论高职院校档案数字化建设.doc

姓名：麦晓璋出生年月：1984年6月性别：男籍贯：广州工作单位（省、市、县全称）：广州民航职业技术学院：13760843687E-mail：M职务职称或学历：助理馆员大学本科研究方向：档案样刊邮寄详细地址（省、市、县、街道门牌号、)：广州市白云区机场路向云西街10号：510403论高职院校档案数字化建设麦晓璋【摘要】档案数字化是高职院校信息化建设的重要组成部分本文从高职院校档案数字化的必要性出发阐述了此项工作的具体内容、现状及改进的措施为高职院校档案工作进一步科学化提供参考。【关键词】高职院校；档案数字化；规范与安全高职院校的档案管理部门负责着学校各类学案信息的保存、管理和调用。伴随网络科技、数据库技术的飞速发展以及最近几年各大院校招生规模的不断扩大高校的档案管理工作正面临着新的挑战。档案管理工作不再是单纯的信息保管更是校内信息调用的关键环节这一点越来越受到各大高职院校的关注也推进了各高职院校档案数字化工作的开展。一、建立健全高职院校数档案数字化的必要性传统的档管管理工作中高职院校的各类档案多以纸质形式存放于档案馆检索时费时又费力且在查找信息的过程中极易造成其它文档的折损；对于档案的备份也会耗费大量的人、财、物。所谓的高校档案数字化指的是对纸质文档、分类整理然后将文档信息录入电子数据库当中利用计算机来保存档案以实现信息处理与调用的快捷、安全。（一）档案利用率的客观要求我国各大高职院校学生数量的大量增加使得档案馆中的信息量激增特别是学生的学籍档案不仅数量庞大而且跨时较长因此如何合理保存诸种档案信息处理好传承与创新之间的关系有效提升高职院校档案的利用率一度成为各校档案馆面临的重要问题数字化档案系统的建立正好满足了这一需求能够为学校的改革与发展增添助力。（二）馆内工作质量和服务水平提高的客观要求传统的档案馆物理管理工作流程为：重点在馆藏保存而不是传递利用。长期以来严重限制了馆藏信息资源的开发与利用。计算机数据库系统的介入为改变这一状况提供了契机。通过电脑与专业档案数据库软件的应用档案的存档、查阅、销毁、和利用的全过程变得更加精确合理；由自动存取系统代替人工全程操作省人力省物力的同时还加快了工作速度；另外学校各部门可以通过档案数字系统及时、准确地取得所需信息可以在很大程度上提升校园服务水准。二、当前高职院校档案数字化建设的现状这几年各大小院校的档案数字化建设已经达到了一定的水平校园档案部门的工作方式已经逐步转为开放式管理转变由原来的人工手动管理转向了现代数字管理。校园档案工作的数字化是一个管理重心由实体文档变为数字化信息的系统变革要将实体信息整合为数字信息进行存档以网络连接校内各处以实现信息的快速传递和资源共享。可以也就当注意到：当前大多高职院校的基础是传统的中等专业学校大部分档案馆规模不大校资金投入有限数字化建设过程中在档案存储、信息处理等过程中仍存在不少缺陷。（一）相关部门对于档案数字化建设工程认识不足因为档案数字化建设理论不完善导致对于该工程的认识准确度不足如认为档案信息化就是档案电子化没有将档案文献的数字化、档案信息网络化的建设与档案信息化的建设区别开在添置相关设备的同时过于重视档案文件由纸质转为数字的速度和总数量信息管理仍停在档案的建立与保管方面未将档案中所包含的信息看作重要资源以致于信息的有效性无法正常发挥；另外对于档案信息工作在校园信息网中的系统功能认识不足。对档案数字化建设的认识仅限于本部门内部而未认识到应与校网络管理处、各大小图书借阅处等相关机构开展此项工作与整体的协调发展严重不利于信息的有效传递和共享。（二）档案馆内数字化管理工作有待加强首先学校相关部门对于档案数字化的重要性认识不足未将其纳入校园总体规划当中以致于此项工作在缺乏财力、技术、与政策上的有力支撑；其次数字化建设进程中由于各种工程目标建设不明确导致设计方案未切合校园实际所需设备配置不合理造成无谓的浪费碍此项工作的正常发展。（三）档案馆内数字化建设质量有待提高首先由于数字化建设周期较长而在此过程中信息技术也在飞速发展而档案馆数字工程建设标准不明确无法做到成熟科技成果的及时应用而在各种软件运行技术之间的兼容性又不足导致系统可靠性无法得到保；其次信息安全意识不强。在数字化建设的传输网络化、实现馆藏资源共享等环节中校方明显在安全意识及措施均有不足。（四）档案馆内工作人员的整体素质有待提高档案工作的数字化首先要求相关工作人员具备相对较高的专业知识与信息技术而不是仅要求其了解一般电脑的基础操作。事实情况是很多档案馆数字化专业技术人员不足多数工作人员数字技术程度不高“档案管理+数字处理”类专才更为缺乏；而当前各校普通档案工