跟单论文.doc

浅谈如何胜任外贸跟单员工作摘要：外贸跟单是外贸行业中不可缺少的一个岗位。从实际的情况看一方面外贸跟单岗位需要大量的外贸跟单员另一方面外贸跟单岗位又找不到既懂外贸又懂商品等知识的“全能型”人才。这些都说明跟单员岗位的培训相对滞后出现大量未经职业培训的非专业人员仓促上岗。因此培养应用型和技术型的人才是当务之急。外贸跟单员的意义与重要性外贸跟单员是指在进出口业务中在贸易合同签订后依据合同和相关单证对货物加工、装运、保险、报检、报关、结汇等部分或全部环节进行跟踪或操作协助履行贸易合同的外贸业务人员。外贸跟单员按业务进程可分为前程跟单、中程跟单和全程跟单三大类：①前程跟单是指“跟”到出口货物交到指定出口仓库为止；②中程跟单是指“跟”到装船清关为止；③全程跟单是指“跟”到货款到账合同履行完毕为止。跟单员按业务性质分又可分为外贸跟单和订单跟单（生产跟单）。⑴跟单工作比较繁琐小事杂事难事不少如果借助于一些跟单方面的工具会解决不少日常重复处理的工作从而提高跟单效率减少出错的可能性。比如：跟单网提供的跟单系统就是这样一个工具:跟单网提供跟单行业的丰富资讯与企业跟单的软件系统帮助企业解决跟单过程中的大事杂事琐碎事使跟单再无难事。跟单英文walkthrough的直译意思是从业务的起始一直到业务的结束——一般都是到财务做账结束——一整套业务流程的。跟单就是跟着这些已经发生的业务所留下的证据——各种证据、单据、报表等——对业务流程进行重复模拟。跟单员的定义DocumentaryHandler跟单员是指在企业运作过程中以客户订单为依据跟踪产品跟踪服务运作流向的专职人员。（不能兼职替代）所有围绕着订单去工作对出货交期负责的人都是跟单员。外贸跟单员是进出口业务能持续发展的需要；是进出口业务能顺利进行的保证；是采购商和生产商的桥梁。外贸跟单员工作特点外贸跟单员的工作几乎涉及的企业的每一个环节从销售生产物料财务人事到总务都会有跟单员的身影出现。特点是：复杂的全方位的。1、责任大。外贸跟单员的工作是建立在订单与客户上的因为订单是企业的生命客户是企业的上帝失去订单与客户将危及到企业的生存。做好订单与客户的工作责任重大。2、沟通协调：外贸跟单员工作涉及各部门。跟单员与客户与计划部门生产部门等许多部门的工作是一种沟通与协调。都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作。沟通协调能力特别重要。3、做好客户的参谋：外贸跟单员掌握着大量的客户资料对他们的需求比较熟悉。同时也了解工厂的生产情况因此对客户的订单可以提出意见以利于客户的订货。4、工作节奏多变快速：面对的客户来自五湖四海他们的工作方式作息时间工作节奏各不相同因此外贸跟单员的工作节奏应是多变的。另外客户的需求是多样的。有时客户的订单是小批量的但却要及时出货。这就要求外贸跟单员的工作效率是快速的。工作是综合性的：外贸跟单员工作涉及企业所有部门由此决定了其工作的综合性。对外执行的是销售人员的职责。对内执行的是生产管理协调。所以跟单员必须熟悉进出口贸易的实务和工厂的生产运作流程。⑵外贸跟单员必须具备的素质和要求外贸跟单员必须有良好的沟通能力做好内、外部沟通。英语口语较好实现语言无障碍交流掌握外贸英语函电及翻译基本知识。要具有很强的应变能力处理紧急、突发事件的方式方法及用语得当。并且专业知识扎实了解行业专业知识才能及时发现问题要求工厂进行改善掌握足够量的专业术语能镇得住外行客户和工厂供应商而且要细心具有很强的服务意识。必须以诚信为本要有强烈的责任心和敬业精神；有吃苦耐劳和良好的心理素质。成功的外贸跟单员需具备良好的职业素养⑶一、跟单员职责1、跟踪每张单订单的生产并将货品顺利的交给客户收回应收回的款项。2、同新、旧客户保持联系增加沟通了解客户所需。3、接收客户的投诉信息并将相关的信息传递到公司的相关部门。4、掌握、了解市场信息开发新的客源。5、做好售后服务。二、跟单员在收到订单后要做的工作首先谈接单的方法1、客户到厂下单有：电传下单、邮寄下单、电话口头下单等多种多样每张订单的下法不同我们跟单员都应注意将它们转成书面订单。下单时我们要注意在各方面存在的问题。举例如：颜色、数量等。2、订单的审查每张订单都是不同的花型、不同面料、不同工艺甚至设备也不一样。首先要看我们目前的水平能否达到客户的要求这是关键。要分清此单是加工单还是OP单。3、开生产单、流程卡每张单开时一定要把客户要求在生产单上写清楚。交生产部门生产之前应向仓库了解生产原材料是否足够本单的生产。4、生产过程中如有意外情况不能满足客户的要求时一定要及时将情况反映到公司最高层找到解决的办法。5、小样打小样的目地是看本公司的做货能否达到和满足客户的要求同样也是大货和产的依据。一般情况是按正常的手续小样全部是由客户自己批板后再下单做