浅谈新形式下的档案管理的创新服务.docx

浅谈新形式下的档案管理的创新服务摘要：当前档案工作者的重要使命就是开发和利用档案信息资源不断创新档案服务机制促使档案管理现代化积极主动为全面建设小康社会服务。关键词：网络；新形式；档案管理；创新服务一、从服务手段上来革新（一）建立档案馆（室）网页开展网上利用服务。随着档案馆（室）内部局域网的建立档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页积极组织上网数据和信息使档案管理服务系统联上企事业单位网站实现档案信息的网上检索为用户提供更好的服务。档案工作者要以网站为基础进一步加快档案信息资源数据库建设尤其是文件全文数据库建设在网站上实现电子文件的实时管理与利用实现档案信息资源数字化、数据库化档案信息服务利用网络化档案管理工作自动化档案信息管理法制化。（二）建立“电子文件（档案）数据管理中心”。档案馆（室）与企事业单位信息管理部门可加强密切配合建立“电子文件（档案）数据管理中心”。该中心需设在企事业单位档案馆（室）是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广丰富利用率高。（三）电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作已成为档案管理部门不容忽视的。与传统纸质档案收集有很大差异的是许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了因此档案部门可以改变传统工作模式在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口在第一时间将其收集到并在档案馆（室）的服务器上归档。例如：为了方便下级或管理部门、互联网上用户通过网站传送自己单位非保密的档案全文档案馆（室）自行开发了“电子文件全文自动上传归档系统”。该软件可以利用身边联入网站的计算机足不出户就可将电子文件全文自动上传到档案服务器归档而不需跑到档案馆（室）也不必交任何光盘或软盘。（四）开展在线服务。社会的全面信息化改变了人们工作、和生活的环境使人们更注重信息的时效性希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式让利用者与档案馆（室）利用电子邮件在网上进行快速通讯进行信息交流回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询提供查询和资信服务。二、服务领域上的扩展（一）信息服务的化、多主体。由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中人们对各类信息的需求日益迫切。（二）兴办服务实体发展档案产业。处于信息化社会的今天从信息资源开发的角度看档案人员不再单纯是档案的保管员还应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案馆（室）也不再是单纯的收藏机构还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。知识档案馆（室）的改革创新方向就是走信息化道路在为社会提供档案信息服务的基础上创建档案信息服务产业建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要的工作实体。（三）加强横向联合实现信息资源共享。随着信息时代的发展人类的知识和信息总量在急剧增长任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面建立一个完整的社会信息系统实行一体化管理充分发挥整体优势。而建立联合目录实行资源共享正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。通过建立联合目录形成实现资源共享使各文献部门充分挖掘资源潜力实现文献资源互补提高馆（室）藏资源利用率避免不必要的重复和浪费因而也可有效地缓解存储空间拥挤、人员及资金紧张等矛盾并有利于各级各类档案馆、图书馆（室）馆藏朝着有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展更好地满足社会多方面的需要。三、在管理理念上变革（一）档案资源实行市场化管理有利于档案“共存共享”的实现。档案资料是社会发展的“记录仪”有着“鉴往知来”、服务当代、惠及后世的重要价值是不能再生的信息资源。实行档案资源市场化管理能有效地增强人们保护档案的意识完善档案共享机制实现档案的真正价值（二）档案资源实行市场化管理有利于档案的开发利用。档案信息资源是反映历史的一面“镜子”其有效地开发利用有助于人们“鉴古知今”。（三）档案资源实行市场化管理有利于档案事业的健康发展。一方面档案数据库需得到社会的支持将社会各行各业的档案信息汇拢起来不断充实和丰富