独立学院学生档案管理工作探析.docx

独立学院学生档案管理工作探析【摘要】阐述了独立学院产生的背景分析了学生档案管理工作的意义学生档案管理工作的好坏影响到其自身建设和社会信誉。因此要针对目前独立学院档案管理工作现存的问题提出改进设想发挥学生档案的作用。【关键词】独立学院；档案管理工作独立学院是近年来我国高等教育办学体制模式创新的重要成果为发展高等教育事业、促进高等教育大众化做出了贡献。随着独立学院的蓬勃发展学院内部各项工作也全面、有序地进行但是学生档案管理工作一直没有得到足够的重视。因此提高独立学院学生档案管理水平增强其服务毕业生就业的指导功能对独立学院来说意义重大。一、学生档案管理的意义高校学生的学籍档案是国家人事档案的重要组成部分它翔实地记录了每位学生在校期间学习、生活及参加校内、校外社会实践活动经历是大学生就业及其今后各级组织选拔、任用、考核的主要依据。目前高校毕业生就业实行“市场导向、政府调控、学校推荐、双向选择、自主择业”的市场化机制用人单位和毕业生实行双向选择不少用人单位都以档案为录用大学毕业生的参考依据因此高校学生档案对大学生今后的人生起着重要的作用。2008年8月根据档案法和有关规定教育部和国家档案局制定了《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）《高等学校档案管理办法》将高校学生档案纳入高校档案管理与利用的范围表明高校学生档案管理工作有了国家层面的制度化规范。二、燕山大学里仁学院学生档案管理工作现状燕山大学里仁学院成立于2001年7月是经河北省人民政府批准、教育部确认的独立学院近年来在“中国独立学院排行榜”连续多年名列前茅。在这里借鉴—些里仁学院学生档案管理的模式对独立学院的学生档案管理方法进行一下探讨以期对其他同类院校提供一点经验进一步提高学生档案的管理水平提升学校的办学质量。燕山大学里仁学院的学生档案管理工作主要分为以下三部分：1.新生建档工作综合档案室从大一新生入学时开始为其建立学籍档案规范归档材料格式统一归档材料标准并逐一核对新生档案的高中原始档案确保档案材料的真实性。2012年10月我院综合档案室为2012级3500名新生建立了学生档案。2.在校生档案的整理和转移工作大学阶段形成的各类学生档案材料由各系辅导员收集、整理每学期结束前20天向综合档案室移交归档。学生在校期间的奖惩材料由学生工作部于每学期末集中向综合档案室移交归档。综合档案室对该学年形成的档案材料进行及时归档减少时间滞后造成档案材料遗失的可能性。3.毕业生档案转递工作毕业生档案的转递是综合档案室的一项重要工作每年6月份由各系档案兼职管理人员将毕业生档案材料在学生毕业之前移交综合档案室归入学生档案。综合档案室对毕业生档案进行分类：1、签约就业、升学或申请回生源地的学生档案每年七月份综合档案室将档案密封后机要形式转递；2、未就业申请留校的学生档案综合档案室留档；3、两年就业期满或就业期内需转递档案学生凭报到证、调档函或研究生录取通知书到综合档案室办理转递手续。三、独立学院学生档案管理工作存在问题1.学生档案内容单一、片面不能客观反映学生的全貌。当前里仁学院学生档案归档材料主要有学年考评表、毕业生登记表、毕业生成绩单、毕业生体检表、报到证存根、学位认定书、党团材料和奖惩材料等。在教育发展的新形势下学生的心理素质、能力素质等方面都出现了较大变化特别是学生在校期间社会实践活动材料、计算机等级证书、技能竞赛、大学生能力、英语等级证书等这些材料更是能够反映学生在校期间的学习、生活以及综合素质的表现但是却没有被纳入到档案管理的范围。2.学生档案知识薄弱档案意识差。一方面学院对于学生的相关教育不多没有对学生进行档案知识的专题教育；另一方面学生的档案意识薄弱对如何处理自己的人事档案缺乏足够的认识和重视自身“弃档”现象越来越严重造成了人档分离、无人问津的局面给毕业生就业及后来的相关利益带来了不良的影响。3.科学化水平不高信息化程度较低。学生档案管理模式陈旧技术落后缺乏创新仍限于手工操作还停留在纸质管理层面。数据库、网络等现代化档案管理工作条件不具备虽辅助以计算机管理但未能形成纸化电子档案这些都与当前档案工作现状严重不符严重影响了学生档案工作的发展进步和创新。四、加强独立学院学生档案管理工作设想1.完善档案规章制度规范学生档案管理。建立健全的规章制度是做好学生档案管理的关建。学院学生档案管理由形成、收集、整理、归档、登记、移交、转递等一系列环节组成每个环节的缺位都会给工作带来不便。在学生档案管理中做到有章可循收材料时层层验收发现不符合要求的材料一律返工决不迁就从严要求规范