文书档案管理存在的问题及对策分析.docx

文书档案管理存在的问题及对策分析【摘要】当前档案的电子化管理越来越普遍但是还未全面启用文书档案的管理必须要全面提高。本文分析了当前文书档案应用电子化的优点同时分析了当前文书归档的问题及解决对策以供业界人士参考。【关键词】文书档案；电子化；归档1.文书档案电子化管理的优点1.1电子档案的便于检索提高了办公效率。电子档案是将信息储存在光盘或磁盘上应用计算机来查询。计算机拥有强大的信息处理能力使得文书档案管理更快捷更方便。同时电子档案改变了传统纸质档案的操作方式避免了人们使用手工操作时出现的字迹不工整、漏抄等搜集不完整的问题。1.2信息易于保管。电子档案是存储在光盘和磁盘上的信息。比传统的纸质载体更易保存不仅能够防止虫蛀、防潮而且可以重复使用节能、环保、使用寿命长符合国家提倡的建立节约型社会的理念。更避免了纸质载体在高温、湿度大的环境下发生氧化或者是被腐蚀的风险。而且光盘和磁盘的存储量大占用空间小稳定性高操作简单造价低廉方便备份易于管理。1.3电子传输实现资源的共享。在传统的手工操作中各个单位和部门之间的信息无法达到及时的交流和共享大量的文书档案像古董一样闲置和保存着。这在一定程度上造成了资源的浪费。信息化的到来和网络的发展方便人们通过计算机进行信息的沟通与交流利用电子网络传输资源。2.文书档案归档存在的问题2.1文书档案管理工作的规范程度过低目前文书档案管理工作的规范程度过低是很多档案单位及大中型事业单位中普遍存在的问题主要体现在：案卷名称、卷宗分类、文件档号不规范等还经常出现档案文件的卷宗组卷不规范缺少卷内目录等现象。除此之外普遍存在的问题是文件档案检索的效率较低目前大多数单位主要采用两种类型的检索方式：即电子检索和人工检索而目前多数单位选择的是人工检索的方法。2.2文书工作与档案工作的衔接不够紧密文书工作与档案工作是对立统一密不可分的二者是相互独立又相互联系的要确保文书与档案管理工作正常有序开展的方法就是进行分体式管理模式。从目前来看很多单位对文书档案工作的管理方式是分块式管理这种方式在过去的工作中存在一定的优势但是在实际工作中会使文书与档案管理之间的距离越来越大。这就导致很多矛盾和问题出现在文书档案管理工作中。2.3文书档案管理的配套设备不到位一些单位的文书档案设备没有配备齐全造成硬件设施服务不到位、质量差而且相关部门没有想办法去解决甚至个别单位还没有设立专门的档案室。此外文书档案还存在丢失、销毁和霉变等情况这是由于没有及时采取防潮、防湿的举措不但影响了档案的整洁、美观还会困扰今后的工作。因此相关部门有必要高度重视文书档案管理的设施问题并及时改进。2.4文书档案管理人员素质有待提高文书档案管理人员是该项工作的直接执行者他们的素质直接决定着文书档案管理工作的质量和效率。然而我国现有从事文书档案管理工作的人员素质普遍不高。一些单位的档案管理人员未经专业学习和培训就进入档案部门工作他们对立卷、档案分类等基本知识都了解不足；一部分档案管理人员虽然具备相关的上岗资格却不注重自身知识结构和实际档案管理水平的提升特别是随着办公自动化的普及这些档案管理人员还未意识到掌握计算机技术对提高自身档案管理水平的重要性。文书档案的工作人员不仅需要提高自身的工作素质思想素质也有待提升。3.加强对文书档案归档要求方面的管理为更有效的对文书档案进行管理及时归档是必不可少的前提条件。文书档案归档要求主要是指对归档文件鉴定与整理质量的要求。3.1建议将归档章位置盖在文件左上方最佳归档章加盖的位置应以左上方为宜并应定量规定其上边距及左边距建议以1.5厘米左右为佳。如此改进之后当要调取某件档案时只需要将该盒档案从盒内抽出三分之一宽度就能轻松地查到件号不但能在短时间内准确地找到所要查找的文件而且只需要将该件单独抽出即可不必抽出整盒档案。同时也符合《归档文件的整理方法》第6条规定。对于部分特殊的归档件建议：塑装、皮装的会议记录本尽量保持其原貌不必拆装归档章加盖在扉页上端适当位置即可；需要折叠的大规格图表按A4规格折叠将归档章盖在左上方指定范围；横向排版的A4型图表建议归档章加盖在表头右上端方向与表格方向平行保持归档章的文字方向与表格文字方向相一致使得版面统一装盒时表头齐左因而其归档章也在左上方虽然归档章的方向发生90度的转向但不影响整体效果和查阅利用。3.2建议推广纸封套袋装法文件的装订方式采用的行业标准D无酸纸封套袋装法值得推广。此方法有以下优点：以件为单元无论文件厚薄一件一袋层次分明；不损伤文件复印扫描都很方便；成本低比较于不锈钢夹而言占据空