地勘单位档案数字化管理路径探讨.docx

地勘单位档案数字化管理路径探讨档案是一个单位发展进程的历史记录是单位的信息库是其生产、发展和创新的重要来源。随着科技进步计算机技术和互联网的普及数字信息技术在各个领域的发展和应用越来越广泛地勘单位档案的数字化管理已成为今后档案管理的主要发展方向。一、地勘单位档案管理的现状目前很大一部分地勘单位的档案还处于传统的手工管理阶段人工运作的传统管理随着时代的发展渐渐显露出其缺陷和不足。（一）档案整理不规范。面对数量众多的库藏档案有的地勘单位甚至没有制定档案分类标准在档案整理阶段几乎都是人工操作随意性很大。档案作为一个单位工作活动的历史记录是极其珍贵的历史资料其参考凭证价值也是其他普通文字材料所不可比拟的在查阅量很大的情况下档案管理人员往往忽视了文件材料的规范整理。有时还会有工作人员随意摆放、借出的档案没有及时归还等现象发生这也给后期的档案查阅工作带来极大不便。（二）档案检索效率低。目前大部分地勘单位的档案检索途径有人工检索和计算机检索两种方式。近年来随着信息技术、互联网理念的深入人心以及计算机操作等知识的普及在很大程度上促进了档案数字化建设的发展但就实际来看手工检索仍是大多数地勘单位档案管理采用的主要查阅手段尤其是在一些边远地区以及一些发展相对不均衡的地勘单位或地质队伍大部分注意力都放在如何发展经济上忽视了档案数字化建设工作从而导致了档案检索效率的低下。（三）档案毁损时有发生。地勘单位保存的档案尤其是一些地质勘查资料很多具有保密性和极高的科研价值传统档案保管多以纸质形式存放。大部分地勘单位成立于上世纪五六十年代历史久远不少档案资料的形成时间较长在借阅过程中发生损坏是不可避免的这对于档案的管理十分不利。档案资料一旦损毁难以复原无形的损失不可估量。（四）投入不足人员素质偏低。随着数字化建设的推广部分地勘单位的档案管理进行了数字化建设试点但依旧没有得到普及。有的是因为资金投入不足设备无法更新有的是因为历史遗留问题多、包袱重的原因下不得不暂缓档案数字化建设还有的源于档案管理不受单位重视安排非专业人员进行管理有的还是兼职有的管理人员不思进取安于现状等所有这些都成了档案数字化建设的桎梏。二、实施档案数字化管理势在必行（一）档案保存更安全、完整。地勘单位的地质勘查材料很多都是在野外形成在传统纸质档案管理模式下第一手材料的保存和传递在很大程度都依赖于单位的人力、物力并受时间、距离、气候、温度等的影响而在数字化管理模式下地质勘查资料的保存和传递演变为电子版其保存将更完整、安全时间也会更长。随着存储方式的多样存储容量的增大传递和保存将更为便捷、稳定。（二）档案资源充分共享。地质勘查、地质灾害治理等档案资源实现数字化管理不仅在单位内部可以交流和共享在与其他机构、兄弟单位之间也能相互传递和利用除提高档案信息的共享利用之外还能实现优势互补、取长补短实现资源的交换互补促进了解和共同进步。（三）办公效率的进一步提高。在传统档案管理模式下地勘单位档案更多地依靠人力管理和手工操作时间成本很高大量档案材料占据的空间也大由于缺乏专业人才进行系统的档案管理工作出错率也比较大很难达到档案管理规范。在档案数字化管理模式下档案的形成、传递、利用等环节都由计算机完成使得档案的收集、分类、统计、查阅等工作变得简便、快捷、有序、高效极大地提高了档案管理工作的效率。（四）档案的机密性、实效性得到保证。多数地质勘查档案本身具有机密性。在传统模式下档案通过人工传送容易丢失延误容易造成泄密。实现档案管理数字化以后相关管理人员可以通过设置管理权限对需要保密的档案进行管理从而保证档案的安全。同时在档案数字化管理模式下只要输入相关关键词就能查阅到自己想要的资料且用户可以在任何时间、地点通过计算机进行检索和利用档案信息大大节约了人力、物力和财力。三、实现档案数字化管理的路径实现档案数字化管理是时代的需求是社会科技进步的结果是大势所趋地勘单位在经济发展新常态下需要借助大量的档案资源为经济社会可持续发展提供助力地勘单位实现档案数字化管理的路径包括以下几个方面。（一）理念先行。地勘单位管理者要树立信息管理意识更新档案管理理念。随着我国各项工作数字化进程的推进地勘单位档案管理数字化成为必然只有革新地勘单位管理人员的管理理念才能在思想上为工作创新提供动力和源泉。只有认识到信息技术对档案管理工作的重要性才能不断强化档案数字化管理理念逐步向数字化管理过渡。（二）制度保障。地勘单位要建立健全档案数字化进程中的各项规章制度完善管理机制加强制度机制建设保障制度机制执行力度。制度建设是做好档案数字化管理工作的前提和保障档案数字化管理的制度建设包括