浅议高校档案管理数字化及档案管理创新.docx

浅议高校档案管理数字化及档案管理创新摘要：随着信息数字化急速成熟高校档案管理创新应当向数字化发展高校档案管理现代化与数字化是密不可分的。关键词：高校档案档案管理创新档案管理数字化创新是一个民族进步的灵魂是一个国家兴旺发达的不竭动力要发展就要有创新档案事业也是如此。高校档案管理只有不断创新才能使档案事业适应和服务于社会跟上当今和未来世界发展的步伐才能适应社会主义市场环境对档案工作的需要。1.1档案信息时代发展的要求首先数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制在任一地点、任一时间只需有一台联网的电脑即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。美国经济学家迈克尔・戈德海伯于1997年指出：在以计算机网络为基础的信息社会中面对浩如烟海的信息对人们来说信息已不再是一种稀缺的资源而是相对过剩稀缺的是人的注意力。因此目前以网络为基础的新经济其实质就是“注意力经济”。高校档案信息数字化、网络化是提高档案注意力的有效手段同时可以提高档案的管理效率。1.2高校档案信息数字化是计算机大量应用于高校管理的必然结果首先高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案形成了大量的数字化档案信息。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案它以光盘、磁盘作为信息存储的载体向数字格式转变。许多高等院校建立了校园网并与教育科研网和国际互联网相连。校园网的开通为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境广大师生可以不出校门、不出国门就与国内外的专家进行科研项目合作、查询资料、学术交流、筹备各种会议等等。1.3高校档案信息数字化、网络化的条件已经基本成熟1.3.1通讯技术和计算机网络迅速发展；90年代以来我国先后筑起中国互联网（Chinanet）、中国教育科研网（caep.cetinnet）、中国科技网（CSTnet）和中国金桥网（ChinaGBnet）并均与国际互联网Internet接轨。就全国高校来看1994年以来由于"211工程"和CERnet工程的促进很多高校纷纷着手建设校园网至1996年底已有220所高校建成校园网并连入CERNET800余所高校的校园网自2000年底开始陆续建成。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起为高校档案馆网络化建设提供了前所未有的条件。1.3.2高校档案馆自动化建设初见成效自20世纪80年代后期以来高校档案馆自动化建设经过10多年的努力开发出数百个自动化专用软件。许多档案馆均采用比较成熟的计算机管理系统已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆的服务手段提高了服务质量和工作效率促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是计算机应用正在改变着档案人员的观念锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。2现在高校档案数字化、网络化存在的问题2.1数字化、辅助管理方面存在的问题首先是档案计算机辅助管理模式仅局限于档案工作内部的编目和检索环节发生局部作用而且是辅助档案工作人员对档案实体进行编目和检索不是针对具体的档案信息比如这种形式编目须大量依靠手工劳动进行前期准备工作常常须先手工做好著录或填写好手工目录后再往计算机中录入。编目的实际目的是为了让计算机排版和打印出“至臻完美”案卷目录。以供展示或手工查阅。其次是档案工作计算机辅助管理不同外界发生关系它只为档案部门内部服务作用是辅助档案工作人员人工管理档案实体。2.2高校档案馆网络化建设中存在的问题2.2.1缺乏统一的网络化协调机构由于受高校管理体制和运行机制的影响不同的高校隶属不同的行政主管部门这种分散管理体制无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自找发展的局面。虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要与必要但缺乏馆际合作的行动。而国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作。2.2.2标准化水平低由于历史的原因高校档案馆自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备机型五花八门水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件都没有遵循相应国家标准功能单一、标准化水平低数据不完整致使大多数档案馆无主题标引共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准各馆的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。3高校档案管理现代化的初步构想3.1采用客户机/服务器（Client/Server）体系结构模式；客户机