须与正文安排在同一页内印章所在页必须有正文若没有必须通过排版把正文放在印章的一页不得出现“此页无正文”字样。5成文日期不对许多单位把发文日期作为成文日期有的甚至把写作日期作为成文日期成文日期应当是发此文件决定日期为成文日期如果是开会决定发此文件成文日期是会议决定日期为成文日期。