电子档案监管问题探析.docx

电子档案监管问题探析本文作者：赵曼丽单位：湖南商学院档案室高校教学档案管理现状由于目前众多高校缺乏统一的教学档案管理计划、规章制度和职责说明使得许多高校的教学档案示能进行集中统一管理致使教学档案分散在各职能部门文件材料收集不齐全、保存不完整甚至造成教学档案材料的流失。同时由于各个高校结合自身具体情况所设定的制度、规范存在差异导致各高校之间对于教学档案管理操作的步调不够一致甚至存在极少数相互抵触的情况这就为教学档案管理工作的效率带来了障碍。档案管理人员人为破坏和自然损坏现象在所难免。高校电子教学档案虽已实施但因为实施时间不长档案管理人员信息处理经验有待加强使得很多高校还只是将打印出的纸质教学档案存档而没有将存储在计算机中的教学档案信息备份在磁性介质上归档保存从而影响到高校电子教学档案的完整性。以上是各高校教学档案管理工作中比较突出的特点也是高校教学档案管理工作效率提高的瓶颈所在从中也可以看到提高高校电子化教学档案管理势在必行。利用电子信息技术进行高校教学档案管理的利弊分析首先利用电子信息技术的强大信息处理功能能大大提高高校教学档案管理的工作效率。随着高校的办学规模迅速扩大教学档案管理工作量和难度也大大增加。比较传统的档案管理工作档案的抄写、用笔用字的规范、统计、存储都需要耗费大量人力物力同时还容易疏漏出错。在这种情况下要求教学档案管理跟上高校日益提升的教学发展水平显然是力不从心的。其次电子文档的存储方式便于实现高校教学档案的共享。传统的纸质档案的频繁调阅不仅会造成教学文件的遗失还会降低教学文件的利用效率同时文件在查找时也面临诸多困难。利用电子信息技术通过高效的电子文档处理系统则可及时有效地进行档案的查找与过滤促进高校整体教学质量的提升。再次以电子文档形式保存教学档案文件所需条件较纸质形式低。由于传统档案以纸张作为存储媒质环境因素对其存储寿命影响较大所以对纸质文档的存放要求较高。同时大量的数据消耗纸张不利于环境保护。最后采用信息技术还能提高文档的时效性和安全性。普通闪存的读写速度都是以MB/s为单位存储卡体积小重量轻这些都是纸质文档所无法彼及的。在安全性方面因高校教学档案传输频繁文件丢失等情况时有发生。在实际的档案管理工作中电子教学教学档案在存储和使用的过程中也在一定程度上存在以下风险。档案保护措施缺失带来的存储安全性风险。电子教学档案的保存也不一定是万无一失的因其自身内在诸因素以及外部环境因素的影响电子档案载体的使用寿命会受到一定的影响。如电子档案载体的保存如果超过标准的温度与湿度存储介质就会发生膨胀、收缩、粘连等问题影响教学信息数据的读取。同时由于存储设备具有高速读写速度倘若被盗取受侵害的程度更是大于传统媒质。另外由于信息化手段采用统一字体、统一标识丧失了手写汉字的特性受侵害的文件不易被发现。这些安全问题都是不容忽视的。电子档案数据的完整性。对于传统的手工文件一次的笔误或处理失误其影响范围有限而且容易在后面的录入过程中被发现。而批量处理的文件一次处理的文件量极大一次误操作就可能造成大范围的结果受影响。此外文件多处于开放状态更新不及时便可能造成信息丢失。另外电子文件结构复杂存储方式多样在各种方式转换中也容易造成信息的缺失。电子档案的长期可读性。电子档案的信息存储在不同的介质上电子档案就永远不会脱离这种技术和设备造成了信息对载体的依赖性。随着电子技术的日新月异计算机更新换代频率加快如果软件开发标准不统一兼容性出现问题也可能造成信息的丢失并导致缩短电子档案的寿命。信息化在高校教学档案管理中的应用针对电子教学档案在实际运用中所涉及的风险问题可以采取以下对策进行防范:加强电子教学档案存储设备以及网络的安全性加强知识产权保护意识。高校档案管理部门应创建适应电子教学档案管理的科学方法、途径、标准与技术。同时还要严格规定读写权限对档案及时备份加强电子档案在存储处理过程中的安全性确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密。首先档案工作人员应积极提高自身的服务思想与现代意识。在管理的标准化建设中要为档案工作人员创造良好的成才环境与成长环境。档案工作人员需掌握现代知识与技能在档案管理的各项工作中严格按照档案工作标准化管理的各项规章制度与流程进行。第三为了保证电子档案的寿命使用多种媒介手段进行备份存储同时及时升级和更新存储技术保证文件存储的安全性和可读性。严格控制管理人员的权限做到职责权限同步防止由于管理人员操作时对其他信息造成的无意删改。并且高校档案管理部门还要采取严密的档案保护措施保障存储设备的安全专机专用定时进行软硬件更新升级与维护管理保证存储设备的良好状态。结论在这个高度信息化的时代随着高校档案管理工作的发展高校电子教学档案的意义和