企业档案管理工作现状及对策.docx

企业档案管理工作现状及对策企业档案是企业发展历史的真实记载纵连企业各个阶段横贯企业每个领域客观记录了企业发展全过程是企业信息资源宝库属于宝贵的无形资产具有不可替代的凭证和史料参考作用。并为企业生产、经营和管理活动提供基础为后续发展提供保障。在企业发展过程中建好、管好、发挥好企业档案是每个企业必须履行的重要职责。如何使企业档案更好地为企业发展提供服务是当前企业档案管理工作面临的新课题之一。正确审视企业档案管理工作中出现的新问题并认真加以研究解决对企业的发展壮大意义重大。一、企业档案管理工作中存在的主要问题1.对企业档案的重要地位认识不清。随着市场经济体制的逐步建立和不断完善企业为了在竞争中取胜不得不以体制、机制、机构变革应对市场的风云变幻。在这个过程中由于企业档案意识薄弱注重直观经济效益看重的是与生产经营直接相关的部门或机构容易忽略了文件收集、利用和归档工作。伴随变革和人员流动极易出现文件资料、技术资料流失的现象有的企业在改制中档案工作甚至出现了断档。2.对企业档案的概念认识不全。当前不少企业在档案概念认识上存在误区几乎把企业的人事档案当成了企业档案的全部而忽略了企业自身发展所形成的真正确定企业命运的“主体”档案。不仅影响了企业档案工作水平更直接影响企业档案的开发利用和企业的发展。3.档案管理人员的业务水平与工作要求不匹配。档案工作是一项专业性很强的系统工程档案人员不仅要掌握档案管理理论还必须懂得具有本企业生产经营特点的一些工程技术知识。而现行不少企业的档案人员大部分存在外行、兼职、临时抽调等情况直接导致了工作人员对档案知识的学习、掌握不够其素质不能适应企业档案工作的要求。4.企业档案的作用没有得到应有的发挥。档案工作的地位和重视程度是靠档案的服务价值来确立的。但不少企业的档案管理工作仅停留在收与管的层面应有的作用没有得到发挥。一方面由于工作人员缺乏专业知识另一方面工作人员缺乏编研意识导致档案的编研工作无从下手难以开展。直接导致档案工作在企业没有地位。二、存在问题主要原因1.与企业自身性质有关。企业以生产为主具有自主法人地位在工作中自由度高、自主性大易造成档案管理政策性失控。某些项目的审批企业往往是先斩后奏导致重要文件、审批手续不齐全、不完整造成档案资料缺失。2.与工作人员有关。企业档案管理人员兼职过多不具备档案方面的专业知识。特别是一些合资企业往往没有专门的档案管理岗位而采取兼职的办法极易造成档案分散保存。出现各自为档、各自保管的现象。这种管理模式缺乏有机的联系与制约容易造成档案流失。同时企业人员流动性较大档案管理人员更换相对频繁无法保证档案工作正常开展。3.与管理制度有关。企业和主管部门对档案工作不重视造成档案管理制度不完善导致档案存放、借阅、收回等制度不规范、不完善、执行不到位造成档案管理出现漏洞。三、解决对策企业档案虽然是一个庞大的信息库但它是一种原生的信息资源零散的储存在众多的单堆资料中。只有根据需要把相关信息系统、规范地整理出来通过二次加工才能充分发挥档案的应有作用实现其价值才能更好地为企业发展服务。1.要从思想上重视支持档案工作。档案工作是企业各项管理工作的基础企业领导一定要重视支持档案工作要以对历史高度负责、对职工高度负责的态度切实加强档案工作的领导做到重视到位、投入到位、支持到位。要定期听取档案工作汇报及时研究解决档案工作中的重大问题为档案工作的顺利开展创造良好环境。在生活上、工作上、政治上关心档案人员重视档案干部队伍建设真心实意帮助档案工作者解决实际困难和问题充分激发他们的潜能和热情。在岗位调整时保持档案管理员队伍的稳定。2.要完善企业档案管理机制。建立健全企业档案工作管理机制包括建立机构成立领导小组明确职责分工组建管理网络建立“三纳入”、“四参加”、“四同步”制度保证档案工作的组织领导与健康发展使档案工作与企业的改革和发展同步把企业生产经营管理活动所形成的重要档案全部保存下来保证归档文件材料的齐全、完整、准确、系统。3.要重视档案管理队伍建设。加强自身宣传提升档案工作人员的社会形象增强档案工作人员的荣誉感、自豪感。开展多层次、多角度、多方式的档案工作业务培训提高档案馆工作人员的专业技能和文化素质。建立健全考核激励机制从物质和精神上进行鼓励激励档案工作者立足本职甘于奉献。4.要加大投入提高档案保管条件。一是配备现代化设备。本着经济适用、适当超前的原则配备必要的信息化硬件设施包括计算机终端和打印机等外设、数字化扫描设备、光盘刻录机、网络服务器、数码相机、数码摄像机、路由器等网络连接设备等。二是构建数字档案室软件平台。在信息化环境下软件