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关于办公自动化中计算机技术应用的研究【摘要】随着科技的发展计算机技术被广泛应用到社会各个领域。办公自动化是现代化办公的标志其载体是计算机技术贯。文章首先就办公自动化的要求进行描述其次分析办公事务中采用计算机技术的优势再次就当前办公自动化中计算机技术的应用状况进行正反两方面阐述最后提出改进计算机应用的相关建议。文章的研究有助于办公自动化的推进。【关键词】办公自动化计算机技术数据处理办公作业在现代社会各个层面的生产和管理中起着重要的协调和沟通作用。其特点是工作繁琐且工作量大[1]。随着计算机技术、通信技术的迅速发展以计算机应用为基础的办公自动化越来越得到人们青睐。办公自动化能够提升办公效率、提高办公质量、整合企事业资源对其进行持续、深入研究有助于该项技术的推进。1办公自动化的要求办公自动化（OfficeAutomationOA）尚无统一定义但其要素有两个：现代化办公事务和有别于传统纸笔的新机器、新设备。办公自动化的目的是通过新型办公方式在现有组织架构内提升协同办公能力和强化决策一致性。应该说不同企事业的办公自动化的内容有所区别但对期望要求是差不多的。笔者参阅文献[2]结合多年工作经验认为要成为“办公自动化”必须满足以下“诉求”：（1）能改善企业的办公环境。传统办公条件下空间狭窄、资料凌乱是通病采用办公自动化后应能原有空间的“扩展”和办公环境的优化。（2）可减少企业的人力需求。传统办公中为了应对大量数据资料的处理和繁杂工作流程的管理需要多个人员并行工作。办公自动化应该实现以较少的人力处理更多的问题。（3）应激发办公人员的创新意识。由于办公自动化为工作人员营造了轻松、开放的环境并降低了原先工作量使得员工可以有时间去学习和创新。2办公自动化中进行计算机应用的优势经历半个多世纪的发展计算机技术已经非常成熟其应用在办公自动化中将有以下独特优势。（1）数据处理独立性。众所周知计算机的应用程序与数据库是逻辑独立的二者互不干扰和影响这有助于提高办公自动化的效率。（2）数据处理的一致性、准确性和完整性。在计算机环境下虽然不同用户可同时进行并行操作但由于数据库唯一因此能保证数据传递、使用符合最严格的要求。（3）办公作业安全性。办公自动化系统中往往设置了分层权限、严密口令、加密措施和防火墙使得无关人员不能接触相关资料因此极为安全。（4）可实现流程自动化。办公事务的大部分都具有流程特性传统办公条件下需要专人奔波督促且容易出错。而在计算机环境下流程一旦设定就具有提醒、考核等功效可起到自动办公效果。（5）办公各环节的痕迹自动保留。因计算机环境下需要进行账户认证因此每一个事务处理环节均会留下办理人员的登录痕迹这就给闭环管理创造了条件。3计算机技术在办公自动化的应用现状现代办公事务主要围绕信息收集、处理、加工与存储等环节展开。计算机技术在上述环节方面的应用情况为[3]：①数据处理。现代化办公的重要任务是各种定量化分析而利用计算机系统可将海量信息进行过滤、分类操作降低数据冗余度为数据加工提供高效手段；②文字处理。当前办公中的编辑处理和版式设计基本采用Word、WPS、Excel等软件使得规范性大大提高；③图形和图像处理。计算机具有强大的图像处理功能能得到各类所需的清晰、完整统计图形便于掌握各种信息之间的潜在关系；④网络通信。计算机网络可有效沟通系统内各部门之间联系实现高度的资源共享和信息交流从而极大提高办公效率；⑤辅助决策。计算机系统能够将海量信息进行有效整合可对未来情况进行预测可为决策人员提供方案参考；⑥电信会议。亦即计算机会议其能实现远距离开会有利于节省时间。不足之处：①因网络的开放性若计算机被病毒入侵可能使办工作业被迫中断或发生数据丢失、错误等问题；②高级程序的应用尚需要比较专业的知识难于普适。③由于利用计算机进行信息传递速度快因此一旦发生泄密将影响广泛。4应对措施为了提升办公自动化和计算机技术之间的融合度解决当前存在问题提出以下应对措施：（1）加强对办公自动化及计算机技术应用的重视程度。当前限于专业知识的薄弱一些企事业单位的决策者对计算机应用功效存在认识上的局限性同时因计算机使用效益的产生有一定滞后性和间接性使得这些企事业单位在办公自动化的投入不足（包括计算机软、硬件设备采购以及人员培训安排等）。因此应形成自上而下的对计算机应用的重视。（2）完善办公自动化建设体制。办公自动化建设的一大任务就是根据企业需求选用计算机应用软件而当前有些企事业单位在进行该项工作的时候往往没从实际情况出发一味追求高配置结果不但投