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基于文件连续体理论的干部人事档案交接策略摘要：本文通过分析干部人事档案交接工作中存在的问题在文件连续体理论框架下提出了包括严格交接要求、明确交接内容、规范交接程序等方面的策略具有较强的针对性及可操作性。关键词：文件连续体理论干部人事档案交接策略近年来山东省政府对企事业单位管理体制和管理权限进行了调整仅2010年以来就有近百家企事业单位管理权限下放至各设区市由此带来的干部人事档案交接工作日益增多。如何在文件连续体理论指导下做好干部人事档案交接工作是每一位有责任感、使命感的档案人员首先考虑的问题这也是《档案法》、《档案法实施办法》赋予档案人员的职责。干部人事档案记载了个体从学习、工作到死亡的经历承载着个人在不同生命阶段的记录任何一份档案材料的丢失都可能带来一生的遗憾。目前干部人事档案交接存在着管理制度不完善、移交责任不明确、交接手续不齐全等问题成为档案规范化管理的瓶颈问题。一、文件连续体理论概述文件连续体理论是20世纪80年代继文件生命周期理论之后提出的新文件运动基础理论它是研究从文件形成（包括形成前文件管理系统的设计）到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式的理论。文件连续体强调的连续性与整体性可以有效地应用于干部人事档案交接工作的各个阶段弥补交接工作中的不足。文件连续体理论通过构建一个“四轴四维”的多维坐标系来描述文件的运动过程。将文件连续体理论与干部人事档案整理交接工作相结合其相关模型如图1、图2所示。二、基于文件连续体理论的干部人事档案交接策略（一）文件保存轴与明确交接内容在文件连续体理论中文件保存轴作为主轴线发挥着存储社会活动中的记录信息的工具性作用。在基于文件连续体理论的干部人事档案交接策略中文件保存轴储存了需要交接的干部人事档案及其相关材料历经的四个发展过程：呈批材料、审核材料、入档材料、档案。最终形成的档案包括干部人事档案卷宗及相关文书档案其中相关文书档案又包含干部调整材料和相关管理资料两大部分。干部档案卷宗。干部人事档案按卷保管一般是一人一卷；档案材料多一卷装不下的可分卷管理。卷内材料分为十类第一类履历材料第二类自传材料第三类鉴定、考核、考察材料第四类学历和评聘专业技术职务材料第五类政审材料第六类党团材料第七类奖励材料第八类处分材料第九类工资任免材料第十类参考材料。每份档案材料都有类号、页码与目录记载一致。干部调整材料。干部调整产生一系列文书档案如调整干部实施方案在民主推荐会议的上讲话研究调整方案、民主推荐、干部考察阶段的会议记录及会议纪要民主推荐、组织考察情况汇报任职公示公告备案报告及任免职通知等要妥善保存、移交。相关管理资料。为保障工作的连续性及后续工作博采众长档案管理规章制度包括档案的归档范围档案人员的岗位责任制档案的接收、修改、保管、借阅、统计、保密、鉴定、销毁制度以及相关记录也要妥善移交。（二）凭证轴与严格交接标准在文件连续体理论中文件凭证轴体现文件的连续性。合理完善的文件管理系统将文件视为一种行动的记录加以控制。在基于文件连续体理论的干部人事档案交接策略中凭证轴由个人业绩履历（含德能勤绩廉）、部门考核、组织掌握、社会查询四个部分构成。它反映的是个人思想工作情况经过部门考核再由组织确认最终向社会查询延伸的过程。交接传承下来的干部人事档案整理是否符合标准要求是关系到今后社会查询是否能够顺利进行的关键。因此必须对干部人事档案材料性质、分类编目及载体装具有统一标准的要求。材料齐全真实。档案材料由法定作者形成真实记载该干部德、能、勤、绩、廉等方面情况能完整反应干部基本思想面貌、学习工作经历。因此档案材料一要齐全成套特别是结论性的材料要有主要证据或关键过程材料；单份材料不缺页、无损坏。二要真实有效文字清楚所指对象明确材料内容客观实际没有涂改造假没有模棱两可的语言没有与实际情况不符的信息。分类编目规范。档案材料共分十类其中第四类、第九类材料需要进行二级分类。第四类材料再分为：学历学位材料；职业资格和评聘职称材料；反映科研水平的材料；培训材料等。第九类材料再分为：工资材料；任免材料；出国（境）材料；参加会议的代表登记表等其他材料。载体装具标准。自2012年10月起干部人事档案材料和目录等有关材料采用国际标准A4纸型材料左边应留有2.5厘米的装订边。按照左下对齐的方式打3孔装订中孔距上、下孔8.3厘米下孔距底边54厘米孔中心距左边沿1.2厘米孔直径为0.5厘米。干部人事档案卷盒规格按A4纸型相应调整分为31×22.5×2.5厘米31×22.5×3.5厘米31×22.5×4.5厘米三种。（三）业务活动