【合同模板】会议承办服务合同书.docx

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会议承办服务合同书
（适用于大型会议的承办工作）

合同编号：
签订地点：
签订时间：

甲方（委托方）：
乙方（承办方）：
确认方：
受甲方委托，就甲方所需服务，依照政府采购程序进行公开招标采购，确认乙方为服务供应商。为明确甲乙双方的权利、义务，双方协调一致，经确认，订立本合同。
第一条会议名称、时间、地点
1.1甲方委托乙方承办会议。
1.2会议时间：年月日至年月日。
1.3会议地点：。
甲方临时变更会议时间、地点的，应提前3日通知乙方，具体事项双方另行签订补充协议。
第二条合同标的物内容、技术规格及数量
详见附件一“标的物清单”。
第三条会议承办的具体要求
乙方通过公开招标取得了这次会议项目的承办权，提供参会人员的接送飞机，酒店住宿安排，用餐安排，会场租用，会议资料，会议翻译，同声传译（含设备）以及会后考察等一系列会议服务，达成以下详情，由乙方具体承办。
3.1礼仪、接待及住宿。
3.1.1乙方提供满足本次会议接待的礼仪人员和工作人员，完成甲方本次参会人员的接送飞机、接送火车、签到、发放会议指南，告知会议事项等相关工作，含英语翻译；
3.1.2月日至月日共晚在酒店住宿，含英语翻译，含中式、西式早餐安排，餐标为元/人；
3.1.3住宿标准级，预定客房共间，其中标准间间（元/间），商务套间间（元/间），行政套间间（元/间）；
3.1.4基于参会人数有一定的机动性，双方约定乙方预留间客房至月日时。截至月日时甲方实际用房如果低于预定或者超过预定的按实际用房结算；
3.1.5乙方必须在月日时前获得酒店预定房间钥匙牌，按甲方指定名录等级分派房间，同时完成入住登记；
3.1.6月日和月日提供机场、火车站的送飞机、送火车服务，含英语陪同翻译，同时提供订票和送票服务；
3.1.7接送参会成员的车辆一律要求八成新豪华空调车，根据实际情况确定车型；
3.1.8乙方提供接送飞机、接送火车用的标牌的制作，会标、酒店内的指示牌；
3.2餐饮提供。
3.2.1月日--月日共天提供早、中、晚餐。元/人。正餐安排酒店中西式自助餐，（含午餐、晚餐）餐标为元/人，含软饮；宴会餐标为元/人，宴会提供的餐饮含酒水，含酒店接送服务；
3.2.2参会人员凭就餐；
3.3会场安排。
3.3.1月日至月日共天租用酒店的会议室，至少可容纳人，安排至少席位，会场悬挂横幅，带有主席台、翻译间、投影设施；
3.3.2月日至月日共天的会议期间，提供中英同声传译服务，同声传译人，提供至少套传译设备；提供英语会议翻译至少人；
3.3.3月日至月日共天的会议期间，提前备好所有会议室的布置、装饰、参会代表的接待、引导，每天至少提供次茶歇（含茶水、咖啡、甜点、水果等）；
3.3.4主席台鲜花盆，有线麦克个、无线麦克个，配备矿泉水瓶，主席台配备电工一名，会议设备维修人员一名，会务服务小姐一名；
3.3.5为确保会议正常举行，乙方负责会议的秩序维护工作；
3.3.6乙方设立报道签到台，乙方的工作人员应核查进入会场人员的身份，检查参会人员的资格、凭证；
3.3.7提供会议资料的设计，经甲方确认后，由乙方印刷；
3.3.8提供会议合影，不少于张；
3.4会后考察和会议礼品。
3.4.1会后旅游考察线路选择内和周边的景点，考察时间为天，含来回车费，中、英语导游，景点门票，早、中、晚餐（元/人）等；
3.4.2考察旅游的车辆要求八成新豪华空调车，根据实际情况确定车型；
3.4.3筹办会议礼品、会议期间所需文具，文具包括笔记本、签字笔、包（印有会议名称），费用不超过元/人，礼品费用不超过元/人。
第四条乙方的其他工作内容
4.1乙方应严格按本合同约定完成会议承办工作。
4.2未经甲方书面同意，乙方不得将会议承办工作转交由第三方完成。
4.3乙方有义务妥善保管与会议有关的资料。
4.4若因特殊原因，会议具体情形变更，乙方应配合甲方及时变更并完成合同约定事项。
第五条付款方式
乙方持相关手续向（或采购单位）申请付款。
付款次序付款比例（％）付款金额（元）付款条件第一次会议举办前___日内支付第二次会议开始后___日内支付
第三次会议结束后__个工作日内支付，在甲方对实际产生费用总额核实后，一次性结清。备注：
1、以上价格为含税价；
2、乙方提供的同等金额的正规税务发票作为甲方付款的前提条件。第六条违约责任
6.1甲方应按照合同约定的时间和比例向乙方付款。甲方逾期付款的，应按照逾期未支付款项金额的同期银行贷款利率向乙方支付违约金。
6.2乙方应按甲方提供的信息以及要求进行接待、安排住宿、用餐及会场安排等具体事项，如果乙方出现遗漏或未按要求安排或未经甲方书面同意转由第三方安排的，由乙方承担责任，向甲方退