新时期高校档案管理服务模式的创新浅议.docx

新时期高校档案管理服务模式的创新浅议论文关键词:档案管理;服务模式;创新论文摘要:随着电子计算机、电子载体和网络技术的应用和发展高校档案管理服务模式的创新要实行“三个转变”:一是服务内容的创新从档案数量要求向质量要求转变;二是服务方式的创新由被动服务向主动服务转变;三是服务手段的创新由传统的手工管理模式向现代化管理模式转变。随着高科技的迅猛发展我们已进入一个电子化、信息化、网络化、数字化的新时代以电子信息为核心的高科技突飞猛进并日益深入地影响到人们生活、学习和工作的方方面面。在新的历史时期高校档案事业作为社会主义文化建设的重要组成部分务必迅速、有效地提供档案材料为学校的教学、科研和党政管理等项工作服务充分发挥学校档案在教育事业中的作用。因此高校档案管理服务模式的创新已是势在必行。一、高校档案管理的最终目的决定了服务创新的必然性档案作为历史的记录、知识的载体之一汇集着大量的信息且是最原始、最可靠的信息具有不可估量的开发利用价值。加强档案信息资源的开发利用对经济发展和社会建设具有重要的推进作用。高校作为国家科研的重要基地、培养高级专业技术人才的摇篮在广大教学、科研人员的实践中产生了大量的科研成果并成为高校档案部门保存的数量最大、最丰富的馆藏档案。这些档案资源只有开发利用起来才能体现它们应有的价值。高校档案形成于高校各个时期、各个方面是反映学校历史面貌和发展变化的真实记录。实践证明高校档案对于推动教育改革、提高教育教学质量、科学管理学校、开展教学研究、提高工作效率、维护学校权益、展示学校辉煌业绩等具有重要作用。档案工作是办好高校的一项基础性工作是高校管理不可缺少的环节也是衡量一所高校管理水平高低的重要标志。这个环节的好坏直接关系到学校建设的整体风貌。档案工作者的任务就是科学地管理档案有的放矢地开发档案信息资源以满足学校各类人员对档案信息的需求。然而目前传统的档案管理模式在高校仍占主导地位各高校的档案利用率仍很低多数珍贵的档案资料处于“养在深闺人未识”的阶段掩埋在历史的灰尘之下。高校档案作为一种客观实体它的作用发挥并不是主动的而是潜在的需要通过人的劳动通过一定的科学的工作方法来管理、开发才能发挥出来。为此高校档案管理部门必须以新时期高度发展的电子科技为依托实现档案管理服务模式的创新从社会需要、学校需要的角度出发以学校内外的利用者为服务对象以库藏档案信息为服务内容以多种服务方式为手段为档案的开发利用创造一个广阔的空间实现高校档案信息资源的共享。二、电子时代的到来为高校档案管理服务模式的创新提供了技术支撑一是计算机的应用和普及。档案的手工操作速度慢不能适应人们的要求。当今时代计算机已深入到社会生活的各个领域在档案工作中计算机的介入改变了档案工作完全靠手工操作的历史大量简单、重复的手工劳动逐渐由计算机取代大大提高了工作效率。此外网络技术、复印技术、缩微技术、激光扫描技术也为档案工作的创新提供了强有力的技术支持。二是新的电子载体(材料)的出现和应用。纸张在一段时间里几乎是档案工作唯一的载体录音带、录像带只是凤毛麟角。20世纪80年代后新型载体大量出现如磁带、磁盘、激光视盘、电子文件以及数码相机拍摄的图像数据等。电子载体的应用使档案管理的手段从纸质走向电子媒介过去的一些纸质资料被现代的计算机磁盘、光盘等存储介质所替代。充分发挥计算机存储量大、处理速度快、输出形式多样的强大功能使档案信息服务更完善、更便捷。三是网络技术的发展和应用。高校的优势在于具有完善的校园网校园网的产生使档案工作发生了质的变化一改传统的手工操作为电子文件变被动工作为主动工作利用先进的设备、科学的方法和手段极大地提高了档案信息管理和利用的效率。与传统的档案管理工作相比电子时代的高校档案工作者不再始终面对档案本身实施一系列管理活动而是直接运用计算机网络来进行电子档案信息的收集、整理和传输真正体现“信息数字化、传输网络化、馆藏超时空化、服务有线化”利用者足不出户便可查阅有关的目录、索引和全文既方便又快捷实现了档案信息的共享。三、高校档案管理服务模式创新的对策与措施服务内容创新从档案数量要求向质量要求转变。档案管理服务模式创新的内容是多方面的高校档案工作者不能只是将档案收集起来便万事大吉而是要充分挖掘自身潜能通过不断完善、丰富、创新工作内容推动服务工作向高水平、高层次发展。近年来随着我国高等教育事业的蓬勃发展高校的档案工作也逐步走上了规范化、科学化管理的轨道。档案工作从传统的档案实体管理方式向全面的档案信息管理和档案信息服务方向转变已成为一种必然的趋势。档案的价值在于被利用高校的档案资源就像一座宝库。高校档案工作者要实现服务模式的创新很