合并后的高职院校档案管理问题分析.docx

合并后的高职院校档案管理问题分析摘要：合并后的高职院校面临着许多管理问题而档案管理作为学校的一项重要工作也存在着一些问题。解决的对策是强化档案意识规范档案管理；加强规章制度建设提高档案管理的现代化水平；合理配备档案管理人员加强档案工作队伍建设；确定档案工作目标使档案工作开展有的放矢。关键词：高职院校档案管理问题分析随着高等职业教育管理体制的改革合并升格的高职院校越来越多进一步完善了国家的高等教育结构优化了教育资源配置提高了办学质量和办学效益。通辽职业学院就是其中之一是由原哲盟师范学校、哲盟卫校、哲盟教育学院、内蒙古通辽电大分校合并组建而成。合并后的高职院校使我们面临着许多新的管理问题。档案管理作为学校的一项重要工作也存在着许多问题。一、合并高职院校档案管理与利用存在的问题1.并校期间文书立卷、归档的问题合并高校在并校前已归档的档案由于有严格的档案管理制度和档案工作人员高度的责任心做保证基本不会出现散失等问题。关键是并校期间牵涉各部门尚未立卷归档的文书由于合校前人心思动工作状态不稳定一些正常的工作不能按常规办理自然给档案资料的收集工作增加了难度。如果是责任心强的部门档案管理人员会把没有立卷的文件材料收集整理、编拟目录、安全存放；而遇到责任心不强的档案管理人员则不予闻问；更有甚者在部门调整、办公室搬迁过程中将大量的文件材料随无用材料一并处理致使一些珍贵的档案资料该移交的未移交或丢失严重无处寻找严重影响了档案的完整性。造成这一问题的主要原因：一是合校期间组织管理出现空白；二是部分档案部门档案管理人员责任心不强无制约措施；三是领导忙于合校中的大事档案工作顾及不上。2.档案管理制度不规范管理手段落后合并高职院校由于先前的隶属关系、办学规模、管理方式不同等历史原因导致出现档案管理制度规范不一质量参差不齐、人员构成复杂、管理手段落后等问题。如归档材料没有统一的规格；收集过程中纸张大小不统一；档案材料没有进行规范整理有的甚至没有进行科学的分类和装订；现代化的管理技术和手段尚未得到有效的应用。3.信息开发利用率差发挥服务作用程度低档案信息管理还处于封闭或半封闭状态和被动服务局面档案信息资源的开发利用程度不高存在着要什么找什么没有主动做好服务工作由于不注意平时的搜集和整理严重制约着档案的服务利用工作。4.档案排序、管理重新理顺问题合并高校大多由两个或两个以上规模相当类别相近的院校并建而成由于原各校建立的时间或早或晚隶属关系不一各自的办学宗旨及基本职能有所差异合并后档案卷宗由原各校的一个全宗成为并校后若干全宗而各校的档案类目设置、类目排列及档号的编制不尽相同老校基本沿用文书类、科技类的分类方法成立较晚的学校基本统一到了高校档案实体分类法上。这便牵扯到档案排序及管理的重新理顺问题。另外合并高校档案管理存在着原各校档案管理体制不统一及档案管理手段参差不齐等问题如有的合并高校原各校区档案或实行集中管理或人事档案归人事处管理科研档案归科研处管理声像档案归电教中心管理等；有的合并高校原各校区或已配备计算机实行档案机检有的档案则分散于各职能部门由兼职档案员管理档案管理处于原始的手工检索阶段等；这些问题也严重制约着合并高校档案管理工作的开展。为此笔者以为合并高校的档案工作要走出困境应对症下药采取有效的解决措施。二、解决高职院校档案的管理和利用等问题的途径1.强化档案意识规范档案管理合并高校应将强化档案意识作为搞好档案工作的前提。因为就档案工作而言文件材料的收集工作是最为基础的工作它有赖于各部门的配合与全员的支持。每位教职工都必须按照《档案法》的要求维护档案的完整与安全从而使并校前散存于各部门或个人手中的一些有重要保存价值的文件材料及时归档。同时要针对并校前各校档案管理方式、方法不尽相同的问题及时调研确定整齐划一的档案管理方法便于档案的集中保管、利用以形成档案工作的良性循环。2.加强规章制度建设提高档案管理的现代化水平建立健全科学的档案管理工作规章制度使工作有序有据可依保证档案工作逐步法制化、制度化、规范化真正发挥档案“见证历史”的作用。完善档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴别制度及时收集、补充、更新和完善人事档案材料对收集档案材料从手续是否完备表述是否准确、精练观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别使档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压、客观真正地反映事实。顺应时代的发展增加资金投入严格执行现代化管理标准注重信息的准确性、唯一性做到划分准确、排列有序、条目清楚、查找便捷。3.合理配备档案管理人员加强档案工作队伍建设建设一支忠诚事业业务精良结构合